Как оптимизировать время на подготовку к встречам и постмиты: простой шаблон в Notion для ведения встреч

Из большой любви к автоматизации и нелюбви к рутинному процессу написания повестки встреч и постмитам создала шаблон в Notion. Он помогает уменьшить время на подготовку (а к большинству регулярных встреч вовсе не готовиться) и сократить до нуля время на фиксацию результатов. Спустя несколько месяцев работы с ним шаблон забрали коллеги и внедрили его на своих регулярных встречах — стало еще удобнее.

Инструкция большая, но после пары практических применений всё будет происходить само собой. Открывайте в соседней вкладке, рассказываю как пользоваться и чем полезно.

Шаблон состоит из пяти колонок: «Адженда», «Обсудили», «Что сделать», «Сделано», «Заметки» и напоминает agile-доску. Это классическая умная таблица в Notion в виде доски с группировкой по «Статусу» и подгруппами по свойству «Дата».

Первые две колонки — про повестку, вторые две — про результаты встречи. Последняя для заметок и хранения полезной информации и файлов, которые могут накидывать участники в процессе встречи.

Для каждой регулярной встречи создаем отдельную страницу в Notion, копируя шаблон. К примеру, у нас в агентстве есть регулярные встречи: планерка с маркетингом, еженедельное обсуждение продвижения по OKR управляющей командой, планерка у менеджеров, раз в две недели синхронизируем маркетинг и продажи, встречи отделов, встречи с клиентами.

<p>Пример использования шаблона встреч отделом маркетинга Intensa</p>

В колонку «Адженда» в первый блок без даты накидываем темы для обсуждения. Это можно делать в любое время: на другой встрече, во время созвона, работы над проектом и т.д. Придумали полезную штуку или гипотезу, записали на нужную доску — на следующей встрече обязательно обсудим.

Это продуктивный способ разгрузить голову родом из джедайских техник Максима Дорофеева. Благодаря ему интересные идеи не забываются, а участники встречи могут заранее посмотреть повестку и подготовиться к обсуждению.

Полезные свойства каждой заметки — Created by и Assign. Поле Created by заполняется автоматически, в нем упоминается пользователь, создавший заметку. А поле Assign можно заполнить вручную, если вопрос адресован конкретному участнику встречи.

По мере обсуждения вопросов заметки перетягиваются из колонки «Адженда» в колонку «Обсудили», а в колонку «Что сделать» накидываются конкретные задачи — здесь уже важно заполнять поле Assign, чтобы участники встречи были в курсе кто ответственный за реализацию.

Каждую встречу мы просматриваем колонку «Что сделать» и либо перетаскиваем в колонку «Сделано», либо напоминаем друг другу о деле и на что это влияет.

Напомню, что все действия во время встречи происходят в строке No data, а в конце я выделяю карточки колонок от «Обсудили» до «Заметки» и меняю им свойство Date на текущий день. Таким образом, каждая встреча формируется отдельной строкой в таблице. Вопросы, до которых не дошли, остаются в верхней строчке ждать следующую встречу.

Как это работает прямо на встрече:

Вопросы ко встрече накидываются в течении долгого времени до встречи, поэтому чаще всего мне не нужно долго к ним готовиться: хватает пяти минут пробежаться по адженде, что-то дописать.
Ссылка на нужный Notion всегда в описании встречи в календаре, что особенно удобно для регулярных встреч — не требуется никаких действий по отправке участникам повестки.
Так как доска формируется прямо на встрече, все сразу согласны с зафиксированными пунктами, нет долгих обсуждений постмитов в переписке.
Все участники команды могут записывать себе или коллегам заметки — это не нужно делать одному человеку.
После встречи не нужно отдельно формировать постмит — если встреча внутри команды, то доступ к доске есть у всех, всем приходят уведомления, когда их упомянули в карточке и легко разобрать свои задачи. Если встреча была с клиентом, достаточно скопировать названия карточек и отправить. Это особенно здорово, когда постмиты писать практически некогда — одна встреча заканчивается, начинается другая.
В начале встречи можно быстро обратиться к делам с предыдущих встреч и рассказать, что сделано, а где сроки перенеслись — клиенты очень это ценят.
Время, сэкономленное на написании постмита, можно сразу после встречи уделить задачам, которые решаются за 5-15 минут — так дела в команде идут быстрее.
Внутри карточки можно писать комментарии или добавлять полезную информацию — редко этим пользуемся, но бывает что нужно что-то уточнить — в контексте встречи адресату вопроса проще понять, что требуется.

Пример карточки для обсуждения на встрече

Для начала использования шаблон нужно скопировать к себе, удалить заполненные для примера карточки и размножить на количество регулярных встреч. Желаю продуктивных митингов!