Зачем на самом деле нужен документооборот

Перед уходом на новогодние каникулы, мы подали иск от нашего клиента в Арбитражный суд Москвы, полагая, что суд, соблюдая законные сроки, назначит нам предварительное слушание через месяц. Так было всегда, но не в этот раз. Суд назначил беседу на апрель… 4 месяца ожидания…

Жаль, что клиент пришел к нам уже с проблемой, причиной которой стала ошибка менеджера. Внедри он хотя бы четкую должностную инструкцию, не было бы потери денег и времени на судебный процесс.

Зачем на самом деле нужен документооборот

С именно такой задержкой я встретилась впервые, но с судами в любом случае приходят потеря времени, расходы на юриста, госпошлину и оголенные нервы. Поэтому каждый хороший юрист знает – в суд лучше не попадать ни в качестве истца, ни в качестве ответчика – а значит, клиент должен иметь инструменты досудебной защиты.

Так как не попасть в суд, когда неплатежи для многих стали нормой?

Есть компании, у которых схема взаимодействия с контрагентами изначально нацелена на то, чтобы как можно дольше не платить (а то и вообще не заплатить) и чтобы за это ничего не было. Эти схемы для них прорабатывают, некоторые «юристы-специалисты». Между коллегами мы их называем «схематозниками».

Такие варианты хорошо знакомы, тем кто работает с корпорациями или в строительной отрасли. Но не только им. «Заманчивой» схемой пользуются в самых разных отраслях в малом и среднем бизнесе.

Противостоять этому можно только отладив свой документооборот и регламенты, по которым действуют менеджеры отделов продаж и снабженцы. Главная уязвимость бизнеса к такого рода махинациям – это несогласованность действий отделов и недостаток у бизнеса юридической компетентности. Проблема для российских предприятий распространенная, чем и пользуются «схематозники».

Внимание руководителей и сотрудников концентрируйте на этапе заключения договоров. Особенно если вам предлагается редакция контрагента. Если вы не постоянно практикующий юрист, распознать схему безнаказанных нарушений обязательств, непросто. Глупо возлагать защиту на менеджера. Его задача продать, сделать план, достигнуть определенных KPI, для этого вы его наняли. Защита бизнеса и прибыли – это компетенция руководителя и юриста, поэтому с нами и работайте.

Если вы заключаете сложный многостраничный договор на существенную сумму, не поленитесь внимательно изучить его, составьте алгоритм выполнения ваших обязательств и зафиксируйте сроки их выполнения. Заведите менеджерам обязательную привычку, они должны своевременно, в определенной форме и надлежащим способом вести деловую переписку с контрагентом и точно соблюдать условия каждого отдельного договора.

Самый важный момент любого договора — это фиксация правильными документами факта исполнения вами своих обязанностей.

Если речь идет о поставке товара, то здесь более-менее понятно: передача товара фиксируется УПД или ТТН, а если это работы или услуги, то что нельзя потрогать, пересчитать руками, то это самый уязвимый момент для исполнителя.

Чтобы не попадать в суды, алгоритмизируйте весь процесс ведения внешнего документооборота, создайте регламенты для каждого отдела, чтобы менеджеру было понятно, как действовать, а вы могли защитить свои доходы и пресекать явную халатность сотрудников.

Для чего же в целом нужен документооборот?

Если коротко отвечать на этот вопрос:

  • для того, чтобы компания в целом и каждый отдел в частности работали стабильно надежно, не требуя бесконечного ручного управления
  • для того, чтобы каждый сотрудник имел свою зону ответственности и знал, что последует за нарушением принятых правил
  • для того, чтобы тратить минимум времени на обучение корпоративным правилам вновь принятого сотрудника
  • для того, чтобы руководители отделов точно знали (а не думали, предполагали) какие документы они должны получить от контрагента, а какие отправить ему и в какие сроки это следует сделать
  • для того, чтобы каждый менеджер отдела продаж мог определить, с каким клиентом можно работать в рассрочку, а с каким только по 100% предоплате, как заключать договор и как его грамотно закрывать, как вести переписку и т.д.
  • для того, чтобы каждый менеджер отдела закупок знал главные критерии выбора поставщика и то, что перед заключением договора он (или юрист) должен провести проверку контрагента на благонадежность
  • для того чтобы все менеджеры, обсуждающие коммерческие условия с внешними контрагентами знали точно свой персональный коридор возможностей в отношении условий оплаты, применения скидок, сроки исполнения обязательств и последствия за их нарушение

Выстроить документооборот — это значит минимизировать рутинную ежедневную работу. Без нее не обойтись, но, если ее слишком много, ты в ней тонешь и при этом рост компании замедляется или исчезает, потому что все время уходит на управление персоналом и времени на развитие не остается.

Вот вам мой профессиональный совет – сделайте это один раз и качественно, внедрите это в работу коллектива, вложенные время и деньги сто процентов окупятся с лихвой.

Любовь Калиновская, бизнес-юрист, CEO AW-LEGAL
Сопровождение компаний | инвесторов | стартапов

16
13 комментариев

Знаем мы таких документооборотчиков, владельцы тц решили открыть свой магазин, решили закупить у нас. Стандартно, отправляем договор поставки товаров, естественно присылают возражения, местами глупые, мы обычно принимаем сразу, т.к в скриптах этих компаний просто не положено подписать документ рыбу.

Далее требуют пакет документов, паспорта, кто где живет, наличие судимостей, стало просто смешно. Ведь договор не предполагал каких-то долго срочных обязательств (в части поставок товара) за исключением рекламаций. Нервов и киданий бесполезных бумажек было много, а купили только один раз.

2
Ответить

А как еще их юрист свою полезность показывать будет?))

Ответить

Комментарий недоступен

2
Ответить

Каждый раз когда отступал от своего же регламента - какая-нибудь хрень да случалась))

1
Ответить

Как экс-Key Account Manager могу точно сказать, что это большая боль. Во всех компаниях сталкивалась с неоднозначным подходом к договору поставки именно по части оплаты. Не было критериев оценки рисков. Точнее был, но очень узкий коридор через, который мог просочиться контрагент без проблем, но и без аналогичных сделок, в результате чего в самый неподходящий момент попасть под подозрение банка.

1
Ответить

Без документооборота не могли бы нормально функционировать любое предприятие, но при этом это все так мудрёно сделали.

Ответить

Писала я все-таки о внутренних регламентах предприятия: должностные инструкции, положения отделов, регламенты по продажам и КПЭ) и поэтому тут все зависит от руководителя. Мы всегда пишем индивидуально, потому что главное не написать, а внедрить их в работу. В начале сотрудники всегда саботируют их выполнение, но мы уже наработали свои приёмы)) так что деваться им некуда и все рано или поздно начинают выполнять. Стараемся делать не мудрено, а простым понятным языком, но с правовой защитой.

1
Ответить