Пожиратели жизни: Что мы знаем о хронофагах, и как их усмирить

Всем привет! Меня зовут Аня Устина, я — Project Manager в компании Joy Dev. В этой статье я расскажу про хронофаги (с греч. “поглотители”) и поделюсь результатами своего эксперимента планирования рабочего времени.

“У меня совершенно не хватает ни на что времени… ”

“Постараюсь найти пару свободных часов в марте… ”

Эти фразы хотя бы раз в жизни каждый из нас слышал или использовал сам. Обычно они произносятся на эмоциях, и помощи лучше не ждать. Но как так получается, что рабочие задачи занимают весь день и “захватывают” то время, которое положено использовать на отдых, семью и друзей.

Время — это ценный и невозвратный ресурс, и к нему нужно относиться бережно. Как к своему, так и к чужому. Поэтому я расскажу о рассеивании времени, которого можно избежать или минимизировать.

Прежде чем мы поговорим о хронофагах (или современные пожиратели времени), давайте для начала обратимся к статистике. У офисных работников социологи выделяют несколько основных хронофагов.

Среди них:

Хронофаги имеют две природы происхождения:

• Живые
• Цифровые

Живыми или человеческими хронофагами можно считать всё непродуктивное общение, негативно влияющее на эффективность работы:

• Разговоры по телефону на отвлеченные и часто навязанные темы
• Отсутствие контекста и приоритета задач
• Отсутствие самодисциплины
• Неумение делегировать полномочия
• Желание “отсидеть положенные часы” или переложить свою работу на других исполнителей

Все эти факторы негативно влияют на KPI любого сотрудника: от разработчика до тимлида. Такие потери времени могут составлять до 60% рабочего времени.

К цифровым хронофагам можно отнести:

• Соцсети / мессенджеры
• Развлекательные хостинги
• Зависающее программное обеспечение
• Низкий уровень хард-скиллов, где специалисту приходится много гуглить
• Информационный шум

Сложнее всего избегать цифровых хронофагов людям, работающим в сфере IT или находящимся в прямом взаимодействии с цифровым оборудованием.

Есть ещё одна условная классификация хронофагов:

• Приобретённые
• Навязанные

Работник может столкнуться с такой проблемой: без проверки всех мессенджеров, соцсетей, электронной почты и новостных ресурсов он физически не может приступить к работе. При этом на протяжении рабочего дня подобные проверки могут быть многократными. На таком этапе психологи часто отмечают пониженную концентрацию внимания и снижение эффективности до 30-50% от заявленного потенциала работника.

Когда вы постигли высокую философию ключевых показателей эффективности, ваш ритм могут нарушить и цифровые, и человеческие навязанные факторы.

В примере коллега не понимает, что крадёт наше время. Мало того, что приходится переключаться на задачу часто без контекста, ведь деловая этика не позволяет сразу напомнить, что в поисковых агрегаторах не банят. Поэтому мы, как эффективные и внимательные менеджеры, активно включаемся в решение задачи.

Но зачастую оказывается, что решение вопроса находится на 1-3 релевантной ссылке в поиске, решается сочетанием клавиш Ctrl+F или простым дочитыванием статьи или параграфа технического задания. Более детально о софт-скиллах мы рассказали здесь.

Сейчас я кратко расскажу и напомню известную многим матрицу Эйзенхауэра.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр собрал в единую таблицу все предстоящие основные, неосновные, дополнительные и побочные действия и потенциальные решения.

Рассмотрим секторы чуть подробней:

• Сектор кризисов

Говорит о том, что нерешённое дело обязательно приведёт к тяжёлым последствиям: здесь нас с вами ждут оперативные решения и кризис-менеджмент.

• Сектор отголоска кризисов

Чуть менее важен, но сроки решений также требуют непосредственного участия заинтересованных лиц. Невыполнение этих задач может привести к последствиям, аналогичным сектору кризисов.

• Сектор качества

Это наиболее комфортная зона взаимодействия с процессами. Здесь находятся привычки и автоматизация, значительно повышающие качество процессов.

• Сектор деградации

Любого специалиста потянет вниз: неважное и несрочное всегда можно отложить, и от этого ничего не изменится. А если дело несколько раз откладывается в “долгий ящик”, то через какое-то время оно напрочь теряет свою актуальность.

Именно в последнем секторе притаились те самые хронофаги.

Я решила провести собственный эксперимент, используя данную матрицу.

Возьмём усреднённую неделю проджекта. Для наглядности была выбрана неделя, на которой происходит смена месяца: 28.01.23 — 02.02.23. Ниже приводим перечень задач, выполненных менеджером на протяжении этого периода. Их можно условно разделить на несколько источников поступления (далее по тексту приведены условные сокращения: сайлент-дейли (СД), аутстаф-разработчики (АР), аутстаф-проект (АП), аутсорс-проект (АсП), внутренний проект (ВП).

