Управление временем

Насколько хорошо вы управляете своим временем? Скорее всего, как и большинство людей, ответите: «Не слишком хорошо». Все чаще вы стали замечать, что не успеваете сделать за день все запланированное. А на работе приходиться задерживаться по вечерам, чтобы сдать отчет или плановые показатели к сроку. Может быть, вы так заняты, что нет времени на еду и нормальный сон. Все это классические признаки того, что вы не можете эффективно управлять своим временем. Бенджамин Франклин однажды сказал, что «время — деньги». Как и деньги, время должно управляться должным образом. Если правильно управляете временем, то найдете правильный баланс между работой, досугом и отдыхом. Вы будете эффективно выполнять то, что имеет наибольшее значение. Кроме того, вы уменьшите уровень стресса и почувствуете себя намного счастливее. Чтобы помочь вам максимально упорядочить вашу жизнь, я предлагаю десять проверенных способов управления временем.

1. Задайте цели. Цели задают фокус и назначение для работы. Они помогают осознать, в каком направлении хотите двигаться и как лучше всего управлять своим временем и ресурсами, чтобы добраться до финиша. Установив цели, сможете определить, на что стоит тратить время, а чем стоит пренебречь. Начните с того, что спросите себя, где хотите быть через шесть месяцев? Вы можете пойти дальше и задать более долгосрочные временные рамки. Установите личные и профессиональные цели, которые являются реалистичными и достижимыми. Это важный шаг к тому, чтобы лучше управлять временем.

2. Приоритеты. Приоритет нельзя переоценить, когда речь заходит об эффективном управлении временем. Трудно понять, какими задачами нужно заниматься в первую очередь, особенно когда все они кажутся важными. Однако относительно легко определить приоритетность действий, если у вас уже установлены четкие цели. Задайте себе три основных вопроса, чтобы узнать, какие задачи должны быть первоочередными: • Почему я выполняю эту задачу или деятельность? • Как эта задача помогает мне достичь моих целей? • В какой мере эта задача помогает мне достичь моих целей? Всегда сначала делайте самые важные вещи.

3. Создайте список задач. Список задач (или список дел) — это система напоминания, которая поможет оставаться организованным и всегда быть в курсе событий. Она позволяет разбить важные вещи на небольшие и управляемые задачи или шаги. Не пытайтесь запоминать все, что вам нужно сделать. В большинстве случаев этот способ не работает, вы все равно что-то упустите. Простой ежедневный, еженедельный или ежемесячный список дел, записанный в блокноте или органайзере, значительно упростит жизнь. Запишите все, что вам нужно сделать, включая встречи и сроки. Приоритетность можно определить путем перечисления элементов в порядке важности, начиная с позиции с высоким приоритетом или выделения неотложных и важных задач звездочкой.

4. Расписание задач. Если вы жаворонок и ваша работоспособность выше всего в утренние часы, планируйте все важные и сложные задачи на это время. То же самое касается и сов. Самое непродуктивное время может быть отведено для менее важных задач, таких как проверка электронной почты или телефонные звонки.

5. Делайте за раз только одно дело. Вам кажется, что экономите время, когда делаете несколько дел одновременно, не так ли? Неправильно! На самом деле вы фактически тратите от 20 до 40 процентов больше времени, когда находитесь в режиме многозадачности. Помимо затрат времени и эффективности, многозадачность также снизит и качество работы. Сосредоточьтесь на выполнении какой-либо одной задачи. Выполнение задач последовательно приводит к более эффективному расходованию времени.

6. Сведение к минимуму отвлекающие факторы. Будь то оповещения по электронной почте, телефонные звонки от друзей или интересное обсуждение темы на форуме во время работы, все эти отвлекающие факторы являются препятствием для эффективного использования времени. Они нарушают концентрацию, снижают производительность и часто препятствуют выполнению важных задач вовремя. Определите, что отвлекает вас от выполнения основных задач и исключите это. Просто делайте все возможное, чтобы минимизировать отвлекающие факторы. Это позволит контролировать свою работу и максимизировать производительность.

7. Преодоление промедления. Не откладывайте задачи, решение которых требует вашего внимания сейчас. Напомните себе, что лучшее время, чтобы сделать что-то, как правило, сейчас. Эффективная стратегия по борьбе с проволочками — сказать себе, что собираетесь начать проект в течение нескольких минут, например, десяти. Когда начнете действовать, работа затянет вас. Вы обнаружите, что хотите продолжить выполнение задачи и, возможно, довести ее до конца.

8. Делайте перерывы. Если вы не Супермен, то не можете долго работать, не уставая и не жертвуя качеством. Как бы заманчиво это ни было, чтобы работать продуктивно в течение 8–10 часов подряд, необходимо делать перерывы. Таким образом, вы даете вашему мозгу отдохнуть и пополнить запасы сил. Перерывы в работе — это не трата времени, а умное управление временем. Вы выполните работу лучше, будучи отдохнувшим. Делайте короткие перерывы между работой. В идеале это пятиминутные перерывы каждый час или два. Можете установить будильник, который напомнит, что пора отдохнуть. В период отдыха прекратите работать, просто посидите или выпейте чашку чая, подышите воздухом. Не забудьте об обеденном времени. Нельзя оптимально работать натощак.

9. Скажите «нет». Умение говорить «нет» вещам, которые не являются приоритетными, позволит сосредоточиться на тех вещах, которые действительно важны. У вас есть ровно 24 часа в день, чтобы делать то, что имеет значение. Если не научитесь говорить «нет» тому, что не слишком важно, будете всегда заняты большим количеством дел и обязательств. Научившись отказывать, защитите себя от спешки, плохой работы и перегрузки.

10. Делегирование задач. Вы не можете делать все в одиночку. Иногда разумно позволить другим людям помочь вам в выполнении задач, особенно когда у вас аврал. Так вы сэкономите время, снизите эмоциональную нагрузку и выполните намного больше, когда раздадите часть дел другим. Делегирование не освобождает вас от ответственности, поэтому не обойтись без последующей проверки. Таким образом, вы повышаете подотчетность и гарантируете достижение целей и сроков.