Как я снизил процент брака на производстве, избавившись от пальцев замерщиков

Всем привет! На связи Саша, и сейчас я расскажу о том, как с помощью простых и бесплатных решений мне удалось снизить процент брака в нашем небольшом производстве. Добавлю немного контекста — я уже несколько лет развиваю производство шкафов на парковочные места, рольставней и ворот. В этой статье расскажу про процесс замеров. И да, с замерщиками все в порядке, физически пальцы остались на месте.

Клиент оставляет заявку, и к нему выезжает наш специалист.

Его задача исследовать будущее место установки шкафа, сделать фотографии, замерить параметры места установки, зафиксировать наличие различных коммуникаций и составить план, чертеж, конфигурацию будущего изделия в привязке к конкретному месту и с учетом пожеланий клиента. Звучит сложно, но интересно.

Мы начинали работать без какого-либо регламента, и у нас замерщик в свободной форме описывал, что нужно и отправлял информацию нам в офис. Мы с этим как-то жили. Что-то получалось, где-то возникали проблемы, но объем был небольшой, и проблемы не сильно нам мешали.

Следующей итерацией было требование чертежа к каждому замеру. Но четкого регламента на тот момент не было. Мы получали от замерщиков разное. Отдельного внимания заслуживает коллекция чертежей с их пальцами.

Работать с некоторыми чертежами было сложно, некоторые же не вызывали вопросов. Зависило все от настроения специалиста и фазы луны.

С ростом количества клиентов и заявок у нас начал расти процент брака, возникали ситуации, когда качество предоставленной информации не позволило нам выполнить заказ в том виде, в котором ожидал клиент.

Проблемы возникали в самых неожиданных местах, начиная от физических размеров конструкции, заканчивая наличием опций, которые ожидал увидеть клиент. Да и разбираться каждый раз приходилось долго.

Первой итерацией было введение замерного листа. К слову, замерный лист первой версии сразу же решил задачу стандартизированного донесения информации в виде универсального бланка, который позволял описать все задачи и потребности клиента. А также передавал весь конструктив.

Замерный лист снимал очень много вопросов в части комплектации, размеров и позиционирования в пространстве изделия, но у нас вскрылась другая проблема.

За счет того, что замерщику нужно время, чтобы этот лист приготовить, у нас выросло время доставки результатов замера до менеджера.

Задержки достигали до 1 дня. В некоторых случаях клиент ждал коммерческое предложение (КП) несколько дней. Это непозволительно много, и с этим нужно было работать.

Я придумал двухуровневую систему отправки замеров.

Что это значит? Для каждого замера генерируется уникальная форма в рамках сервиса Яндекс. Формы. Замерщик приезжает на замер, фотографирует место и зарисовывает на месте эскиз изделия. Цель — максимально быстро для клиента и максимально точно для себя зафиксировать все детали. Здесь пока все без изменений. Но как только специалист заканчивает замер, у него появилась возможность в течение нескольких минут в стандартизированном виде передать всю информацию в офис.

Менеджер на основе этой информации может сделать клиенту точный расчет и коммерческое предложение.

Дальше в течение нескольких часов замерщик досылает чертеж и финальную конфигурацию, которая и так уже была описана в форме. Речь идет о бланке замера, о котором я рассказывал выше. Для КП бланк замера не нужен, поэтому мы можем не дожидаться.

Таким образом, клиент получает КП практически в режиме реального времени, а ТЗ в виде бланка «докатывается» чуть позже. Наша задача технически сохранить всю эту информацию в одном месте и использовать в дальнейшем производстве.

Такой подход позволил увеличить скорость обработки заявки в стадии замера до выхода на коммерческое предложение, а также уменьшить количество брака и ошибок за счет стандартизированной и единой формы.

Замерщик всегда видит перед глазами, что ему нужно спросить, что предложить, что отметить и что важно, а заказчик с другой стороны видит профессиональный подход и позитивно оценивает нашу работу.

Этот функционал реализован с помощью системы Planfix и Яндекс. Форм. Все интегрировано без каких-либо внешних сервисов. Яндекс. Формы умеют отправлять данные с помощью Webhook прямо в Planfix, а Planfix умеет эти данные обрабатывать.

Привязку формы к конкретному замеру я реализовал через скрытое поле, в которое я передаю номер заявки. А это скрытое поле проставляется с помощью GET-параметра, который формируется в момент составления заявки на замер. Все гениально и просто.

Получая заявку на замер, замерщик уже имеет в письме форму, которую нужно заполнить, и которая автоматически привязывается к заявке и заданию.

Более того, я фиксирую, когда фактически была заполнена форма. Эта информация позволяет следить, насколько быстро мы получаем итоги замера.

Информация используется для декомпозиции воронки продаж в том числе, но об этом в следующих материалах.