Прокачиваем новичков, прокачиваемся сами: гайд по тому, как организовать у себя в компании мероприятия по шерингу знаний

Концентрированный опыт на основе десятка наших Робопрактик

Прокачиваем новичков, прокачиваемся сами: гайд по тому, как организовать у себя в компании мероприятия по шерингу знаний

За 14 лет работы над цифровыми продуктами мы накопили достаточно экспертизы, чтобы делиться ею с внешним миром. Для нас важно не только самим делать круто, но и помогать сфере становиться лучше, а новичкам — прокачиваться и иметь возможность присоединиться к нашей команде.

Но некоторые процессы для нас тоже в новинку. Приходится набивать шишки самостоятельно, рефлексировать и делать полезные выводы. Так произошло с Робопрактиками — мероприятиями, где наши железные эксперты делятся методами работы, теоретическими и практическими навыками, проводят лекции и воркшопы, менторят участников и дают им обратную связь по подготовленным артефактам на основе реальных проектов.

Дисклеймер, чтобы не запутаться: внутри компании мы называем разные отделы практиками. Так, у разработчиков, тестировщиков и, допустим, дизайнеров свои практики. И каждая из них может организовать свою Робопрактику.

Мы столкнулись с тем, что каждая практика начинала подготовку к Робопрактике с нуля. Те, кто уже их проводил, делились опытом с новичками, но этот опыт не был структурирован и систематизирован. Полезные инсайты и лайфхаки использовались в моменте, а потом забывались.

Чтобы не изобретать каждый раз велосипед, железный бизнес-аналитик Катя Елисеева составила специальный гайд и теперь рассказывает о нём в статье. Здесь подробно описаны шаги, которые нужно пройти при подготовке качественного мероприятия по прокачке новичков, и приложены ссылки на важные артефакты. Он будет полезен любой компании в ИТ-сфере, которая планирует к этому подступиться, но смутно представляет, как именно это сделать так, чтобы в итоге всё прошло максимально продуктивно.

Дисклеймер, чтобы не расстраиваться: в этой статье нет подробной программы лекций, воркшопов и рекомендаций, какими конкретно знаниями нужно делиться с участниками мероприятий. У каждой компании свои особенности, приоритеты и скиллы, поэтому какой опыт и навыки транслировать новичкам — вы решаете сами. Мы только рассказываем, как к этому подготовиться.

Поехали!

С чего начать и чем продолжать

Начинается всё довольно просто — с принятия решения, нужно ли проводить мероприятие по шерингу знаний. Формируется core team и определяется главный ответственный организатор, который будет лидировать все процессы, отвечать за результат и контролировать, чтобы все задачи были выполнены в срок. При этом сам ответственный тоже может быть исполнителем задач.

Дальше важно провести установочную встречу и сформулировать цели планируемого мероприятия.

Провести установочную встречу

Во время неё руководителю или главному организатору важно транслировать необходимость проведения мероприятия команде, которая будет участвовать в организационных работах, распределить роли и запланировать встречи. Полезно будет создать общую папку для хранения всех артефактов по мероприятию.

Составить план, определить цели, задачи и DoD

Это помогает определиться с количеством участников, составлением программы, подбором лекторов, форматом (онлайн или офлайн) и датами проведения.

Цели у мероприятия могут быть разными:

  1. Наймовые — например, нанять 2–3 джунов.

  2. PR-стратегия — поделиться опытом с внешним миром.

  3. Прокачка скиллов самих сотрудников — как минимум навыки организации и презентации.

В зависимости от целей будут формулироваться конкретные задачи и DoD. Например, по желаемому числу нанятых людей мы можем прикинуть конверсию и посчитать, сколько участников необходимо набрать на мероприятие. Опираясь на предыдущий опыт, мы предполагаем, что конверсия из практиканта в сотрудники составляет около 13%. Мы планируем нанять двоих сотрудников, значит:

Прокачиваем новичков, прокачиваемся сами: гайд по тому, как организовать у себя в компании мероприятия по шерингу знаний

То есть наша задача пригласить минимум 15 практикантов, чтобы закрыть цель в найме двоих сотрудников.

