Как быстрее и эффективнее осваивать новые навыки

Как я экономлю время на поиске, анализе и отборе именно той информации, которая помогает эффективно освоить любой необходимый мне навык. На примере тайм-менеджмента

Поиск информации — самый трудозатратный процесс при изучении нового, не важно чего. Поскольку нет опыта, а значит не за что ухватится. А я всегда плохо плавал в тоннах информации и незнакомого текста. Да и вообще не очень плаваю.

Поэтому прежде, чем нырять искать ответы на любой [да, именно на любой, теперь даже самый плевый] вопрос, я делаю паузу, мысленно закрываю глаза, наливаю себе кофеек (тоже мысленно) и представляю — какую, в каком виде, насколько детальную хочу получить информацию. Чем сильнее я фокусируюсь на этом представлении, тем меньше разочарования испытываю в результате затраченного на задачу времени.

Интересно наблюдать, как мозг визуализирует решения при обработке поставленной задачи. Допустим, надумали мы с супругой пойти в ресторан в ближайший выходной. В голове проносится множество разных картинок из воспоминаний, не всегда приятных: панорамный вид, громкая живая музыка, ненавязчивое обслуживание, пережаренный стейк, пустые столы и другие.

И тут же становится не комфортно от белых пятен в общей картине. Но как только появляются входные данные (бюджет 7000 рублей, центр города, морская кухня, отзывы +4.5 об обслуживании и т. д.) — поиск решения сужается до более точного и цельного образа желаемой цели.

Казалось бы, естественная вещь, но далеко не очевидная. Было у вас такое, записались вы на онлайн курс, а в середине курса выяснили, что информация в нем гроша не стоит и препод — душный теоретик? Или купили абонемент в спортзал, а через месяц потеряли интерес к железу или поняли, что не успеваете туда ходить?

Такой необдуманный выбор мы очень часто делаем по отношению к тем вопросам, которые нам кажутся не сильно важными, лишь бы не перегружать мозг. В итоге теряем время или деньги, либо то и другое.

Не так давно я таки взялся за главную свою проблему: постоянно планирую, пишу списки задач, но время все равно куда-то утекает, и целая куча дел каждый раз откладывается на потом.

Поставил перед собой цель: за неделю найти удобную систему управления личными задачами и еще за неделю ее внедрить. Но как только наткнулся на списки из нескольких десятков авторов, курсов и видео, сразу захотелось пойти по привычному пути — выбрать один источник как можно быстрее (например, по какому-нибудь рейтингу), а по ходу определиться, что с ним делать.

И все же я пересилил себя и предпочел системный подход. Далее расскажу, как буквально за пару дней мне удалось перелопатить кучу книг, сайтов и приложений в поисках подходящего решения для своего тайм-менеджмента.

Первое с чего я начал — с пресловутой картинки в голове, в каком виде я все же хочу иметь информацию. Поскольку на просмотр и анализ видео в ютубе необходимо гораздо больше времени, то сразу отмел этот вариант. Плюс очевидно, что такой формат явно уступает в восприятии (особенно при повторах) тексту.

Далее визуализирую саму методику управления: она должна быть комплексной *, системно описанной **, включать точные приемы и инструменты для ее применения ***.

* Комплексная — значит описывает максимальное количество аспектов тайм-менеджмента: работу с целями, приоритезацию, планирование, контроль и другие.

** Системность — это про логику объяснения автором материала, последовательность изложения.

*** Без практического применения, понятно, нет смысла ни в какой методике.

Поскольку я работаю в менеджменте, то у меня есть примерное представление, как может выглядеть система управления задачами (пусть и рабочими), как она может функционировать, какие у нее могут быть плюсы и минусы. Но я также абсолютно уверен, что у каждого есть свое представление о том, что такое, например, список задач и как можно фиксировать в нем изменения.

Даже если совсем не приходят идеи — взгляните на любой почтовый клиент (gmail, яндекс, mail… не важно), которым пользуетесь каждый день, и подумайте, что можно было бы в нем изменить, чтобы он стал инструментом для входящих задач, а не писем: по каким папкам, например, и в каком виде можно было бы эти задачи распределять и отслеживать их выполнение.

