4 способа автоматизации бизнес-процессов в период кризиса
Рассказываем, как команда digital-продакшена & low-code-разработчика AFFINAGE использует ботов вместо рутинных операций и зачем интегрировала Data warehouse в подсчет рентабельности.
В период кризиса бизнес замирает или закрывается, а мы решили, что это время для автоматизации бизнес-процессов и экспериментов. 10% рабочего времени наша команда тратит на изучение новых технологий, эдакий НИИ. События 2022 года подстегнули нас применять новинки не только в клиентских проектах, но и в собственном производстве.
За последние 8 месяцев у нас появилось 4 инструмента, с которыми жизнь команды стала проще, а менеджеры избавились от рутины. Расскажем о том, какие проблемы были, и как их решили.
Проблема № 1. Задержки в оплатах
Решение: Разработать систему уведомлений, которая по расписанию будет напоминать бухгалтеру о дате оплаты.
Что случилось: Когда в очередной раз бухгалтер узнала, что оплата подрядчику должна была быть еще вчера, стала очевидна неприятная закономерность. Менеджеры упускали из внимания контроль за платежами, не напоминали бухгалтеру о сроках. А бухгалтер, из-за большого объема работы, физически не могла контролировать сроки каждого.
Риски: Никто не будет работать в долг или бесконечно напоминать об обязательствах, закрепленных в договоре. Нет оплаты — нет подрядчика. А вместо него появляются неустойки, пени и издержки.
Что сделали: Бухгалтер предложила создать систему уведомлений, которые позволили бы контролировать вопрос. Первым этапом мы создали сводную Google-таблицу, в которой все ближайшие платежи сортировались по датам. Это решило вопрос контроля, но отнимало рабочее время бухгалтера плюс напоминалки переехали на плечи бухгалтера. Поэтому нужна была доработка. Самым логичным решением оказалась регулярная отправка уведомлений с выборкой из таблицы в мессенджер. В нашем случае это был Telegram.
Технологии, на которых работали: Заядлые айтишники предпочли бы написать код с нуля, но наш подход — оптимизация во всем. Поэтому мы воспользовались готовыми инструментам. Для мэппинга данных выбрали no-code продукт n8n. Он быстро связал нас с API Google и Telegram, и интеграцию мы наладили практически в автоматическом режиме. n8n отлично подходит для решения cron-задач. Cron Jobs используют для выполнения отложенных алгоритмов в определенное время (по расписанию).
Сроки реализации: Создание Google-таблицы заняло 30 минут. Еще часов 5 мы «прощупывали» возможности n8n, смотрели как настроить конвертацию, связки нод, кто, кого и как должен пинговать, как программа распарсит данные входящие данные и преобразует в сообщение telegram. Тут значительно упростит задачу знание JavaScript. Мы с ним дружим, поэтому паззл сложился довольно быстро. На непосредственную реализацию рабочего workflow потратили около 4 часов, еще пару часов заняла отладка.
Результат: Периодичность уведомлений бухгалтеру настроили по ее запросу (каждую неделю по понедельникам, средам и пятницам). Но решили не ограничиваться платежами подрядчикам, в уведомления попадают все затраты компании. Теперь в понедельник, среду и пятницу бухгалтерия получает в Telegram уведомления обо всех ближайших платежах.
Бонусы решения получились такими:
- бухгалтер довольна, компания слышит и решает вопросы сотрудников;
- никто не забывает о ближайших платежах;
- ушла проблема просроченных оплат;
- вся система платежей стала сильно прозрачнее — в одном месте видно и краткосрочные, и долговременные платежи;
- все задействованные в вопросе сотрудники могут планировать свою работу и расставлять приоритеты исходя из своей текущей и будущей загрузки.
Так мы внедрили в свою работу новый IFTTT-инструмент, который можно применять и для контроля дебиторской задолженности.
Проблема № 2. Контроль графика отпусков
Решение: Создать систему периодических уведомлений в корпоративный чат о графике отпусков на ближайший месяц.
Что случилось: Команда не следила за отпусками друг друга, и из-за этого некоторые важные релизы могли совпасть с day-offs ключевых разработчиков и менеджеров. Проблема была очевидна для всех, но вслух долго не оговаривалась. Это производственный вопрос, поэтому настал момент, когда техническому директору стали поступать жалобы от менеджеров. Он и предложил найти решение.
