Как организовать вечеринку

Всем привет! Уже несколько лет устраиваю вечеринки по случаю моего ДР на 50-60 человек и почти все гости остаются в полном восторге. Пришло время рассказать, как организовать отличную вечеринку и сколько это стоит. Прежде чем перейти к детальному описанию каждого элемента, я хотел бы рассказать о 3 принципах, которых я придерживаюсь.

В закладки
Аудио

Принцип 1. Начинайте планировать мероприятие заранее.

Если это тусовка на 50 человек, оптимальный срок начала планирования – за 30 дней до дня Х. Это обеспечит широкий выбор доступных площадок, подрядчиков (барменов/диджеев), высокую доступность гостей и, что самое важное, сохранит вашу энергию, т.к. не придётся в последний момент всех обзванивать и ездить в магазин по ночам. В один год я начал планировать вечеринку за 4 дня. В итоге мне пришлось взять отпуск на 3 дня, чтобы успеть и в итоге я всё равно забыл проработать очень важный элемент – еду.

Принцип 2. Добивайтесь максимального вовлечения гостей.

Не стоит «приглашать» добавлением в группу в telegram. Напишите каждому, получите от него подтверждение за 30 дней, а затем снова за 5 дней. Также можно запустить короткий опрос, чтобы узнать ожидания гостей (например, в части еды и напитков). Таким образом, получится обеспечить высокую «явку» гостей и эффективно планировать размер мероприятия.

Принцип 3. Контролируйте затраты на вечеринку.

Расходы на тусу могут растянуться и до 5-10 тыс. руб. на человека, а за 50 чел. это 250-500 тыс. руб., что сделает брешь в личном бюджете и отобьёт любое желание повторять такие мероприятие в будущем. Избежать излишних расходов поможет детализация всех затрат, сравнение предложений на рынке и отказ от дорогих позиций (например, креветки в кейтеринге, или односолодовый виски в барной карте).

Итак, весь процесс состоит из 5 элементов.

1. Площадка.

Это первое с чего нужно начинать, в идеале за несколько месяцев, чтобы был большой выбор доступных опций. Для поиска лофтов я пользуюсь двумя агрегаторами – speedrent.ru и bash.today. Также есть лофты, в которые можно позвонить напрямую – на дизайн-заводе Флакон, на Трёхгорной мануфактуре. При выборе площадки, помимо доступности в дату мероприятия, я обращаю внимание на следующие параметры:

  • Вместимость. В идеале, в лофте должно быть 1 основное помещение, где комфортно разместятся все гости. Очевидно, что эта комната не должна быть слишком маленькая, однако также стоит исключить варианты, вмещающие в два раза больше человек, чем вам требуется, т.к. гостям под конец вечеринки будет неуютно там веселиться, когда половина уже разойдется. В хорошем лофте в дополнение к основному помещению есть небольшие комнаты для подрядчиков/ общения гостей (например, игры в PS).
  • Расположение. Обязательно в центре. Отлично, если до лофта можно дойти пешком от метро, однако это не обязательное условие. Немаловажна «понятность» расположения самого лофта на территории комплекса зданий. Зачастую площадки находятся в пром. зонах и приходится долго искать то самое здание и тот самый подъезд.
  • Входная группа. Театр начинается с вешалки, а вечеринка со входа в помещение. Грустно встречать площадки с хорошо оформленным интерьером, но входной группой с разбитой плиткой и запахом мусора.
  • Вентиляция. Когда в одном помещении одновременно дышат 50 человек, за час они выделяют более 1000 литров СО2. Воздух должен постоянно обновляться, обращайте внимание на вентиляционное оборудование, кондиционеры или хотя бы на возможность открыть окна.
  • Туалеты. Их должно быть достаточно – минимум 1 на 25 человек гостей, а их состояние должно быть удовлетворительным: без волос в сливе и с новым унитазом.
  • Оборудование. Обязательна барная стойка с раковиной. Если на площадке нет этого элемента, стоит сделать выбор в пользу другого лофта. Нормальная работа барменов невозможна без раковины с проточной водой, поскольку мыть шейкер нужно после каждого коктейля. Для развлечений важны светомузыка и колонки, проектор, микрофон. А вот настольные игры, покер обычно не пользуются особой популярностью на вечеринках. Желательно, чтобы на площадке был холодильник, морозильник, чайник, микроволновка (для подогрева кейтеринговой еды).

Еще пару слов про выбор площадки. Абсолютно нормально оплачивать стоимость лофта через агрегатор, либо вносить предоплату напрямую хозяину при заключении договора аренды. Распространена практика нахождения администратора на площадке во время мероприятия, что вполне разумно. Касательно организации курения кальяна на вечеринке – это лишнее, на мой взгляд, не так много людей захотят его покурить, а качество обычно довольно низкое.

2. Бар.

