Как я отправил тысячи емейлов и научился не попадать в спам

Привет! Меня зовут Марк Грабарёв, и последние 6 лет я занимаюсь продажами и развитием бизнеса в b2b компаниях. Так сложилось, что работая продавцом я отправляю клиентам письма. Много разных писем. Презентации, счета, акты, коммерческие предложение, калькуляции и еще много чего. И как многие мои коллеги по цеху, я сталкивался с тем, что на отправляемые письма никто не отвечает. В этой статье хотел бы поделиться опытом отправки писем и способами, которые помогли мне улучшить доставляемость.

Представим себе ситуацию. Молодая компания, только только начинаются продажи и руководство нанимает первых сейлзов. Вы отправляете письмо за письмом, глядя на то, как они исчезают в пустоте. И вы даже не понимаете, открывают ли их люди или нет. Попытка поменять заголовки, презентацию, текст писем не дает никакого результата. Знакомо?

Если вы используете канал электронной почты для общения с клиентами в b2b, ответы на письма являются для вас главным оказателем успешности стратегии.

Когда продавец знает соотношение отправленных писем, а вместе с ним положительных и отрицательных ответов на предложение, можно судить об эффективности вашей стратегии продаж. Приносит ли выбранная стратегия желаемые результаты или требует корректировки. Поэтому всякий раз, когда я не получал ответов на мои письма, я начинал беспокоится и искать причину.

Как выяснилось,существует миллион причин для этого. Это может быть как неудачное время для отправки письма, например, человек в отпуске или на больничном (а автоответчик не включил), так и технические причины, например попадание в спам. И отправив тысячи писем клиентам, я смог понять, что же влияет на их ответы.

И причина номер один - это доставляемость. Никто никогда не откроет ваше замечательное письмо и не оценит дизайнерской презентации, если письмо не будет доставлено. Его просто не откроют.

Ваши письма будут скапливаться и пылится в папке спам и постепенно будут уходить в небытие.

До поры, до времени, пока я не стал изучать вопрос с доставляемостью писем, мне и в голову не приходило, что мои письма могут попасть в спам. Ведь я не отправлял ссылки на adult сайты или письма с вирусами. Это были обычные письма, где я предлагал созвониться и обсудить проект, иногда добавляя презентацию во вложение. Но почтовые сервера считали иначе.

Вот несколько простых, но действенных способов, как проверить, не в спаме ли у вас почтовый ящик.

Если оставить, как есть и ничего не предпринимать, то письма будут уходить в спам, а продаж как не было, так и не будет. И почтовый сервис рано или поздно заблокирует вашу почту.

1.База контактов

И первое, с чего стоит начать поиск причины неудач в электронной переписке - это база контактов.

Согласитесь, если вы занимаетесь продажами, то хотя бы раз в жизни вам приходила идея купить где-то готовую базу, а не собирать ее руками. Затем добавить ее в рассыльщик и пожинать плоды своей гениальной идеи. Согласен, идея такая же соблазнительная, как и бокал пива утром.

Но проблема у купленных баз одна и та же. Во-первых, не вы один додумались ее приобрести. И конкуренты, скорее всего, уже не раз проделали с базой подобную процедуру. Контакты в ней выжжены уже давным давно. Во-вторых, там будет много старых, неверных или отключенных почтовых ящиков. А каждое письмо, отправленное вами на такой адрес будет понемногу убавлять рейтинг отправителя в глазах почтового сервиса.

Поэтому, лучше собирать базу для рассылки вручную. Да, отдельные элементы работы по сбору контактов с сайтов потенциальных клиентов можно автоматизировать с помощью приложений для браузера или платных сервисов. Но это будут более релевантные почтовые адреса сотрудников компании, нежели вы их где-то купите.

2. Настройка домена

Вторым важным пунктом является настройка почтового домена.

Как правило, в компаниях этим пренебрегают, особенно в небольших. Мол, вот тебе почта рабочая, вот CRM, приступай к продажам. Молодой специалист начинает усердно писать по 50 писем в день, да с такой скоростью, что любой бот позавидует. Однако уже через неделю количество писем, ушедших в спам будет колоссальным.

Под настройкой я подразумеваю обязательность настроек DKIM и SPF. Тут я приведу ссылки на настройку в Google Suite. Если у вас почта у другого поставщика, то вы легко найдете инструкции по настройке в Интернете. Если при настройке возникли трудности, то лучше обратитесь к системному администратору.

Иными словами, эти записи позволяют почтовым серверам опознавать вас, как надежного отправителя и не пессимизировать ваш рейтинг и нормально доставлять письма.

3. Содержимое письма

Третье, на что я хотел бы обратить внимание, это содержимое писем. В начале статьи я упомянул, что часто сталкивался с тем что мои письма, в которых были прикреплены файлы, будь то презентация или договор, попадали в спам.

Причиной этому служило то, что у молодого домена низкий рейтинг перед почтовыми серверами. Когда продавец начинает бурную деятельность, и отправляет по 50 или больше КП в день разным людям, с которыми у него еще не было переписки, то почтовые сервера относятся к этому, как к потенциальному спаму и начинают потихоньку отправлять письма в спам. Или вовсе не доставляют.

Отсюда совет - в первом письме не отправляйте вложений и не добавляйте ссылки. Почему? С точки зрения продаж, вам лучше установить вначале контакт и подтвердить интерес, так как вы отправляете холодное письмо и человек может и не захотеть с вами коммуницировать.

С технической точки зрения, почтовый сервер может подозревать вас с отправке нежелательных сообщений и снижать рейтинг отправителя. Вспомните, как часто бывало у вас, когда вы отправили письмо с вложением, а оно или не дошло и вы отправляли его заново.

Поэтому отправляйте файлы с вложением только тем клиентам, которые ответили на ваше предыдущее письмо и выразили желание рассмотреть предложение.

Если вы отправляете письма руками, без использования автоматизации, лучше заранее загрузите ваши файлы в облако и дайте ссылку на Google Диск, Dropbox, Яндекс Диск или другой используемый вами сервис.

Если вы используете сервисы для автоматизации отправок писем (не путайте с ESP- рассыльщиками) то в первые 3-4 письма постарйтесь не вставлять никаких ссылок. Если вставляете ссылку - то пусть она будет на статью в блоге, которая может помочь вашему клиенту.

Обязательно проверьте содержимое на отсутствие кликбейтов в заголовке и спам слов. В 2022 отправлять кликбейт - явное неуважение и моветон по отношению к потенциальным клиентам.

Наверное, вы захотите задать вопрос - а есть ли универсальный способ не попадать в спам. К сожалению, ответа на него нет. Почтовые сервисы постоянно меняют алгоритмы, борясь с угрозами фишинга и улучшая показатели кибербезопасности. Обновленный алгоритм, к несчастью, может отправить ваше совершенно нормальное письмо в спам. И чтобы минимизировать возможные потери для вашего отдела продаж и бизнеса, стоит принять меры по упреждению такой угрозы. Болезнь легче предупредить, чем потом ее лечить. Позаботьтесь о вашей электронной почте и она принесет вам много пользы!