Делюсь опытом, как упростила жизнь своим финансистам. 6 шагов к автоматизации управленческого учёта и расчёта зарплат

Восемь лет я работаю с крупными компаниями как бизнес-аналитик. Поэтому могу немножко предугадывать. Ну, например, знаю, что в финотделе мне, скорее всего, расскажут про две беды — управленческую отчётность и расчёт заработной платы.

В «Первой Форме», где я работаю сейчас, мы автоматизируем самые разные бизнес-процессы клиентов. Но я хочу рассказать, как мы упростили жизнь финотдела внутри нашей компании, ведь начинать всегда нужно с себя.

Итак, дальше я опишу 6 шагов, которые мы сделали для автоматизации работы с управленкой и расчётом зарплат.

Часто отчётность по доходам и расходам в компании ведётся в 1С, и это в принципе удобно. А вот с управленческой возникают проблемы.

Во-первых, нужно автоматизировать управленку в соответствии с учётной политикой. Вероятно, эту фразу сейчас поняли только финансисты, но именно от правильно выстроенной учётной политики зависит корректность расчётов.

Во-вторых, управленка интересна топам, руководителям отделов и другим менеджерам. Но всех их в учётную систему не запустишь. Вообще финансист мог бы выгрузить им какие-то эксели. Но на это нужно время, это отвлекает, а у менеджеров в любом случае не будет актуальной информации онлайн.

Нам же важно, чтобы управление финансами компании было прозрачным на долгой дистанции. Все в компании должны иметь возможность узнать, откуда берутся те или иные цифры. Поэтому первым делом мы интегрировали нашу BPM-систему с учётной, в нашем случае это 1С Бухгалтерия, и настроили связи и зависимости.

Это позволило нам вести учёт не только в разрезе контрагента, но и по проектам. Например, система автоматически уведомляет нас, когда приходит оплата авансового счёта. И даёт нам отмашку, что можно стартовать проект.

Чтобы интеграция с 1С была быстрой и удобной, мы используем модуль, который позволяет легко настраивать взаимодействие систем для сбора данных.

Далее мы завели учётную политику. Это правила, по которым наши доходы и расходы распределяются на центры финансовой ответственности. Теперь вся наша управленка собирается автоматически на основе информации из учётной системы и BPM-системы в режиме онлайн.

В принципе наша low-code платформа позволяет настроить любые отчёты, главное чтобы исходные данные для них были в системе.

Отчёты могут быть самыми разными по форме или содержанию. Главное, они должны быть удобны и понятны потребителям — как финансистам, так и обычным людям.

Важные цифры системе можно выделить цветом, все отклонения будут подсвечиваться в автоматическом режиме, а в случае чрезвычайной ситуации ответственные получат уведомления.

Вы могли обратить внимание, что цифры в отчётах выглядят как ссылки, и это так. Они кликабельные. На каждую цифру можно кликнуть и проследить, откуда она взялась — вплоть до конкретного счёта или оплаты, а также посмотреть всю связку документов.

Например, договор — проект — задачи от клиента в техподдержку. Можно даже найти исполнителей, прочитать обсуждение и приложенные документы. Всё связано.

Такой прозрачности удалось достичь, потому что все наши бизнес-процессы ведутся в единой системе. У нас автоматизированы CRM, проектное управление, документооборот, HR и так далее.

На самом деле в нашем решении много фишек, но я расскажу про те, которые любят в финотделе.

• Автоматическая сборка и отправка отчёта. Мы можем сделать так, чтобы отчёт сам собирался и отправлялся руководителю в нужный день и час. Это моя любимая фишка, потому мне нравится смотреть на радость в глазах пользователей, которые избавились от этой рутины. Система ведь не просрочит отправку и не разозлит этим директора 🙂
• Выгрузка в Excel. Многие вещи всё-таки удобно делать в Excel. Например, в xlsx удобно отправить отчёт кому-то на стороне или поиграться со сводными таблицами. Поэтому у нас всё-таки есть кнопка «скачать в Excel».
• Фильтры. Это, конечно, банально и просто, но очень удобно, когда ты в два клика можешь вывести данные за третий квартал 2019 года. Или оплаты по клиенту ООО «Ромашка».

У нас много специалистов с разными KPI и системами поощрения. Мотивация разработчика будет отличаться от мотивации менеджера по работе с клиентами, и это нужно учитывать при расчёте зарплаты.

Раньше руководителям отделов каждый месяц приходилось самим анализировать и собирать в Excel отчёт по каждому сотруднику. Они отправляли его в финотдел, а там уже формировали выплаты. В результате руководители выпадали на пару дней, и с этим мы мириться не хотели.

Поэтому мы автоматизировали расчёт заработных плат для всей компании. В каждом отделе для каждой роли мы настроили алгоритмы и формулы, по которым система сама считает все важные показатели. Например, количество отработанных часов, достижение плановых показателей и так далее. А главное, система сама учитывает больничные и отпуска сотрудников. Руководителю не нужно держать это в уме.

Например, для менеджера по продажам система автоматически посчитает план и факт на основе данных, которые он сам внёс в CRM. Если же речь идёт о сотруднике отдела внедрения, выплата будет зависеть от отработанных часов.

Кстати, в личном кабинете каждого сотрудника есть дашборд, на котором можно посмотреть зарплату, бонусы по проектам и план и факт по ним в реальном времени.

Всё максимально прозрачно и удобно, а финансовой команде не приходится по сто раз отвечать на одни и те же вопросы.

Финансовая аналитика — это не только скучные таблицы. Мы хотели, чтобы информацию можно было отображать в виде ярких и разнообразных графиков, диаграмм, индикаторов. Из различных виджетов собирается настоящая приборная панель финансиста или любого другого менеджера.

Аналогично, нажимая на кликабельные данные, он может быстро просмотреть детализацию и дойти до любых документов в системе. Например, открыть договор или счёт, уточнить интересующий вопрос в комментариях или позвонить ответственному менеджеру по ВКС.

На этом всё!

Надеюсь, мой опыт будет для вас полезен. Если возникнут вопросы, напишите в комментариях. Только не судите строго, это моя первая статья на VC 😊