Разговор по делу: как и зачем мы превратили митап в World Cafe

Каждый деврел (читай: охотник) должен знать, как провести митап. Да так, чтобы с пользой для ума и тела. Поэтому сегодня можно найти мероприятия разных форматов, будь то квартирник, митап, ночная конференция, вечер факап-историй — на любой вкус, цвет и степень серьёзности. Всё зависит от того, что нужно вашей аудитории и что с бОльшей вероятностью откликнется людям.

На связи Татьяна Казакова, деврел-менеджер приложения «Кошелёк», и в этой статье я расскажу о том, как мы провели эксперимент и «причинили пользу» на камерном митапе без докладов.

На дворе октябрь 2022. Мы с Руководителем бизнес и системных аналитиков Кошелька Настей Московкиной планируем мероприятие для сообщества в Петербурге и размышляем о том, что сейчас найдёт наибольший отклик. Кажется, будто бы в диалоге всё чаще мелькают слова «помощь» и «польза», и мы понимаем, что хотелось бы провести время уютно и душевно. А главный запрос при этом — помочь друг другу в непростых бизнесовых реалиях.

Понятно, что одними докладами в этом случае сыт не будешь, поэтому мероприятие должно быть в первую очередь про общение и пользу. И тут нашему со-организатору Владиславу Котову (директор по цифровой трансформации и один из лидеров Питерского BA/SA сообщества) приходит мысль о том, чтобы взять несколько фасилитационных практик и устроить World cafe. Это довольно популярная техника групповых обсуждений, с помощью которой можно:

• Закрыть запрос на нетворкинг, так как работа в малых группах подразумевает хорошие, полноценные знакомства.

• За короткое время собрать мнения и идеи, объединить видение, найти ответы на вопросы по ключевым проблемам.
• «Встряхнуть» и вдохновить людей, которым не хватает общения в эпоху распределённых команд и турбулентности рынка.

Участие в World Cafe похоже на неформальную беседу небольшой компании за чашкой кофе (та-дам, тайна названия раскрыта), за одним исключением — через 20 минут обсуждения вопроса участники встают, бодро пересаживаются за другой столик и продолжают обсуждать уже другую тему.

За каждым столом присутствует фасилитатор, который фиксирует все идеи (без критики и обсуждения) и рассказывает участникам о результатах предыдущей группы. Так проходит несколько раундов и в итоге по каждой теме мы получаем большую выборку мнений. Затем все идеи ранжируются по частотности, применимости и адекватности, и в конце группы объединяются, чтобы обсудить финальные результаты и получить систематизированную «выжимку» самого полезного.

Чтобы не углубляться в организаторские дебри, я набросала схему в Миро — пользуйтесь! А мы продолжим рассказ о том, как адаптировали эту практику под внешнее мероприятие 😊

Если формат мирового кафе использовать как часть фасилитации, то проблематика выбирается из существующей. А что делать со внешним мероприятием, когда и проблема, и главный вопрос неизвестны? Ответ: спросить у сообщества «какие вызовы окружают аналитиков в конце 2022 года и как лучше с ними работать». Поэтому мы заранее провели опрос в сообществе и выяснили, что сейчас волнует больше всего. Это же и стало некой продающей точкой для участия в ивенте.

В опросе приняло участие 28 человек и этого уже было достаточно, чтобы собрать материал для работы. Дальше мы отсортировали «боли», и к мероприятию у нас уже было готово несколько предварительно согласованных тем, наиболее актуальных для аналитиков.

Всего запросы удалось разделить на 3 категории: «коммуникации и зоны ответственности», «технические требования и документация» и «бизнес-процессы, сроки, задачи». Соответственно, на World cafe появилось 3 стола, за которыми команды обсуждают самые частотные проблемы в рамках 3 категорий и генерируют как можно больше вариантов их решения. На этом моменте хочется остановиться и подробнее поговорить о том, как продуктивно организовать обсуждение, ведь это — самая важная часть мероприятия.

Как я писала выше, за каждым столиком сидит «хозяин» кафе, роль которого — управлять хаосом обсуждения и помогать участникам не выпадать из тайминга в порыве вдохновения. Важно, чтобы ваш эксперт был умелым фасилитатором, коммуникатором и вообще душой компании. Нам очень повезло: вместе с Владиславом Котовым в роли модераторов к мероприятию присоединились Дмитрий Филиппов, Консультант по эффективности и автор методологии 3R, а также Константин Семёнов, продакт-менеджер и автор Youtube-канала «Аналитик на галере».