Задачи проджекта по источникам поступления:

1) запланированные самим проджектом

2) запланированные другими людьми в отношении проджекта

3) приходящие извне:

3.1) запросы от сотрудников внутри компании

3.2) запросы от партнёров по бизнесу и контрагентов

3.3) запросы от заказчиков

Выше перечислены только основные рабочие моменты. Но мы добавим и хронофаги:

1) Обед фактически не является хронофагом, но трудовой кодексе этот пункт обязательный

2) Перерыв на чай/кофе: тоже весьма условно, так как многие могут параллельно работать и употреблять данные бодрящие напитки

3) Перекуры или просто подышать свежим воздухом

4) Переговоры по телефону, не относящиеся к работе

5) Зависание в соцсетях и прочих ресурсах, не относящихся к профессиональной деятельности.

Данные категории сведём в таблицу и оценим по следующим факторам:

• Длительность (ч, мин)
• Срочность (от А до Г, где А — очень срочно)
  
• Важность (от 1 до 3, где 1 — важно, 2 — текущая задача, 3 — не важно)
  
• Соответствие рабочему графику относительно календарной линейки (+ или -)
  

Исходя из вышесказанного, составим матрицу Эйзенхауэра(*, **) с небольшой оговоркой:

За исследуемый период получены следующие результаты:

• 15% рабочего времени проджекта составляют важные срочные дела из сектора кризиса — это значит, что нерешение данных вопросов повлечёт за собой серьёзные последствия

• Почти 1/5 занятости топ-менеджера компании составляет решение отголосков кризиса

• 50% всей занятости проджекта составляют несрочные важные задачи, направленные на улучшение качества выполняемой работы, то есть поддержка текущих процессов
• 1/7 времени, примерно равная по значению кризисному сектору, занимает сектор деградации, то есть дела, не связанные с профессиональной деятельностью.

Как мы видим по таблице ранжирования, общие затраты рабочего времени, включая хронофаги, явно превышают ежедневную 8-часовую норму.

Если рассматривать детально каждую часть матрицы, мы увидим, если проджект не потратит в неделю 450 минут на решение вопросов из сектора кризиса, то это может обернуться ещё бОльшими затратами времени на устранение последствий. Чаще всего на него затрачивается х2…х3 времени.

Сектор отголоска кризиса в небольшом превышении (+4% от кризиса) говорит, что значительная часть была решена ранее или не была допущена в принципе. При дальнейшем анализе следует уделить внимание сектору в плане прироста затрат времени. Если тенденция положительная, это означает, что вас “догоняют” флешбеки нерешённых ранее важных и срочных вопросов.

Сектор качества: объём работ по нему составляет половину рабочего времени. Повышение качества работ в потенциале ведёт к сокращению общих затрат рабочего времени.

К повышению эффективности относятся следующие факторы:

• Оптимизация и распределение обязанностей в команде
• Наличие достаточного количества методических материалов, ведь проще найти и почитать, чем тратить время на малопродуктивное выяснение подробностей
• Селф-менеджмент
• Сокращение непроизводственных затрат: своевременное предоставление или получение информации, минимизация простоев за счёт перекрестных или дополнительных задач, автоматизация части процессов
  
• Улучшение условий труда: это только кажется, что на удалёнке мы отличные специалисты. Но и работа в офисе имеет ряд преимуществ с точки зрения продуктивности, качества выполняемой работы.

Мне кажется, что следует подключить психологическую сторону вопроса: без переключения видов деятельности когнитивные способности в течение рабочего дня снижаются, так как мозг получает долю расслабления для того, чтобы при обратном включении работать более продуктивно.

Планирование, расставление приоритетов, электронные календари и ежедневники, включение напоминаний и отключение пуш-уведомлений — все эти способы активно помогают бороться с непродуктивными потерями рабочего времени и делают из нас эффективных управленцев и лидеров команды.

Мои личные рекомендации:

• Научиться правильно пользоваться гугл-календарём: это современно и удобно, плюс уведомления о встречах можно получить на любой гаджет
• Завести ежедневник: наглядно и по старинке, а когда маркером выделяешь выполненное дело, то от этого особенно приятно
  
• Сделать красивую канбан-доску, чтобы все в офисе видели вашу продуктивность
  
• Отключать уведомления в соцсетях: котики из тик-тока не сильно обидятся, если вы посмотрите их в обед или по дороге домой — голова переключится с рабочих задач в режим отдыха
  

• Выключить пуш-уведомления: всё равно раньше завершения рабочего дня вы вряд ли пойдёте в ПВЗ, чтобы получить космический бластер

• Разговоры с мамой: это самое сложное, маме не стоит отказывать. Но и сказать о своей занятости тоже никто не запрещает. В этом случае можно перенести разговор на вечер или кратко обменяться информацией

Я бы рекомендовала приобрести на рабочий стол песочные часы. Например, длительностью в три минуты. При разговорах со слова “Привет”, начинайте отсчёт времени. Скоро вы увидите, как убегающие песчинки мотивируют разговаривать быстрее и конкретнее.

Кстати, в этом способе есть ещё один невероятно крутой бонус: вы постепенно научитесь излагать мысли точнее и без пространных рассуждений. А это верный путь к становлению крутого специалиста.

Надеюсь, что статья поможет вам при учете планирования своего времени. Буду рада вашим комментариям. Всем Joy!