Кейс Zolla: как снизить затраты на командировки на 30% в год

Арина Блохина из Zolla поделилась своим опытом и рассказала, как компания оптимизировала организацию командировок и смогла снизить затраты на бизнес-поездки.

Бренд Zolla существует с 2004 года, в России у нас больше 400 магазинов. Представительства компании покрывают 80% территории страны, при этом у нас есть партнеры за рубежом – например, в Китае и Бангладеш. Поэтому командировки – важная часть наших бизнес-процессов. Сотрудникам приходится совершать десятки поездок для решения самых разных задач: от контроля работы магазинов, до ведения переговоров с партнерами в разных регионах и странах.

Сегодня мы поделимся своим опытом: как мы оптимизировали организацию командировок и тем самым смогли снизить затраты на поездки на 30%, а на проживание в гостиницах – на 20% в год.

Изначально процесс организации командировки в компании выглядел так:

Когда возникала необходимость поездки, сотрудник и его начальник согласовывали командировку, а затем запускали процесс подбора отеля и билетов. У нас был список из нескольких агентств, через которые мы бронировали поездки, в каждое из них отправлялись заявки.

То есть каждая командировка организовывалась как бы с чистого листа – сотрудники сами решали, когда подать заявку на командировку, согласовывали список документов для ее оформления, варианты перелета и проживания выбирали на основании предложений нескольких агентств.

На все это уходило немало времени и сил, поэтому мы задумались о том, чтобы формализовать процесс. Для этого создали список правил (их часто называют тревел-политикой). В нем мы прописали сроки подачи заявок (за сколько дней до поездки за исключением внеплановых командировок),какие документы нужно сохранять (чеки и т.п.), ограничения по типам и стоимости билетов. Все это позволило сделать процесс организации поездок более упорядоченным.

Одним из шагов по снижению издержек стало внедрение графика командировок. Он довольно условный, многие поездки из-за специфики ритейл-бизнеса предусмотреть невозможно, но хотя бы иногда мы можем сэкономить – ведь при бронировании билетов и гостиниц заранее можно заплатить меньше. Порой экономия достигает 50% .

Кроме того, от ручной работы с несколькими агентствами мы перешли на онлайн-сервис бронирования – такие продукты существуют и для b2b-сегмента. Даже несколько агентств сразу не помогут составить картину всего рынка, а автоматизированная система видит тысячи предложений сразу, их можно сортировать и находить предложения с более низкими ценами.

Работа с одним поставщиком вместо нескольких упрощает и работу бухгалтерии: документооборот автоматизирован и ведется только с одним контрагентом.

При работе с офлайн-агентствами проводить аналитику, чтобы выбрать самый выгодный момент для поездки, почти невозможно. При этом, покупка билетов заранее во многих случаях приносит значительную экономию. После перехода на онлайн-сервис бронирования, мы стали активно пользоваться доступными там функциями аналитики.

Например, у наших сотрудников есть любимые отели в Китае, теперь мы можем смотреть, когда заселяться в них выгоднее всего. И конечно, мы сравниваем ценовую политику похожих по уровню отелей, это позволяет подобрать хорошую альтернативу в том случае, если ехать нужно в определенные даты, а у нашего любимого отеля в это время не самая низкая цена.

В поездках довольно часто возникают различные форс-мажорные ситуации: переносы и задержки рейсов, отсутствие забронированных номеров или каких-то данных в системе отеля. В итоге сотрудники могут опаздывать или получить отказ в заселении в отель. Иногда это выясняется глубокой ночью.

Раньше у нас не было отлаженных процедур для реагирования в подобных случаях. Если поездка происходила в день, когда компания не работает, или ночью - иногда сотрудникам приходилось самим пытаться разобраться в ситуации, например, звонить в тревел-агентство.

Эта проблема также решилась с помощью перехода на сервис бронирования. Мы обращаемся в круглосуточную службу поддержки, которая напрямую решает все вопросы. Это очень удобно.

Перестройка процессов, связанных с командировками, заняла какое-то время, но результат оказался очень хорошим. Создание тревел-политики упростило организацию поездок, теперь у нас есть четкие правила для заявок, ведению отчетности и т.п. Это экономит время сотрудников, которые участвуют в организации командировок.

Отказ от работы с разными поставщиками и переход на автоматизированный сервис бронирования также позволил экономить ресурсы. Теперь у нас есть доступ к большему числу вариантов бронирования, в том числе с более низкой ценой, и возможность попросить помощи в форс-мажорной ситуации. В итоге мы экономим расходы на авиабилеты снизились примерно на 30%, а отелей – на 20% в год!