Как спикеру не опозориться на конференции: 20 советов по подготовке презентации и выступления

Это Атвинта. Недавно мы выступили на РИФ-2023 — одном из крупнейших диджитальных форумов года — и сразу с двумя докладами. Поспикерили сами, послушали других, и составили список советов, которые помогут сделать сочную презентацию и понравиться публике.

Все секреты раскроет наш редактор Ирина Солощенко.

Большая часть моей работы в Атвинте — это кейсы, статьи и соцсети. Также я помогаю нашим ребятам подготовиться к конференциям:

• придумываю темы выступлений;
• питчу организаторов, отправляю заявки;
• помогаю придумать тезисы и структуру доклада;
• редактирую презентацию;
• работаю с дизайнером по оформлению презентации;
• провожу прогон со спикером и помогаю выстроить спич.

Рекомендации по подготовке к конференции разбила по этапам. Именно эти действия помогли нам успешно выступить на одной сцене с крутышами вроде Сбера, Мосбиржи и других крупных компаний-спикеров РИФа.

Есть 4 критерия для идеальной темы.

Не стоит гнаться за охватной или хайповой темой, в которой нет опыта. Пустой доклад не заинтересует публику, и коммерческого эффекта от конференции компания не получит. Лучше остановиться на том, в чем разбираешься, тогда получится насобирать фактуру и динамично раскрыть тему.

Для РИФ я генерила темы на основе проектов нашего агентства. Мы успешно работаем с госзаказчиками, умеем делать продуктовую разработку и хорошо разбираемся в EdTech. Например, на VC публиковали статью о разработке образовательной платформы.

Организаторам предложила 4 темы из этих областей, и в итоге нас взяли с двумя докладами: в продуктовую секцию и в секцию импортозамещения. Когда приступили к подготовке презентаций — легко собрали фактуру, потому что у компании было много практики и живых примеров к докладам.

Ок, нащупали «свои» темы, а теперь надо найти пересечения с повесткой конференции. Если питчить организаторов нерелевантными запросами — то получишь не только отказ, но и репутацию компании, которая зря тратит чужое время.

В пиаре важно выстраивать отношения с организаторами, СМИ, журналистами, и никому не понравится бездушный питч, в котором компания не старается быть полезной, а только жаждет охватов и внимания аудитории. Поэтому любое обращение составляется индивидуально с учетом тематики и специфики мероприятия.

Если и получится пройти с неудачной темой, то сама аудитория не примет такой доклад, потому что он будет не в кассу. «Что он тут делает?» — подумает зал.

На РИФ мы были как рыбы в воде — это диджитальная конференция, и опыт Атвинты идеально подходил повестке форума.

Конференция требует ресурсов. Часы спикера, редактора, дизайнера, затраты на командировку — это вложения, которые должны принести профит. Сначала надо решить, для чего компании вообще нужна конференция, иначе усилия сольются в никуда.

Вот несколько примеров целей:

• получить лиды от заказчиков из финтеха;
• привлечь в компанию талантливых дизайнеров;
• собрать охват для повышения узнаваемости бренда.

Уже под цель подстраивается все остальное: тема, тезисы, стиль подачи, оформление презентации.

Лучше, когда у спикера есть мэтч с темой — тогда он будет органично и расслабленно чувствовать себя на сцене. Выступление получится динамичным, а не вымученным, так как эксперту будет легко выстраивать речь и подбирать примеры. И обратная ситуация — представьте, как сложно рассказывать о том, что тебе не интересно.

Теперь соберем все 4 критерия — вот где-то тут лежит та самая тема:

Самая важная часть подготовки, потому что аудитория не любит пустые доклады — чем больше практики и пользы, тем лучше впечатление от спикера. Какую бы цель вы не ставили на конференцию, с тухлым выступлением она не будет закрыта.

Рассмотрим, как насобирать мясо для презентации.

Конечно, основной костяк знаний должен исходить от выступающего спикера, но группой получится собрать больше инсайтов и рассмотреть тему под разными углами.

Перед тем, как делать скелет презентации, мы в Атвинте сначала назначаем встречу, на которую прихожу я, спикер и другие коллеги, которые разбираются в теме. Вместе мы обсуждаем, что интересного было из практики по теме. На основе этого формируем тезисы и примерно накидываем, что можно рассказать.

В одном из докладов на РИФе мы рассказывали про нюансы работы с госзаказчиками. Спикером был СЕО агентства Илья Горбаров, а для сбора фактуры мы также позвали проджект-менеджера Екатерину Мурую — она занималась нашими флагманскими госпроектами. Втроем накидали классных кейсов и тезисов, которые пошли в презентацию.

Много примеров для доклада взяли из нашего кейса по созданию дашбордов для ведомства Правительства РФ. О нем рассказывали в статье на VC.

Лайфхак — привлечь ресурсы извне и заранее собрать обратную связь от тех, кто является потенциальной целевой аудиторией выступления. Так можно отшлифовать презентацию до того, как узкие места всплывут уже на конференции.

Все в том же докладе по госсфере у нас был знакомый эксперт в лице GR-менеджера. Мы попросили его дать фидбек по тезисам и рассказать что-то из своей практики на этом этапе получили еще несколько крутых инсайтов.

Тезисы (теория) нужно дополнять примерами (практика). Опыт — это самое ценное, что можно дать аудитории. К тому же, потом эти кейсы пойдут в массы с упоминанием компании.

