«Многим некомфортно задавать вопросы на публике»: мы создали продукт для онлайн-мероприятий и сделали выручку в 22 млн ₽

История о том, как наш бизнес по разработке ИТ-решений для мероприятий почти не пережил 2020 год, но мы перестроили продукт под онлайн, в 13 раз увеличили количество клиентов — и реализовали проект для Skolkovo Startup Village.

Привет! Я — Илья Чертилов, сооснователь платформы Eventico. Мы с партнёрами много лет делаем сайты и сервисы для мероприятий. Наша компания приносила доход, а потом случилась пандемия, которая чуть не разрушила рынок. У нас на 70% сократилось количество клиентов. Чтобы не потерять остальных, мы за два месяца перестроили продукт и разработали платформу для онлайн-мероприятий. Это позволило в 13 раз увеличить количество клиентов и повысить выручку по онлайн-событиям с 2 млн рублей до 10 млн рублей. Об этом и расскажу.

В 2014 году партнёр запустил компанию Ruvents. Компания разрабатывала ИТ-решения для мероприятий — сайты, интерактивные сервисы аккредитации, приём платежей за участие в событии. С помощью наших сервисов состоялось более 1500 мероприятий, в том числе для «‎Сколково», Cisco и Microsoft.

В начале 2020 года мы в четвёртый раз участвовали в организации Skolkovo Startup Village — ежегодной международной конференции для технологических предпринимателей. Успели собрать сайт мероприятия с личным кабинетом и оплатой билетов, наполнили страницу программой, добавили функцию назначения живых встреч на мероприятии между стартапами и инвесторами.

Но в марте конференция оказалась под угрозой срыва: началась пандемия, всех отправили на самоизоляцию. Это грозило нам убытками, так как уже подписали документы с заказчиком и начали работу. У нас было два договора:

• на 1,5 млн рублей — контракт на создание сайта для мероприятия — в случае отмены события заказчик мог расторгнуть договор и ничего не заплатить;
• на 800 тысяч рублей — агентский договор, по которому мы брали на себя продажу билетов на мероприятие.

Но «‎Сколково» решил провести конференцию онлайн. Тогда этот формат только зарождался и на рынке не было готовых решений. Организаторы онлайн-мероприятий предлагали ‎сборную солянку — запустить лендинг на конструкторе, интегрировать в него сторонний виджет чата и плеер трансляции. Это довольно скучный формат, когда участники видят только «говорящую голову». Мы нашли как минимум три серьёзных недостатка этого решения.

Первый недостаток — низкая вовлечённость

Зрители теряли интерес к мероприятию меньше чем за час. Это подтвердила наша внутренняя статистика. Аудитория находила миллиард причин, чтобы покинуть трансляцию: отвлекали дети, питомцы и домашние хлопоты.

Мы понимали: недостаточно просто транслировать выступление спикера, нужны механики по удержанию аудитории, элементы геймификации. Например, бонусы за активность в чате, квизы, персональные рекомендации.

Но на тот момент таких решений не предлагали: до пандемии спрос на онлайн-мероприятия был низкий, поэтому рынок только формировался.

Второй недостаток — нет аналитики

Невозможно собрать полные данные, когда в страничку мероприятия встроено множество сторонних виджетов. Пользовательский путь выглядел так: чтобы посмотреть трансляцию, нужно войти через аккаунт в соцсетях, чтобы проголосовать — авторизоваться в сервисе голосования Mentimeter, оставить комментарий — залогиниться в виджете комментариев. При таком сценарии не получится собрать единый цифровой след: на каких сессиях побывал участник, какие он добавил в избранное или лайкнул, сколько вопросов задал.

Третий недостаток — нарушение закона

Бизнес должен хранить личные данные пользователей на российских серверах, согласно 152-ФЗ «О защите персональных данных». Это невозможно, если организатор мероприятия использует виджеты иностранных компаний-разработчиков: собранные ими данные хранятся на зарубежных серверах.

Мы решили создать свой продукт — платформу с собственными, а не сторонними модулями. Причём действовать надо было быстро: мы хотели сохранить крупного клиента — «‎Сколково».

У нас не было времени искать сторонних разработчиков и дизайнеров, поэтому попросили помочь наших сотрудников из Ruvents. Привлекли двух разработчиков, двух сотрудников поддержки и двух специалистов по проектированию. Мы работали в бешеном темпе, у всех были переработки, но команда отнеслась к этому с пониманием.

Во-первых, в ивент-сфере часто ненормированный график — приходится подстраиваться под тайминг заказчика.

Например, когда в мероприятии есть конкурс, приходится выкатывать изменения под закрытие очередного этапа состязания. Или, допустим, убрать баннеры с возможностью купить билеты и зарегистрироваться на мероприятии. Эти изменения обычно приходятся на полночь с воскресенья на понедельник. Не все процессы можно автоматизировать, некоторые требуют участия разработчиков и менеджеров по контенту.

Во-вторых, для сотрудников разработка платформы стала вызовом, им было интересно создавать новый продукт, у которого нет аналогов на российском рынке.

Кроме того, мы выстраиваем в компании доверительные отношения и культивируем идею работы над общим проектом. У нас нет директивно спущенных заданий, мы просто пришли к команде и объяснили, что любимый клиент нуждается в помощи и надо что-то придумать.