Искренне считаю бар сердцем любой вечеринки. Важнейшие элементы организации бара помимо барной стойки с раковиной:

  • Персонал. Стоит выбирать проверенных барменов по рекомендации из расчета 1 бармен на 25 гостей. В один год я пригласил 1 бармена на 60 гостей, что привело к коллапсу – люди физически не могли ничего заказать, стояли в очереди за водой. Я могу порекомендовать Василия (+7 926 307 30 16). У него есть своя команда (до 7 человек), посуда и профессиональный подход к работе.
  • Посуда. Никакой одноразовой, только стеклянная посуда. Планирование количества посуды должно исходить от барной карты. Открою секрет – каждый вид коктейля должен подаваться в определенном бокале (виски-сауэр в рокс, а дайкири – в коктейльную рюмку). В идеале посуду должна предоставить команда барменов или площадка. Альтернативный вариант – закупить её в Metro, либо на сайте presentbar.ru, либо взять напрокат у сторонней компании. Это может стоить дорого – до 10 тыс. руб. за комплект на 50 чел.
  • Уборка. Гости имеют свойство оставлять бокалы по всему лофту, а также за его пределами, в туалетах и т.п. Нужно заранее нанять уборщицу, которая будет их собирать и мыть или договориться с командой барменов об этом (если работает только 1 бармен, он не сможет всё собирать и мыть).
  • Лёд и яичный белок. Есть выражение «Лёд и пена – хлеб бармена». Без этих двух элементов нет бара. Лёд обычно заказывают сами бармены. Оптимально заложить 1 кг льда на 1 гостя. Пену, т.е. яичный белок, нужно заказать самому на сайте masterskaya-sporta.ru за пару дней до мероприятия, чтобы он был свежим и не имел специфичного запаха.
  • Барная карта. Опросите гостей, составьте список коктейлей, не забудьте про пиво, сидр, вино. За основу можно взять мою барную карту ниже в приложении.
  • Закупка напитков. Лучше закупать напитки самому, чтобы контролировать свой бюджет и выбирать выгодные предложения. Считаю Metro лучшим местом для этого, т.к. в Ашане нет всех позиций, а в других сетях дороже. Плюсом Metro также является малое число покупателей, что делает процесс покупки комфортным. Расскажу про хитрость – лучше закупаться в два подхода: за 30 дней до мероприятия и за 7 дней. Дело в том, что Metro организует скидки сроком на 3 недели по различным позициям. Получается, что за 30 дней можно купить виски и апероль со скидкой 30%, а за 7 дней ром и джин с такой же скидкой, при этом, на виски скидки уже не будет. Что касается скидок в simplewine.ru, которые предлагают ряд подрядчиков, то они актуальны только на вино, поскольку другой алкоголь там представлен в ограниченном и довольно дорогом ассортименте. Не стоит забывать про безалкогольные напитки, цитрусовые для коктейлей (на 50 чел. нужно 10 кг. лимонов, лаймов, апельсинов), трубочки и т.п. Подробный список продуктов, которые оптимально закупить для вечеринки на 50 человек ниже в приложении.

3. Еда.

Лучший способ сделать человека счастливым – вкусно накормить его! В прошлые разы я заказывал разную еду через Delivery Club и это было неудовлетворительно – сложная логистика с доставкой, гостям не удобно открывать запечатанные пакеты, еда быстро остывает и т.п. С задачей лучше всего справится кейтеринг и он не такой дорогой, как кажется на первый взгляд. Рекомендую разместить заявку на мероприятие на агрегаторе caterme.ru и в течение дня вам напишут более 10 компаний с предложениями. Я взял меню каждой компании и просчитал, сколько руб. я заплачу за каждый грамм еды. Удивительно, но цена за 1 гр. куриного шашлычка у одного поставщика может отличаться от другого в 2 раза, а за 1 гр. сырной тарелки – в 3 раза. В итоге я выбрал поставщика высокого качества с сотней восторженных отзывов и хорошими фото с самыми низкими ценами за еду (Rii&Lee Catering, Александр Ли +7 967 079 38 78). Однако, даже самый бюджетный поставщик по некоторым позициям закладывает огромную маржу, поэтому, например, сырную тарелку лучше сделать самому, купив швейцарский пармезан в Metro по 1200 руб. за кг. Список позиций кейтеринга для заказа ниже во вложении. В разгар вечеринки будет здорово заказать пиццу. Также, не стоит забывать про апогей вечеринки – торт, который лучше всего заказать заранее. Могу порекомендовать napoleoncake.ru

4. Развлечения.