Наш HR-менеджер ведет корпоративный Google-календарь, где отмечает праздники, дни рождения и отпуска, которые согласовываются еще в начале года. Доступ к календарю есть у всего коллектива, но за рабочими вопросами заглянуть туда просто некогда. В итоге складывается картина, при которой полной информацией по отпускам владеет только один человек. Могли происходить накладки, когда менеджер, на которого рассчитывали, оказывается, идет в отпуск. Нужен был контроль и какая-то форма информирования коллектива о ближайших отпускниках. Но расширять обязанности кого-то из сотрудников этим вопросом не хотелось.
Риски: Спонтанно уходить в отпуск в нашей работе не получится. Нужен четкий внутренний производственный календарь, иначе однажды разработка для серьезного заказчика может начаться без тимлида. Понятно, что соблюдение сроков тоже пострадает, а это, пожалуй, самый критичный момент. При такой организации производства больше всего теряют менеджеры. Спешка и напряжение приводят к выгоранию.
Что сделали: Технический директор предложил создать систему уведомлений в корпоративный чат, в которых будет отображаться информация об отпусках в ближайшие 30 дней. Каждый понедельник коллектив сможет получать список тех, кто скоро уйдет в отпуск. Это позволит оперативно решать вопросы по проектам, планировать работу, понимать свои возможности.
Технологии, на которых работали: После успешного опыта в бухгалтерии мы снова воспользовались инструментом n8n. Только теперь он давал команды выполнить cron-задачу чат-боту для корпоративного чата. Бота планировали запускать по понедельникам, поэтому решили разбавить трудный день мотивирующими приветствиями от «искусственного интеллекта». Мы запрограммировали несколько вариантов приветственных сообщений. Первое уведомление получилось настолько живым и правдоподобным, что коллектив даже не сразу распознал бота и принялся активно отвечать :)
Сроки реализации: С учетом того, что n8nмы уже достаточно хорошо изучили, создать еще один IFTTT-инструмент мы смогли за 4-5 часов. Еще немного времени заняла доработка приветствий - 20 минут.
Результат:
- Сэкономили на штатной единице. Всерьез шла речь о том, чтобы нанять сотрудника, ответственного за планирование отпусков, платить ему в соответствии со средними зарплатами, которые по факту он не выработает. Автоматизация закрыла пробел без существенных вложений.
- Стали выявлять проблему не включенных в Google-календарь сотрудников до того, как она возникала. Менеджер пишет, что его забыли, а HR-менеджер оперативно вносит правки в график отпусков.
- Улучшили планирование производства, сроки больше не горят.
- Услышали запрос коллектива и устранили еще один тормозящий фактор.
Проблема № 3. Регистрация на собственную онлайн-конференцию
Решение: Создать свою платформу для регистрации участников конференций, сбора данных и рассылки приглашений.
Что случилось: Редактор анализировала результаты проведения наших конференций Design is Frontend и выявила несколько организационных моментов, которые нас не устраивали:
- Каждый день выгружать из Timepad актуальные таблички регистраций неудобно.
- Некоторые пользователи покупали в Timepad сертификат об участии в конференции и указывали нам на его непрофессиональный дизайн. Мы бы, конечно, прислушались к критике, если бы сертификат был наш, а не внутренняя услуга площадки Timepad.
- На рассылку 3 тыс. напоминаний через электронную почту мы тратили 3-5 тыс. рублей, но открывалось от 10 до 20% писем.
Риски: Непопулярные email-рассылки съедают бюджет. Можно потерять клиентов, если не выходить на удобные для них площадки взаимодействия. А актуализировать базу данных нужно в соответствии с законодательством.
Решение: Редактор предложила разработать чат-бот в Telegram — современный и живой канал коммуникации с аудиторией, — который выполнял бы сразу несколько задач: регистрация на мероприятие, сбор данных и рассылки.
Технологии, на которых работали: По сути, Telegram уже стал no-code инструментом, потому что закрывает бизнес-задачи без программирования. Но мы хотели, чтобы наш бот был по-настоящему умным, понимал, как строить диалог, оценивал характер мероприятия и правильно собирал данные для регистрации. Так как сайт dif.affinage.ru сделан на Nuxt — а на Nuxt можно использовать серверные middleware, — то мы хотели агрегировать кодовую базу в одном месте. Бот должен прямо из Vuex забирать данные о ближайшей конференции. Мы взяли Telegraf.js и написали бота без применения no-code (заказная разработка), написав свой модуль для nuxt.js. n8n пригодился и здесь. Все собранные ботом данные алгоритм отправляет в n8n на webhook, а программа затем выгружает их в нашу базу NocoDB. Это проще и быстрее, чем вручную писать интеграцию с NocoDB.
Сроки реализации: На полную реализацию от проработки и изучения до отладки ушло 4 дня.
Результат:
- Мы смогли сэкономить на рассылках.