Вообразить, вспомнить или где-то подсмотреть будущую систему (а это и действия, и конкретные инструменты) или любой другой результат поможет сразу отсеять тонны лишней информации на входе. Это первичный отбор.

У меня лично получился не такой уж внушительный список:

• GTD (Getting Things Done)

• ZTD (Zen To Done)

• Bullet Journal

• Тайм-драйв Г. Архангельского

• Техника “12 недель”

• Scrum

• Kanban

Повторюсь, в список вносил только комплексные методики, поэтому здесь нет отдельно техник приоритезации по Эйзенхауэру, сортировки, “поедания лягушки” Б. Трейси, постановки цели, планирования дневных задач, борьбы с прокрастинацией и многих других. Все эти аспекты тоже важны, но я за них возьмусь позже.

Вношу список в таблицу. Теперь моя задача выбрать из него те методики, которые буду применять для планирования своих задач. И здесь мне помогут критерии выбора.

Главное, чтобы каждый критерий предполагал односложный ответ - Да или Нет. Я определил для себя такие:

1. У методики есть автор и книга или сайт с описанием (желательно оба ресурса)

2. Она применима для личных задач (а не только для рабочих)

3. Совместима с другими методиками (нет жестких рамок, можно взять из нее отдельные приемы)

4. Четко и понятно описана

5. Вызывает интерес минимум с ней познакомиться (чем-то привлекает)

6. Подходит для сложного планирования (в перспективе неделя-месяц-год)

7. Есть бесплатный софт для планирования по этой методике

Вношу их в свою таблицу и провожу по ним анализ каждой методики. Проставляю значения “Да” или “Нет”. Если критерий неизвестен (информация не найдена или на ее поиск требуется больше 15 мин) - указываю “N/А” (not available). Значение “N/А”, в случае спорности выбора, буду доуточнять, как только проведу общий анализ методик.

Для того, чтобы провести отбор по критериям, нет никакой необходимости читать или смотреть весь источник. Здесь работает принцип - от общего к частному.

Например, при выборе книги, чтобы определиться со 2 и 3 пунктами моих критериев, достаточно прочитать рецензию и предисловие, краткое изложение в обзорных статьях и оглавление. На это уходит 10-15 минут на каждый источник с учетом поиска информации. Для анализа 4 и 5 пунктов достаточно выбрать в книге 2-3 самых актуальных главы и прочитать в них первый и последний абзац. Это еще 10-15 мин. Остальной информации навалом в интернете, эта работа уже давно проделана за нас.

Что касается 7 пункта: чтобы сократить время на обзор всех возможных приложений, которые работают по отобранным в таблице методикам, я выделяю свои критерии выбора. У меня их получилось всего 4:

• на русском языке

• бесплатный

• удобный (т.е. интуитивно понятный) и не сложный

• есть обе версии (desktop / web и mobile), которые между собой синхронизированы

Мне как проджект-менеджеру удобнее управлять задачами на мониторе, чем на бумаге. Но это не значит, что бумажный блокнот или доска со стикерами - менее удобные системы. Я знаком с опытными специалистами, кто эффективно сочетает разные подходы. Это вопрос предпочтения.

Таким образом из всего списка я выбрал на изучение всего 2 методики. На поиск и тестирование приложений у меня ушло не более 30 минут, так как по критериям подошли только два сервиса. Не сложно посчитать, сколько времени я затратил в целом на этот результат:

В итоге весь процесс поиска и отбора информации укладывается в 5 шагов:

1. Визуализируем конечный результат
2. Ищем материал согласно нашему представлению
3. Определяем критерии выбора, вносим их в таблицу
4. Анализируем отобранный материал по критериям
5. Берем в работу тот, у которого все критерии со значениями “Да”, либо с максимальным количеством таких значений.

На самом деле такой алгоритм применим абсолютно для любых задач. Как только я стал использовать его даже в самых житейских вопросах - резко выросла скорость выполнения и улучшились результаты. Я стал более довольным и спокойным.

Про то, как я внедряю выбранные методики для управления личными задачами и насколько они эффективны, а также про множество других навыков, каждый из которых я осваиваю всего за одну неделю - пишу на своем телеграм-канале +1 навык в неделю

#таймменеджмент , #навыки , #управлениезадачами , #softskills