Мы рассказали, как попали на допрос, работая с госзаказчиком — публика очень оживилась, а в конце секции вокруг нашего спикера столпились другие эксперты и участники, чтобы задать вопросы и поделиться болями на эту тему :)

Еще один кейс по работе с госзаказчиком можно почитать у нас в блоге (казус с допросом случился не тут).

Еще видела такой ход — спикер пересказывал то, что сгенерировал ChatGPT. И это не было выступлением про применение нейросеток. На мой взгляд, не лучшее решение, если хочешь получить от конференции результат.

Если бы я курировала подготовку этого выступления, то рекомендовала бы поделиться экспертизой и не тратить драгоценный тайминг на сгенерированные инсайты.

Важно понимать, кто будет слушать доклад, и исходя из этого выстраивать логику презентации.

Второе выступление Атвинты на РИФ было посвящено импортозамещению ПО — на основе нашего кейса делились рекомендациями, как компании сделать качественный продукт с диджитал-подрядчиком, и к чему нужно быть готовым при разработке альтернативного ПО.

Эту же тему можно было подать иначе для коллег из диджитала. Тогда бы мы рассказали про тонкости аналитики при замещении иностранных продуктов, потому что именно на этом этапе работа отличается от обычного проекта больше всего.

Про аналитику у нас тоже есть статья.

Теперь нюансы по сборке слайдов.

В презентации должен быть слайд о компании/спикере, и здесь часто рассказывают только о главных достижениях. Лучше дополнить информацию фактами о том, почему компания не просто крутая, а разбирается именно в этой теме. Так у аудитории будет больше доверия: «Похоже, этот парень знает, о чем говорит».

Прикладываю для примера наши слайды. В качестве доказательства экспертизы приводим места в тематических рейтингах, конкретные проекты и затраченные на определенный вид задач часы.

Текстовые тезисы практически не фотографируют, а вот на макетах, таблицах, схемах и QR-кодах телефоны сразу поднимаются в воздух.

Людям нравится фиксировать такие материалы — во-первых, потому что создается ощущение, что они уносят секретные инсайды, раз вы дали рабочий файл. Во вторых — действительно в них обычно содержится польза из внутряков.

Если человек унесет что-то с выступления не только в голове, но и в телефоне, то доклад ему запомнится больше, так что свои наработки не будут лишними.

Мемы про рыбов и двух собак попадаются в каждой второй презентации. С одной стороны, с такими шуткам аудитория точно поймет отсылку, с другой — приелось :) Однако юмор делает выступление более живым и динамичным, поэтому разбавить слайды смешными картинками будет в тему.

Сами тоже тут попались: добавили мем с Леонардо Ди Каприо, и буквально у следующего спикера была та же картинка :)

Базовое правило — минимум текста. Он должен быть крупным, чтобы было видно даже на дальних рядах. Писать на слайде короткие тезисы, а пояснения проговаривать вслух. Картинки лучше выносить отдельно. Придется добавить больше слайдов и пощелкать пультом, зато аудитории все будет видно.

Почему это важно — на выступлении человек впитывает информацию глазами и ушами. Уши заняты спичем, а глаза — презентацией. Если в презентации бардак, то все ресурсы восприятия уйдут на разборки с визуалом.

Пока человек пытается понять, что там на слайде, он перестает слушать речь, в итоге оба потока информации проходят мимо. Терять внимание со сжатым таймингом — непозволительная роскошь, так что мы делаем презентации минималистичными и аккуратными.

Теперь репетируем. Рекомендую не пропускать этот этап, потому что именно тут картинка собирается полностью. Во время прогона приходит понимание объема фактуры, а также идеи, как докрутить презентацию.

Заранее узнайте у организаторов, сколько времени дается на спикера, и запустите секундомер перед репетицией. Лучше включить именно секундомер, а не таймер, и посмотреть, на сколько минут получилось.

Так спикер выложит мысли по всем тезисам, и в распоряжении будет полный рассказ для редактуры, если получилось слишком много. Информация не потеряется из-за строгих рамок, и можно будет оставить наиболее удачные части рассказа, а остальное урезать.

Если попадаются места, где спикер запинается и долго думает, то лучше их убрать вообще или подать иначе. Затык повторится на конференции с вероятностью 90%, а в ответственный момент это может сильно сбить выступающего.

Кто будет слушателем? Дизайнеры, производственники, предприниматели? От этого зависит стиль повествования.

Люди из индустрии поймут термины и профессиональные шутки, а вот если спикер читает лекцию по цифровой грамотности для населения — нужно говорить простым языком и приводить примеры на понятных каждому темах.

Сделали презентацию, отрепетировали, приехали на конференцию, осталось получить овации публики! Для этого этапа тоже есть несколько рекомендаций.

Дополнительный пиар и больше вероятность, что название компании запомнится.

Иногда конференции похожи на бесконечный цикл: послушал — похлопал — послушал — похлопал. Чтобы вытащить людей из этого потока, нужно с ними пообщаться. Например, задать вопрос или попросить дать реакцию: «Поднимите руку, если…». Так аудитория взбодрится и будет слушать внимательнее, а спикер из очередной говорящей головы превратится в неравнодушного собеседника.

Многие переживают перед выступлением даже на небольшую аудиторию. Есть лайфхак — прямо сказать о волнении аудитории. Когда заявляешь об этом чувстве, сразу становится легче, плюс у слушателей появляется дополнительная эмпатия, и зал старается поддержать спикера вовлеченностью.

Просто не надо.

Когда базовые потребности закрыты, любые дела идут лучше, особенно такие ответственные, как выступления на конференциях. И помните — вы умнички, у вас все получится!