Облако проекта: зачем оно нам?

Отправляете исполнителю документы по почте или через мессенджер? Конечно, это же просто и удобно! По крайней мере до тех пор, пока переписка не превышает 40-50 сообщений и не видит служба безопасности. А если документы надо редактировать и согласовывать? Так, подождите… а точно удобно было?

Посмотрите на наш опыт организации внешнего документооборота с заказчиками.

[реклама]

ERID: 2VtzqvpdpQG

Меня зовут Максим Никитин, и я предлагаю рассмотреть вопрос документооборота между контрагентами. Мы занимаемся промышленным дизайном и имитационным моделированием, поэтому все изложенное ниже будет применительно для конструкторских и проектных работ.

Мы разделим документы на три категории, рассмотрим каналы передачи информации, поймем почему мы не храним переписку с заказчиками, введем понятие щедрого сброса и увидим, как наша студия пришла к использованию облака проекта.

Все документы можно разделить на три категории по характеру взаимодействия контрагентов с ними: согласуемые, передаваемые и обменные.

Первая группа — это исключительно первичные и закрывающие документы; в бумажном или электронном виде в зависимости от наличия систем электронного документооборота у контрагентов. Форматы представления таких документов строго двух видов: буквенно-цифровой и графический. Не смотря на то, что процедура подписания таких документов сопряжена с пересылкой и выглядит как обмен, таковым она не является. Например, договор — вне зависимости от количества экземпляров и копий — остается единым документом, который согласуется, а затем утверждается сторонами.

Ко второй группе относят информацию за рамками технического задания, которую заказчик передает исполнителю до или в процессе выполнения работ. В нашем случае это характеристики производственного оборудования заказчика (для технологической проработки изделия), особые требования или образцы оформления конструкторской документации под стандарты предприятия, пожелания к исполнениям отдельных узлов и другая информация. Форматы представления информации здесь самые разнообразные: буквенно-цифровой, графический, видео и даже звуковой (по нашим оценкам среднестатистический заказчик передает 5-15% значимой для проекта информации по телефону).

В третью группу попадают результаты выполнения работ, а также обратная связь по ним. Как правило, мы передаем заказчику комплект конструкторской или проектной документации на различных стадиях разработки, а в ответ получаем корректировки, уточнения, пожелания и пр. Со стороны исполнителя это как правило буквенно-цифровой, графический или специальный формат (чертежи, модели). А обратная связь может поступать практически в любом формате: у нас был заказчик, который ставил реакцию 👍 или ☹ в знак принятия или несогласия с промежуточным результатом, отправленным через мессенджер.

Рассмотрим каналы дистанционного взаимодействия с заказчиком:

Для каждой категории документов применимы свои каналы их передачи. Если у заказчика не внедрен электронный документооборот, первичные и закрывающие документы согласуются сначала в электронном виде, а затем подтверждаются на бумаге.

Некоторые каналы взаимодействия (мессенджеры и электронная почта) предполагают сохранение пересылаемой информации (сообщения и файлы). Это достаточно удобно при небольших объемах переписки. Однако, мы не используем эти каналы как средства накопления информации. Да, мы не храним историю переписки, и на то есть несколько причин:

В нашей студии есть простое, но важное правило:

После подписания первичных документов, заказчик передает свое детище (идею, задачу, проект — называйте как хотите) нам на внимательное изучение и разработку. По желанию, он может вооружить нас дополнительной информацией, если имеет четкое представление о желаемом результате. При этом ни формат, ни канал передачи этой информации значения не имеет. После этого заказчик может переключиться на решение других вопросов и ожидать результата, периодически поглядывая на успехи развития своего детища.

Зачастую дополнительная информация сильно разбавлена не относящимися к проекту материалами, поступает несколько хаотично (по мере возникновения или вспоминания), дублируется и иногда даже противоречит полученным ранее сведениям. Мы называем это "щедрыми сбросами". Но без какого-либо упрека, ведь понимаем, что заказчик — это, как правило, группа лиц, где каждый пытается дать максимум (как ему искренне кажется) полезной информации.