Составить матрицу рисков

Мы применяем матрицу рисков и в коммерческих проектах, и при организации Робопрактик. Она помогает подготовиться к событиям, которые способны отрицательно повлиять на успешность мероприятия.

Рекомендуем не только сформулировать риски и определить их приоритет, стратегию поведения и ответственного, но и регулярно возвращаться к матрице, чтобы вовремя быть готовыми сделать что-то для снижения рисков.

Составить портрет кандидата

Этот этап помогает сфокусироваться на критериях идеального участника (а значит, потенциального будущего сотрудника) и упрощает обработку заявок. Для нас важен образ проактивного человека, который не стесняется спросить, если ему что-то непонятно, и при этом способен работать самостоятельно.

Составленный портрет кандидата упрощает подготовку тестовых заданий и программы мероприятия. Вы точно будете понимать, какие требования для вас обязательны и какие компетенции готовы помочь прокачать.

Прокачиваем новичков, прокачиваемся сами: гайд по тому, как организовать у себя в компании мероприятия по шерингу знаний

Составить ценностное предложение

Оно помогает сформулировать преимущества и пользу мероприятия для его участников. Спросите себя: «А что конкретно мы дадим ребятам, которые придут к нам за новыми знаниями?» Попробуйте составить 5–10 тезисов, которые потом можно использовать при подготовке анонса и составлении программы.

Прокачиваем новичков, прокачиваемся сами: гайд по тому, как организовать у себя в компании мероприятия по шерингу знаний

Составить и утвердить план бюджета

В плане бюджета мы планируем расходы, которые нужно предусмотреть на организацию мероприятия. Например, на мерч для участников, таргетированную рекламу анонса, еду и напитки для офлайн-встреч и т. д. Как правило, бюджет на мероприятие требуется согласовывать с финансистами вашей компании.

Опционально: составить финансовую модель

Мы, бизнес-аналитики, всегда думаем о финансовом результате проекта. Поэтому нам стало интересно понять точную себестоимость наших Робопрактик.

Для этого мы использовали финансовую модель — с её помощью можно комплексно посмотреть на экономику мероприятия, включая расчёт стоимости затраченных на организацию часов. Для составления такой модели пригодится ранее составленный план бюджета.

Привлечь сотрудников из других отделов

Если вы привлекаете в качестве спикеров сотрудников из других отделов, заранее договоритесь об этом с руководителями этих отделов.

При проектировании цифровых продуктов в производственный процесс вовлечены люди разных ролей — и лучше всего рассказать об особенностях конкретной зоны ответственности сможет человек, который с ней непосредственно работает.

Мы, например, привлекаем backend-разработчиков для объяснения HLD, а дизайнеров — для рассказа о UI/UX.

Подготовить анонс

Обычно мы анонсируем Робопрактики в наших блогах на vc.ru и Хабре, публикуем посты в социальных сетях и телеграм-каналах. В других компаниях для этого можно использовать любую иную активность: сотрудничать с университетами, размещать вакансию на hh.ru и т. д.

Подготовка анонса — это плотное взаимодействие с отделом маркетинга и графическими дизайнерами. Вам нужно предоставить информацию, дизайнерам — грамотно её оформить, а ребятам из маркетинга — отредактировать и опубликовать на целевых площадках.

Заранее договоритесь с отделом маркетинга о датах публикаций — ваш анонс они должны будут встроить в свой контент-план. Вот, к примеру, анонс нашей весенней Робопрактики бизнес-аналитиков в прошлом году.

Составить программу мероприятия

После того как ответственные за подготовку программы определены, нужно создать организационные мероприятия в рабочих календарях этих людей. Программа практики готовится на основании заранее сформулированных целей, задач, портрета кандидата, сроков, ресурсов и ценностного предложения.

Прокачиваем новичков, прокачиваемся сами: гайд по тому, как организовать у себя в компании мероприятия по шерингу знаний

Мы стараемся распределять темы для лекторов, учитывая интересы и пожелания самих сотрудников. Предусмотрите, чтобы каждый спикер был взаимозаменяем: если кто-то заболеет или по другой причине выпадет из процесса, вы будете к этому готовы.

