Как сделать событие. Рекомендации INRU
Подготовили цикл публикаций с рекомендациями для молодых ученых, аспирантов и студентов, которым важно уметь собрать правильное событие и подготовить для него спикеров, которые способны донести идеи организаторов до аудитории и дать идеи для сообщества для выработки решений. Рекомендации учитывают наш опыт работы с TEDx форматами и опыт работы INRU.
Вы сможете:
#нейминг определить тему события и правильно назвать;
#повестка разработать повестку или определить рамки, в которых тема может быть рассмотрена максимально интересно и «цепляюще» для аудитории;
#спикеры отобрать и подготовить спикеров для события, которые смогут донести идею мероприятия и позицию свою к ней до аудитории максимально содержательно и захватывающе;
#медиаформат организовать правильную съемку спикеров события, обеспечив картинку, звук, цветопередачу и монтаж;
#диалог выстроить коммуникацию с целевой аудиторией события и обеспечить приход на мероприятие offline и распространение его идей online.
Почему это важно:
XXI век и VI технологический уклад определяют новый набор требований к молодым ученым, исследователям и технологическим предпринимателям не только проекты и труды которых, но и публичная репрезентация должна соответствовать международным нормам. Современный формат звучания с проработанным содержанием, точностью и четкой аргументацией, позицией спикера, эмоциональным компонентом, драматургией очень нужен для университетов. Проработка содержательной позиции, неакадемической речи при изложении своей идеи помогает молодым исследователям, ученым коммуницировать с представителями деловой сферы, формировать фундамент для коммерческого взаимодействия исследовательских центров вуза и предприятий. Еще одни важный аспект событий подобного формата, являющийся по сути результатом самого формат – это эффект зарождения внутри аудитории прямо во время события междисциплинарного взаимодействия, междисциплинарных проектов с участием как спикеров, так и зрителей.
Правила работающего события:
Событие — это позиционирование и продвижение идей, технологий, ценностей организаторов и сообщества. Чтобы каждое из наших событий было именно таким, необходимо придерживаться правил:
1. Определите ядро организаторов и согласуйте в письменном виде цели и задачи, определите и зафиксируете руководителя проекта, распределите и определите ответственных за функционал по следующим направлениям: повестка, подготовка спикеров, медиа производство, работа с аудиторией, работа с партнерами. При необходимости выделите ответственного за оформление, дизайн и фирменный стиль презентаций спикеров.
2. Каждое событие и его содержание согласовываются с представителями администрации университета (советом молодых ученых и пр.). В этом случае вы получите информационную и административную поддержку.
3. Продолжительность, формат, целевая аудитория события определяются в каждом индивидуальном случае. Первые мероприятия лучше планировать длительностью не больше 2-х часов для аудитории не более 100 человек.
4. События рекомендуется делать в открытом формате. Приглашать на них в том числе представителей города, общественных объединений, СМИ.
5. Сценарий события, подготовленный ведущий, соблюдение графика и длительности выступлений спикеров позволят задать ритм событию, создать качественное событие и настроение аудитории. И еще раз повторим: точность начала события, ритм и интерактив с аудиторией ведущего, качество и соблюдение времени выступлений спикеров, ну, и, конечно же, кофе пауза для гостей – все, что необходимо для того, чтобы все присутствующие сказали: «WOW!»
6. Материалы по итогам события размещайте в социальных сетях, а также других носителях в интернете в режиме открытого доступа.
7. Если вы нашли партнеров и спонсоров на событие - то обеспечьте присутствие их логотипов на информационных материалах и в пространстве события. Если ваше событие – бренд, то логотипы партнеров размещайте вне сцены.
Основное содержание подготовки по направлениям:
Тема и имя. Назвать событие — значит знать его цель и аудиторию. Этот блок работы организаторов про определение целей события, поскольку выбрать тему – значит уже иметь общее очертание содержания и аудитории события, согласованное и внутри команды, и с администрацией, и с партнерами. Тема и название события должны соответствовать миссии группы организаторов и будет раскрыта спикерами. Название события должно быть привлекательным для аудитории. Определитесь, для кого вы делаете событие как в оффлайн, так и в онлайн-формате (кто будет смотреть прямую трансляцию и видео выступлений после проведения мероприятия). Продумайте заранее, какое позитивное изменение Вы хотите произвести своим событием и какие решить задачи. Тема события должна быть краткой. Использоваться во всех материалах.
Примеры:
Начало. Научно-технологические заделы молодых ученых Татарстана
Туризм как ресурс развития: к сотрудничеству регионов
Повестка – это «узел» интереса и коммуникаций и со спикерами, и с аудиторией. Результатом грамотной работы с повесткой станет междисциплинарность: спикеры будут представлять взгляды на тему из разных научных исследовательских школ, практики или искусства и педагогики. Это расширяет содержание темы, демонстрирует спектр точек зрения и идей, позволяет найти свежие исследовательские или бизнес идеи к теме, найти поводы для новых проектов и команд, повышает интерес к событию, а в конечном итоге – число и разнообразие участников событий и продвижение тем в целом.
Как собрать – небольшие экспертные интервью, исследование ситуации, кабинетный анализ. Обязательно поймите – что есть интерес сообщества, к которому вы относитесь. Эксперты события помогают определиться с его содержанием, аккумулируют практические знания по теме, придают статус и способствуют формированию информационного поля события.
Повестка – это основание для подготовки позиций спикеров и информационной программы по продвижению конференции и в дальнейшем итогового продукта. На основании повестки делается программа и сценарий мероприятия – спикеры как бы раскрывают основные нюансы темы. При составлении программы мероприятия чередуйте спикеров так, чтобы содержание их выступлений было связано друг с другом, давая возможность аудитории «перетекать» от одного выступления к другому без потери смыслов и ориентиров. Должна быть логическая связка между всеми спикерами события.
PS. «Чеклист» события
При должной подготовке любое событие проходит без существенных накладок, особенно если накануне события вы выполните следующее:
1. Проверьте готовность команды и спикеров;
2. Проверьте готовность презентаций и видео;
3. Протестируйте технические моменты: звук, свет, микрофоны, камеры;
4. Проговорите еще раз все моменты работы с подрядчиками (даже если вы это уже делали несколько раз);
5. Проверьте экспертов, ведущего и спикеров. Все ли необходимые материалы находятся у них?
6. Готовы ли их копии, и как быстро их можно передать на сцену?
7. Проверьте дизайн сцены;
Постарайтесь получить удовольствие от самого события – ведь вы это уже сделали!
Автор: Александра Бобрецова, руководитель проекта INRU