Наводить порядок в поступающей от заказчика информации нужно. Это иногда занимает достаточно много времени, но иначе можно упустить какие-то детали. Эти детали не будут критичными (на доработку важных моментов заказчик обратит внимание сразу) и при приемке работы о них не вспомнят, но рано или поздно эти детали обязательно всплывут. В процессе производства или эксплуатации — не важно; и у заказчика останется неприятный осадок.

Выше я уже упоминал, что мы не храним историю переписки, и даже приводил аргументы. Но я умолчал про резюме переговоров, в которых отражаются ключевые моменты, освещенные в ходе устных переговоров и переписки. Составление и актуализация такого резюме тоже занимает некоторое время, но дает колоссальный эффект в части систематизации полученной информации.

У заказчика (единоличного или группы лиц), как и у любого человека, возникает чувство тревоги, когда он находится в условиях неопределенности и не владеет ситуацией. Вспомните себя в ожидании доставки долгожданной еды: негодование и легкую апатию при зависании статуса "передается курьеру" более, чем на две минуты. И дело не в 2-4 минутах дополнительного ожидания, а в неизвестности. Вы искренне не понимаете, почему процедура передачи заказа курьеру занимает более 30 секунд.

Отсюда следует еще одно важное правило нашей студии:

Залипший на каком-либо этапе статус воспринимается как бездействие исполнителя. Это негативно сказывается на опыте взаимодействия с нами, чего мы стараемся не допускать. Поэтому для заказчика всегда доступен статус проекта в виде шкалы прогресса, списка задач или диаграммы Ганта.

Описанные выше документы обязательны на наш взгляд и всегда должны быть доступны заказчику без запроса. Помимо этого, мы пришли к пониманию утилитарной пользы наличия у заказчика постоянного доступа к первичным документам, а также промежуточным результатам работы. Эти документы и материалы, разумеется, отправляются заказчику в обозначенные планом даты, но некоторые заказчики отмечают постоянный доступ к ним полезным.

Поскольку дополнительной информацией, резюме переговоров и диаграммой хода работ пользуемся мы сами, то эти материалы вместе с промежуточными результатами и первичными документами располагаются в рабочей папке проекта. Также в ней располагаются служебные файлы (расчетные скрипты, заметки, дерево задач и пр.), справочные данные и текущие результаты в сыром виде. Эти материалы недоступны для заказчика, поскольку не несут для него практической ценности.

Поскольку часть материалов из рабочей папки проекта должна всегда быть доступна заказчику, вся папка размещается в облаке. При этом к отдельным ее разделам заказчику открывается доступ на чтение.

Мы умышленно ограничиваем заказчика в правах на редактирование и даже загрузку файлов по описанным выше причинам. Однако, если заказчику удобно загружать дополнительную информацию сразу в облако вместо отправки по почте, через мессенджер или сторонний файлообменник, то для этого имеется специальная папка-накопитель. Но сразу оговорюсь, такое бывает крайне редко.

По умолчанию рабочая папка проекта располагается в облачном хранилище Яндекса или Google (по выбору заказчика). Для выделенного заказчику сегмента формируется ссылка вида https://cloud.nikitin-pro.ru/XXX, где ХХХ — идентификатор заказчика. Для доступа к такой папке требуется учетная запись Яндекс или Google.

Если политика безопасности заказчика не допускает использование сторонних файлообменников, рабочая папка проекта располагается в нашем облаке https://cloud.nikitin-pro.ru. В этом случае заказчику мы передаем логин и пароль. Облако работает на платформе Nextcloud и размещается на виртуальном сервере Яндекса. Доступ к серверу осуществляется только по уникальному ключу EdDSA (ключ хранится только у нас), данные на жестком диске шифруются средствами Nextcloud, которые также обеспечивают сквозное шифрование при доступе.