Когда Робопрактика в отделе проводится уже не первый раз, мы обязательно передаём материалы с предыдущих мероприятий — это облегчает подготовку и оптимизирует сроки. Если какая-то лекция в прошлый раз оказалась сложной или скучной для восприятия, следует уделить особое внимание её переработке и подумать над формой подачи материала.

Некоторые наши практики во время лекций и воркшопов назначают наблюдателя — человека, который следит за активностью участников и заполняет таблицу оценки их активности на лекциях. Поэтому мы заранее распределяем, кто будет таким человеком на каждой встрече, и даём ему инструкции.

Подготовить лендинг для участников

Лендинг — отличный инструмент для сохранения общего контекста по основным вехам мероприятия. Ваша задача — передать графическим дизайнерам информацию для оформления сайта. Составьте расписание лекций и воркшопов, расскажите о формате занятий, каналах коммуникации, правилах общения, оставьте полезные ссылки для участников.

Если возможности подготовить сайт под мероприятие нет, всё равно постарайтесь зафиксировать всю информацию в альтернативных источниках: слайде на вводной презентации, закрепленном сообщении в общем чате с участниками и т. д.

Подготовить тестовое задание для заявок

Чтобы понять уровень подготовки ребят, желающих перенять наш опыт и экспертизу, мы добавляем тестовые задания в заявку. Следует продумать структуру и вопросы для неё, опираясь на портрет кандидата.

Когда мы хотим пригласить участников, которые уже определились со сферой, должностью и планируют в ней развиваться, нам нужно проверить базовые знания о роли и требуемых навыках. Это необходимо, чтобы материалы мероприятия не были слишком сложными и непонятными для тех, кто совсем ещё не знаком с матчастью.

Стоит создать форму для заявки, настроить доступ для внешних пользователей и добавить ссылку на заявку в анонс.

Подготовить презентации

Важно подготовить полезный и нескучный сторителлинг, продумать формат подачи материала и взаимодействие с аудиторией.

В нашей компании у каждого сотрудника есть ментор, поэтому при подготовке материалов для внешнего мероприятия он выступает «взглядом со стороны» и помогает с ревью презентации.

Графические дизайнеры помогут сделать презентацию простой и визуально приятной, оформить таблицы и графики в вашем фирменном стиле.

«Откатать» лекции

Соберите лекторов для «откатки». Репетиции помогают увидеть пробелы в материале, подготовиться к ответам на вопросы и научиться чувствовать тайминг. По возможности запишите репетиции, чтобы лекторы могли пересмотреть и отрефлексировать свои выступления. А ещё можно пригласить новичков отдела — чтобы они послушали.

Подготовить артефакты для закрепления теории

Лучше всего знания запоминаются, когда начинаешь применять их на практике. Для этого мы готовим пару-тройку артефактов, которые сами используем на проектах, и даём задание, приближенное к реальным кейсам.

Для каждого участника готовится пространство с шаблонами, в которых они отрабатывают полученную на лекциях теорию и валидируют результаты с ментором.

Составить таблицу оценок для лекций, воркшопов и артефактов

На протяжении всей Робопрактики мы фиксируем прогресс участников и результаты выполнения заданий. Чтобы оценка была комплексной и объективной, за каждую лекцию, воркшоп и подготовленный артефакт мы выставляем баллы во внутренней таблице рейтинга. Они помогают нам принять финальное решение о приглашении ребят на собеседования.

Опционально: подготовить воркшоп

Если вы решили провести воркшоп, продумайте цели, задачи, структуру, фреймы и тайминг. Создайте доску для воркшопа и закиньте на неё материалы — если нужно, то индивидуально для каждого практиканта. Настройте доступы для всех участников.

Обычно воркшоп подразумевает деление на команды, а значит, вам нужно подготовить модераторов, которые внутри каждой из них будут помогать участникам добиться цели и прийти к верному результату. Встретьтесь с модераторами заранее, обговорите этапы воркшопа, тайминг и цели. Всё что угодно может пойти не по плану, поэтому желательно проработать несколько развилок на всякий случай.

Подготовить письма приглашений и отказов

В первую очередь нужно отправить письма-приглашения тем, кого вы точно хотите видеть на своём мероприятии. Затем — так называемой скамейке запасных на случай, если кто-то из первого списка откажется или не подтвердит участие.