Мы отталкивались от потребностей организаторов и гостей. Задачи организаторов — придумать, как вовлечь аудиторию и собрать «цифровой след» — данные о количестве посетителей и их активности. Гостям же был важен эффект присутствия на мероприятии — послушать спикеров, посетить стенды и пообщаться с другими участниками.

Вот что мы для этого придумали.

Организовали коммуникацию между участниками

Самое важное на мероприятиях — общение между посетителями. На офлайн-событиях гости могут подловить спикера после сессии и задать ему вопрос или обменяться контактами. Создать такую же неформальную атмосферу в онлайне сложно.

Мы придумали решение — транслировать сессии в отдельных виртуальных залах и привязывать к каждой свой чат. Участники могли свободно переписываться и отправлять спикерам вопросы через специальную форму — аналог модерируемых вопросов. Спикеры могли ответить устно или письменно.

Реализовали механизм назначения встреч

На Skolkovo Startup Village фаундеры знакомятся с инвесторами и назначают им встречи для презентации своих проектов. Мы придумали, как делать это онлайн.

Разработали модуль назначения встреч: участник может найти инвестора в списке участников, посмотреть его свободные слоты на время конференции и предложить встречу. Если инвестор подтверждает встречу, платформа генерирует ссылку, и в назначенное время стороны приходят в виртуальную комнату.

Назначить встречу можно не только инвестору, но и любому спикеру или гостю мероприятия.

Оцифровали выставку

На офлайн-мероприятиях участники приезжают на площадку и рассматривают стенды. Мы сделали 3D-изображения экспонатов и фильтры поиска. На каждом стенде разместили подробную информацию об участнике — стадия развития, выручка, конкурентные преимущества и требуемые инвестиции. Всего на выставке представили более 200 виртуальных стендов.

Настроили сбор аналитики

Обычно организаторы офлайн-мероприятий не знают, сколько человек посетило выставку и к каким результатам это привело. Мы же смогли всё посчитать, например, сколько человек пришли и сколько из них написали экспоненту. Для этого использовали внутренние инструменты.

Также мы настроили модуль обратной связи по каждой сессии.

За два месяца мы полностью настроили платформу, и в мае 2020 года на ней прошла конференция Skolkovo Startup Village. Трансляция на платформе набрала 185 тысяч просмотров, на внешних ресурсах — YouTube, VK и Facebook, — более 1,2 млн просмотров. Конференцию посетили участники из 100 стран. Вовлечённость была высокой: сессии смотрели до конца.

Организатор и участники остались довольны результатами, а мы сделали два открытия:

• онлайн-конференции гораздо прозрачнее, чем офлайн: получается собрать больше данных об участниках. Например, платформа зафиксировала, что участники назначили 854 встречи, а спикерам задали 210 вопросов;
• участники онлайн-конференции активнее: многим некомфортно задавать вопросы на публике, перед экраном компьютера проще решиться. По нашим данным, во время офлайн-сессии участники задают не более 5–10 вопросов, а онлайн — 40–50.

Эти результаты вдохновили нас продолжать, хотя мы почти не заработали на первом проекте. Получили от заказчика около 2 млн рублей и почти столько же потратили на зарплаты команде.

Со временем мы научились запускать индивидуальную платформу для клиента за полторы недели силами двух сотрудников. Себестоимость работ снизилась более чем в 10 раз, цены для клиентов тоже уменьшили — в 2,5 раза.

После Skolkovo Startup Village к нам начали обращаться новые клиенты, например, организаторы конференции Яндекса Yet another Conference on Education и Форума «Открытые инновации».

О нас узнавали по трём каналам:

• сарафанное радио;
• нетворкинг: рынок ивентов большой и одновременно тесный, поэтому мы с многими знакомы и сами рассказываем про наш продукт;
• другие наши продукты. Клиенты Ruvents узнают об Eventico и приходят к нам с другими задачами.

Спустя несколько заказов мы выделили новый проект в отдельный бренд — Eventico. Это SaaS-решение с определённой степенью кастомизации, мы можем менять внешний вид платформы, частично дорабатывать функциональные модули, интегрировать сторонние системы. За год нам удалось привлечь 13 новых клиентов, а с мая 2020-го до конца 2022 года сделать выручку около 22 млн рублей.

Без фейлов тоже не обходилось. На одном из первых онлайн-мероприятий не рассчитали нагрузку на инфраструктуру платформы, и трансляция на одну минуту упала. Эфир больше нигде не транслировался — ни на YouTube, ни на других ресурсах, поэтому было суперстрашно и стрессово. К счастью, мы быстро восстановили вещание, но запомнили этот урок и полностью переписали некоторые модули, которые были собраны наспех в самом начале.

Мы по-прежнему конкурируем с компаниями, которые предлагают лендинги со сторонними виджетами. После 2020 года их стало много, и они хорошо себя продают. А мы только в 2023-м решили заняться продвижением: до этого были очень заняты оптимизацией разработки. Сейчас ищем маркетолога, который сможет глубоко погрузиться в продукт. Если знаете такого, пишите в личные сообщения на сайте.