При этом каждый организовал работу с командами по-своему, что стало то ли багом, то ли фичей мероприятия. Например, один эксперт не делился результатами предыдущей команды, а просил генерить идеи с нуля. Затем команды считали, сколько пересечений по идеям появилось, и сразу сортировали их по популярности. В то же время другой не тратил время на сортировку и сделал акцент на том, чтобы накидать как можно больше вариантов, которые затем обсуждались вместе с предыдущими. На результат эта разница не повлияла, но внесла некоторую стихийность в диалог.

Ещё раз для закрепления мысли: успех затеи во многом зависит от того, насколько комфортно будет проходить обсуждение в командах. Наша цель — создать доверительную обстановку, в которой каждый сможет почувствовать себя так, будто работает в этой команде не первый раз.

Отдельно коснёмся тайминга. Такое мероприятие поздновато начинать в 19:00 — World Cafe длится примерно 2,5 часа, но от участников требуется большое вовлечение в процесс до самого конца. Однако далеко не все готовы прийти раньше 18:00, поэтому либо вы получите скромную явку, либо предупреждайте, что надо будет активно поработать. Мы пошли по второму варианту, и вовлеклись настолько, что задержались примерно на час от запланированного времени. Какие ещё возникли заминки:

1. Разная скорость работы: команды заканчивали разговор раньше обозначенных 20 минут и возвращались в основную зону, где нужно было подождать, пока закончат все остальные.

2. В базовой вариации мирового кафе команды должны сделать полный круг и вернуться за изначальные столы. После этого начинаются завершающие 20 минут, в ходе которых сортируются все получившиеся идеи. Мы хотели оптимизировать время и решили, что эксперты самостоятельно отсортируют идеи, а затем все 3 команды вместе обсудят результат. Это решение, вопреки ожиданиям, растянуло ивент:

• Получился дополнительный перерыв между основной работой и подведением итогов, когда эксперты собирали пул мыслей воедино.
• Вместо небольшой презентации общих результатов каждый модератор около 10 минут рассказывал обо всех получившихся идеях, а у аудитории возник контраст между активной работой в течение часа и пассивным слушанием результатов. К тому же время близилось к 22:00, и способности к восприятию информации плавно снижались.
  

Соответственно, давайте сразу обозначим небольшой чек-лист по улучшению подобных мероприятий:

• Жесткий тайминг — must have в квадрате.

• Начинайте мероприятие пораньше.

• Несколько раз проговорите с модераторами единый стиль управления командами.
• Дайте командам самим финализировать идеи.
  

• Бонусный пункт: закажите пиццу (или любую другую еду) в два подхода — пищи для ума довольно много, поэтому пищи для желудка может не хватить 😊

Про результаты можно сказать так: это было маленькое, но гордое мероприятие. Мы получили среднюю оценку от участников в 4,8, благодарность за то, что дали попробовать новый формат и получить новое видение на привычные вещи. Очевидным плюсом формата стало то, что удалось обсудить большое количество важных вопросов. Оцените объём на картинке:

Для каждой из проблем получилось от шести до тридцати решений, среди которых попадались как шуточные в стиле «Итальянская забастовка», так и вполне реализуемые, свежие и нестандартные идеи.

Ещё одним важным плюсом стало формирование небольшой, лояльной, а главное, инициативной группы профессионалов, готовых к активному участию в дальнейших мероприятиях.

Поиск новых идей и форматов для мероприятий — дело тонкое. Аудитории не всегда нужно новое, ей нужно то, что работает. World cafe же может сработать в нескольких случаях:

1. Если цель — сделать мероприятие с целью создания новых знакомств, но при этом не в формате business speed dating.

2. Если хочется максимального вовлечения участников в процесс и прокачки фасилитационных навыков.
3. Если в конкретном профессиональном сообществе есть запрос и люди готовы к активному мозговому штурму.
   

При этом у формата есть серьёзные ограничения:

1. Для эффективной работы в группе должно быть 4–8 человек. Большая группа не сможет обсуждать вопрос так, чтобы каждый участник находился в фокусе беседы.

2. На обсуждение каждой темы за столом уходит 20 минут. 3 стола (темы) → 60 минут брейншторма + 20 мин на сортировку и сегментацию идей + 20 мин на итоги = уже почти 2 часа полноценного мероприятия.

Следовательно, World cafe вместит максимум 25 человек и по длительности должно занимать примерно 2,5 часа (со всеми задержками и сдвигами по времени). Поэтому мне видится не так много вариантов масштабирования — или проводить два параллельных кафе с разными тематическими треками, или же проводить активность в рамках более крупных мероприятий, например, делать это секцией на конференции.

World cafe сложно (да и не нужно) ставить на поток, ведь ни у одного профессионального комьюнити нет запроса на мозговой шторм в режиме нон-стоп. Однако такой формат приятно иметь в арсенале и вовремя вносить разнообразие в стройную череду привычных митапов.