Последними отправляются письма-отказы. Для тех, кто не прошёл отборочный этап, стоит подготовить список полезных материалов для самостоятельного изучения. Так вы поможете ребятам подтянуть знания в сферах, где им пока не хватило экспертности. Ну и вообще, это хороший тон.

Обработать заявки

В обозначенные в плане даты анонс публикуется на заранее определённых площадках. Если в ваших планах была таргетированная реклама, пора её запускать. В день завершения сбора заявок закрываем Google-форму.

Обработка заявок может проходить за одну или несколько встреч в зависимости от количества откликов. Важно посмотреть тестовые задания, выставить оценки и составить рейтинг.

После обработки всех заявок необходимо составить три списка:

  1. Люди, которых вы точно берёте.

  2. «Скамейка запасных» — если кто-то из первого списка откажется или не выйдет на связь.

  3. Люди, которым вы отказываете.

Создать чат с участниками

Предупреждение: это очень очевидная информация. Но всё-таки создайте общее пространство для общения с участниками. Telegram, Slack, Discord — на ваше усмотрение. Заранее в форме для заявки попросите указать контакт, чтобы добавить участника в чат.

Опубликуйте приветствие и следующую информацию:

  1. Вводные по формату, датам и времени лекций.

  2. Ссылку на лендинг (или любой другой источник, где вы собираете основную информацию о мероприятии).

  3. Карту с маршрутом до точки сбора, если Welcome-встреча проходит офлайн.

Предусмотреть юридические моменты

Этот пункт может быть неочевидным, но очень важным. Подготовьте договор на NDA и соглашение на обработку персональных данных для участников. Распечатайте документы и подпишите их с ними.

Договор на NDA поможет вам защитить компанию от риска покрытия убытков при утечке конфиденциальной информации. Возможно, вы сами делитесь на лекциях реальными примерами из коммерческих проектов. Или ребята находились у вас в офисе и могли увидеть или услышать информацию, не подлежащую разглашению.

Подписывая соглашение, ребята будут точно знать, что их персональные данные (ФИО, номера телефонов и т. д.) хранятся и обрабатываются в соответствии с законодательством — и в случае чего их можно отозвать.

Собрать обратную связь

Если вам, так же, как и нам, важно проводить полезные и качественные мероприятия, подготовьте формы сбора обратной связи после каждой лекции и после всего мероприятия.

Участники могут подсветить неочевидные вещи, которые следует изменить, чтобы в следующий раз повысить уровень мероприятия.

Организовать менторство

Если у вас есть ресурс на то, чтобы каждому участнику выделить ментора, стоит правильно распределить пары «ментор/менти». После нескольких лекций вы будете лучше понимать способности участников и сможете подобрать комфортные пары. Если к концу мероприятия вы понимаете, что некоторые пары нужно перераспределить, без проблем — сделайте это.

Вгрузите менторов в то, как стоит проводить менторские встречи: структура, цели, тайминг и т. д.

Провести рефлексию

Подготовьте формат рефлексии заранее. Пригласите всех людей, участвовавших в организации мероприятия. Узнайте их ощущения и пожелания: что в следующий раз стоит сделать лучше, как круче наладить процессы? Зафиксируйте результаты там, где их сможет найти команда, которая после вас возьмет на себя проведение такого масштабного и значимого для компании мероприятия.

Что в итоге

Не забывайте, что такие мероприятия — ваша визитная карточка на рынке потенциальных кандидатов. Ни одно событие не может пройти вообще без шероховатостей. Но в ваших силах качественно продумать и подготовить всё так, чтобы ребятам потом хотелось рассказывать о вас и вашем подходе.

Кстати, у нас открыта вакансия ведущего бизнес-аналитика.

Над материалом работали:

  • текст — Катя Елисеева,
  • редактор — Виталик Балашов,
  • иллюстрации — Юля Ефимова, Марина Черникова.

Если было интересно читать то, что сгенерировали наши нейросети, посмотри также статьи о том, как проходили наши Робопрактики — для бизнес-аналитиков, менеджеров проектов и frontend-разработчиков.

А чтобы ничего не пропустить, следи за развитием цифры вместе с нами:

Да пребудет с тобой сила роботов! 🤖

1313
Начать дискуссию