- Теперь у нас есть прямой канал взаимодействия с аудиторией конференций, где мы собираем данные и уведомляем о различных событиях.
- n8n через команду запроса конкретных данных тянет из базы информацию о людях, которые подавали заявку на тот или иной DIF. Такая сron-задача может выполняться и вручную, и по таймингу. Вся выборка получит ссылку на трансляцию. По факту, мы смогли решить вопрос регистрации на мероприятия без Timepad.
- Бонусом повысилась конверсия рассылок — уведомление в Telegram срабатывает на 70% эффективнее, чем письмо на почту!
- Избавились от Google-таблиц и соблюли требования Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных», храня данные в БД на московском сервере.
Наша следующая онлайн-конференция как раз будет посвящена low-code. Если вы хотите разобраться, можно ли экономить на веб‑разработке без потери качества — приходите. Заодно оцените удобство регистрации на онлайн-конференцию через чат-бота.
Проблема № 4. Подсчет рентабельности
Решение: Разработать алгоритм автоматического подсчета рентабельности проектов на основе информации о клиентских часах, сумме проекта, процента его готовности и других данных из досок.
Что случилось: Технический директор указал на проблемы с подсчетом рентабельности проектов и компании в целом. Ручной подсчет часов, затрат и других показателей вызывал у менеджеров затруднения. Это было долго, не всегда вовремя и правильно. Мы честно следили за рентабельностью. Не всем это нравилось, но выполняли, понимая важность вопроса. Но это сильно отвлекало от непосредственной работы с проектами.
Риски: При ручном подсчете рентабельности есть вероятность потери данных. Менеджеры, нагруженные рутиной, чаще выгорают.
Что сделали: Технический директор решил, что нам снова нужна автоматизация. Мы интегрировали возможности инструмента, которым пользуемся — Trello — и нашу базу данных. Интеграцию полностью писали сами. В Trello находятся все проекты. Менеджеры в своих рабочих пространствах контролируют ход проекта. n8n берет из Trello актуальные данные, агрегирует время и считает показатель по заданной формуле. Все расчеты и цифры мы видим в дашборде (preset.io) по каждому отдельному проекту.
Технологии, на которых работали: Конечно, можно было бы купить какую-нибудь Jira, но наша цель — найти пути оптимизации. Кризисный период — время креатива. Мы прикипели душой к Trello, которая изначально создавалась как no-code-инструмент. Фишка в том, что различные плагины превращают ее в low-code платформу, а это уже совсем другая функциональность. С ней Kanban-доска может стать CRM-системой или обрасти уникальной функциональностью с моделями данных), что мы успешно реализовали у себя. Таким же образом, добавляя новые поля, можно видоизменять другие проекты, делать из них новые типы баз данных. Стало понятно, что множество текущих задач можно решить с Trello. Неплохо для бесплатного сервиса. А в рамках выхода из стагнации — то, что нужно.
В планах — пойти еще дальше. Мы хотим в таком же автоматическом режиме видеть ежемесячные показатели всей компании. И тут нам на помощь снова придет n8n. Через управленческий учет он сможет собирать ссылки на проекты, подключаться к Trello, выгружать данные с досок и отправлять их в БД. В наших планах — в MySQL, потому что это на самом деле удобно. Останется только настроить аналитику. С BI-инструментом еще не определились, может останемся в Google Data Studio, может сменим на Metabase, а может Superset или вовсе Preset.io. Подключим уведомления о рисковых проектах.
Сроки реализации: Так как мы давно используем Trello и полностью наладили работу с досками, срок реализации даже с учетом всех возможных «костылей» заняло полторы недели.
Результат:
- Подсчет рентабельности станет полностью автоматизированным.
- Нам не придется нанимать финансового менеджера и риск-менеджера.
- Проектные менеджеры довольны и могут больше времени уделять клиенту.
- Технический директор всегда имеет доступ к актуальной информации и контролирует реализацию проектов.
- На новый уровень выходит планирование, менеджерам проще работать с диаграммой Ганта, выявлять пути выхода на плановую рентабельность и бонусы.
- Прозрачная отчетность по рентабельности позволяет вовремя выявлять проблемы в проектах и выравнивать их исполнение.
Результат мы уже видим. DWH-производство — это отличная стратегия.
Мы настолько привыкли автоматизировать работу, что ищем фичи буквально везде. Мы знаем, как найти решения для оптимизации бизнес-задач с учетом будущего. Работая над запросами наших клиентов, не забываем о своей продуктивности. Это двойная польза — улучшение производства и тестирование полезных технических инструментов. Программный код поможет отсечь лишнее, избавить от рутины и ускорить процесс роста компании.