Организация времени v. 2.0

Вам знакомо ощущение недостатка часов в сутках? Вы замечали, что пропустили очередной этап взросления ребенка или с удивлением обнаружили, что как-то очень быстро прошел месяц/сезон/год? Опять нет времени пообедать? Если это так, то вы крутитесь в таком же колесе, в котором был и я. Рабочих задач у меня было гораздо больше, чем времени на их выполнение. Отсюда переработки, постоянная усталость, кофе и энергетики и, как следствие, выгорание.

Мой путь к тайм менеджменту

Так работать больше было нельзя, поэтому я взялся за организацию своего времени. Расписал свой идеальный день. Потом неделю. Потом внедрил этот график, заполняя выделенные слоты времени реальными задачами в календарь. Я заметил явное повышение эффективности выполнения задач, улучшение самочувствия, стало больше времени для общения с близкими людьми.

Следующим шагом я внедрил такое планирование для каждой должности в компании, где работал. Каждому сотруднику я объяснил как вести свой календарь, по какому принципу вносить в него задачи и как держать его всегда актуальным. Потом какое-то время контролировал, что каждый сотрудник честно ведет календарь и вносит туда все свои задачи.

Этот простой инструмент позволил в корне изменить работу компании. Сотрудникам стало легче работать и значительно снизилась текучка кадров. Количество ошибок в работе значительно уменьшилось, что улучшило качество нашего продукта и повысило лояльность клиентов. А главное, работа приобрела системный, прогнозируемый характер и больше не была похожа на спринтерский забег.

Что делать, когда задач больше, чем времени на их выполнение?

Правильный ответ на этот вопрос: расставить задачи по приоритетности и выполнять их по порядку от наивысшего приоритета к наименьшему. Как же выставлять приоритетность задач? Подумайте, в какой срок и какую пользу эта задача может вам принести. Следует отдавать наибольший приоритет задачам с самой большой ожидаемой отдачей (например, в денежном эквиваленте) за наименьшее время выполнения.

Если вы не успеваете выполнить задачу в этот день, т.к. заняты задачами большего приоритета, то не забудьте предупредить человека, который от вас эту задачу ждет и обозначить новые сроки ее выполнения. Не советую сдвигать эти сроки более 1 раза, иначе о вас будет впечатление как о несерьезном человеке, который всегда нарушает свои обещания. Исходя из этого, лучше закладывать буфер около 20% в то время, которое сообщаете. Этого должно быть достаточно, чтобы покрыть непредвиденные обстоятельства.

Все не запланируешь

Это мне отвечал каждый второй сотрудник при попытке внедрения системы управления временем. И это правда. В течении дня у вас будут появляться незапланированные задачи, звонки от клиентов, ошибки, которые надо срочно исправлять, срочные задачи от начальства и т.д. Для этого в календаре должны быть буферы времени, которые я расставил перед обедом и уходом домой, защищая тем самым личное время сотрудников.

Важное правило таких буферов - занимать их только в те дни, в которые вы их запланировали. Если вы их занимаете на несколько дней вперед - вы себя обманываете и не найдете нужное время когда возникнут незапланированные задачи в эти дни. Кроме дневных буферов, я планировал недельные, предусмотреные для тех задач, которые требуют больше времени на разбор и анализ.

Правила создаются для того, чтобы их нарушать

Важно понимать, что вы создаете план не для того, чтобы свято по нему идти, независимо от того, какие задачи появляются на пути. Но и обратной крайности не нужно: хвататься за все, что появляется, иначе вы так ничего не доведете до конца. Наиболее эффективное решение для данной ситуации будет сравнивать приоритетность той задачи, которая появилась с теми, которые уже запланированы и вносить ее в план работ согласно этому приоритету. Тогда вы всегда будете заниматься наиболее важными задачами на данный момент.

Такой подход создает вам управляемую ситуацию, когда перед глазами весь список задач и вы можете осознанно принять решение, какие из них наиболее приоритетны на данный момент.

Как всегда держать список задач и календарь актуальным?

Нет смысла единожды заполнить список задач или календарь, если вы не будете пользоваться ими на ежедневной основе как инструментами, позволяющими вам быть наиболее эффективным. Появилась задача - ее надо внести в список, определив приоритет. Договорились о встрече - сразу внесите в календарь, чтобы не забыть.

Я пользуюсь списком задач и календарем как местом хранения данных, выгружая всю информацию из головы. Полагаться на свою память - не лучшая идея. Я, например, могу рассказать стих, который учил в школе, или спеть дословно песню исполнителя, который мне не интересен, но попроси меня перечислить все решенные задачи за сегодняшний день - вряд ли получится, не упустив чего-то.

_______

Как и в любом деле “дьявол кроется в деталях”, поэтому, когда вы начнете заниматься самоменеджментом, у вас появятся много вопросов, которых вам придется решить для себя:

В рамках одной статьи всего не рассказать. Если вы решите, что так работать больше нельзя и надо что-то менять, чтобы освободить время для своих хобби или родных и близких людей, вам предстоит собственный путь проб и ошибок. Не лишним будет советоваться с ментором, который этот путь уже прошел, если в вашем окружении такой человек есть. Иногда, мелкий лайфхак, например, перевести телефон в виброрежим или отключить уведомления во всех отвлекающих чатах, способен спасти много вашего времени, положительно сказаться на способности сфокусироваться на выполнении задач и, как следствие, повысить эффективность вашей работы.

Успехов на этом пути всем, кто на него решился! Надеюсь, мой опыт будет вам полезен.

Источник: Курс “Тайм менеджмент: делай больше, не жертвуя личной жизнью”. Автор: Антон Кучер (с)