Логично, что просто напоить и накормить гостей в приятном месте недостаточно и их нужно развлекать. В идеале стоит подготовить программу мероприятия. Хорошие варианты развлечения гостей:

  • Презентация со слайдами о каждом госте. Каждый хотел бы услышать приятное в свой адрес и получить немного внимания.
  • Открытый микрофон с пожеланиями виновнику торжества.
  • Интеллектуальная игра. Здорово поделиться на команды и провести Quiz, однако важно предусмотреть, чтобы ведущий знал, как это делается и был знаком с контентом.
  • Танцы. Без музыки не обходится ни одна вечеринка. Нужно заранее найти профессионального диджея, убедиться, что на площадке есть необходимое оборудование и составить плейлист. У диджеев разные вкусы, важно, чтобы они совпадали со вкусами гостей. К сожалению, ни один из приглашенных диджеев не вызвал восторженных отзывов моих гостей, поэтому не могу порекомендовать конкретных подрядчиков.
  • Караоке. Хороший формат для завершения вечеринки, когда остались самые стойкие.
  • Фотограф. Качественная фотосессия мероприятия понравится гостям и будет что выставить в Instagram.
  • Кикер, настольный теннис. Отличные развлечения, если имеются на объекте. Минусом может стать желание поиграть многих гостей, а играть могут только 4 человека.
  • Настольные игры, покер. По моему опыту, они не пользуются особой популярностью на вечеринках.
  • Кальян. Как я уже говорил ранее, качество подготовки выездных кальянов обычно низкое и не так много желающих подымить.

5. Прочие важные детали.

Если вы приглашаете гостей из разных компаний, шансы, что они запомнят имена друг друга в условиях громкой музыки стремятся к нулю. Хорошая идея – распечатать бейджи с именами гостей и раздавать их на входе. Еще одним интересным элементом могут быть контрольные браслеты; они создадут клубную атмосферу. Касательно подарков – большинство гостей посчитали нормальным денежный подарок с конкретным указанием бенчмарка, что облегчает их подготовку к мероприятию и максимизирует полезность для организатора.

Надеюсь, что моя статья поможет вам в организации мероприятия.

Приложение 1. Барная карта
Приложение 2. Бюджет вечеринки на 50 чел., 6 часов

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Максим Носков", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 27, "likes": 19, "favorites": 101, "is_advertisement": false, "subsite_label": "life", "id": 63041, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Sun, 31 Mar 2019 22:50:02 +0300", "is_special": false }
0
{ "id": 63041, "author_id": 277108, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/63041\/get","add":"\/comments\/63041\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/63041"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 199123, "last_count_and_date": null }
27 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
23

Отличная статья для тех, у кого есть друзья....

Ответить
7

А так же сотен на днюху.

Ответить
0

... и деньги

Ответить

Комментарий удален

8

лофтов

- Добро пожаловать в наш оупенспейс
- Но это же заброшенный подвал
- Это лофт
- Но там в углу крысы доедают наркомана
- Это перформанс
...
Ну и так далее.

Ответить
4

По личному опыту: самые лучшие тусовки — это спонтанные тусовки

Ответить
2

Пива не маловато? По 6 бутылок хуардена и 6 короны

Ответить
0

Вот я тоже так думал, что мало и на самом деле закупил около 50 бутылок, а выпили только ~12, потому что коктейли были вкусные

Ответить
1

Как раз так и начинаются успешные истории event management агенств)

Ответить
1

Презентации с инфо о каждом участнике+пожелания изменнику от 50 человек. Вот тебе и прошли 6 часов

Ответить

Комментарий удален

2

Почему?

Ответить
0

Почему нет, если финансы позволяют?

Ответить
0

Заржал почему-то)

Ответить
0

Бейджи на дне рождения - это немного странно)

Ответить
1

Это пипец странно, а не немного

Ответить
–5

Какая-то тусовка нищебродская, без обид.
У меня др 20 сел ушло 150, ещё легко отделался.
Ну и как без кальянов, а? Вот соцопрос проведи среди друзей, кто любит кальяны, 70% же точно.
Одна бутылка белого вина? Ещё и вина дерьмовые 100%.
Такая тусовка подойдёт студентам, возможно. Потом и качества хочется, да и друзей столько не остаётся.

Ответить
–3

Кальян, простите, для пидоров.

Ответить
0

Нахуй кальяны, когда есть орех?

Ответить
0

Не нашёл в статье дату и место проведения мероприятия (

Ответить
0

5 марта 2020 г. О месте сообщу чуть позже;)

Ответить
0

А цель этой сходки халявщиков какая?

Ответить
0

Подарки же

Ответить
0

Кажется что прибыли в данном проекте не будет) 50 челов которые тебя видели пару раз в жизни принесут максимум открыточку

Ответить
0

Довольно странный подбор продуктов/напитков.
Допустим, я попадаю на подобное мероприятие, а я попадал на такое уже, и что, тут не угощают? На рожи смотреть?

Самые лучшие др - на природе. Даже зима и мороз не помеха.
Напитков со жратвой должно быть валом, чтобы всем хватило.

Только убирайте за собой.

Ответить
0

В табличке указаны только те, что по факту съели и выпили гости. Конечно я закупил больше пива, вина, еды, но осталось целая куча.

Ответить
0

Король вечеринок.рф

Ответить
0

Это что за пицца у Папы джонса за 7к?

Ответить
0

С золотым напылением?)

Ответить

Комментарий удален

{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "Article Branding", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cfovx", "p2": "glug" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Баннер в ленте на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "disable": true, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } }, { "id": 20, "label": "Кнопка в сайдбаре", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cgxmr", "p2": "gnwc" } } } ] { "page_type": "default" }