Если бы мне в школе рассказали, что такое Кайдзен и Канбан... Подробный разбор принципов планирования с примерами

Прежде всего, позволь мне быть до тошноты банальным и напомнить, что всё, описанное ниже, имеет смысл исключительно при применении на практике. Если это не попробовать применить, то чтение статьи будет потерей времени, а разве оно тебе надо?

Статья будет длинная и обстоятельная. Коротко описать весь процесс так, чтобы это было понятно и сразу же легко интуитивно внедрялось, у меня не получается. Есть много аспектов, которые нужно осветить, чтобы как можно сильнее снизить уровень недопонимания и домыслов.

Структура будет такой:

В этот раз я начну с цитаты:

Наверно, когда-то традиционное образование было подходящим. Вероятно, ещё каких-то 30-40 лет назад количество конкретных узко сфокусированных знаний по разным областям в голове напрямую влияло на эффективность человека и на его умение приспосабливаться, а следовательно, быть успешным в разных обстоятельствах. Мне почему-то кажется, что это далеко не так, но предположим, что я ошибаюсь.

О пользе и вреде цифровизации можно говорить долго, и разумных аргументов с обоих сторон будет много. От цифровой деменции до снижения количества рутинных действий в некоторых областях практически до нуля. Но ни одна из сторон не станет отрицать, что мир изменился, и используемые подходы к обучению по большей части отжили своё.

На мой взгляд, во все времена важнее научить человека правильно подходить к решению любых задач, чем напихать ему в голову как можно больше готовых решений для частных случаев этих самых задач. Мой преподаватель по информатике в ВУЗе был единственным человеком, который озвучил для меня эту мысль, но тогда я её не понял так, как понимаю сейчас. Я рад, что запомнил её и со временем осознал глубину.

Я считаю, что ни в школах, ни в университетах нас сейчас не учат тем вещам, которые действительно нужны. Вещам, без которых жить гораздо сложнее, без которых успех — это больше случайность, чем закономерность.

Таких базовых вещей не так уж много, не больше того набора предметов, которые преподают в учебных заведениях.

Сейчас я хочу описать всего одну из важных вещей, о которых писал чуть выше, — планирование. А описывать его я буду в контексте философской концепции, пришедшей из Японии, Кайдзен. Википедия даёт такое определение:

Более того, само планирование я покажу на примере канбан-досок, которые тоже пришли из Японии. Вот определение и для этого термина (а практика будет ниже):

Планировать я начал просто потому, что от разных авторитетных для меня людей часто слышал эту мысль. Случилось это у меня довольно поздно, уже после окончания академии, когда предполагается, что я уже в принципе должен быть готов к самостоятельной и, в идеале, эффективной жизни.

С увеличением количества дел планирование. становится особенно актуально, поскольку больше половины всего вылетает из головы и никогда больше туда не возвращается, если это не зафиксировать каким-то образом. Очевидно и знакомо каждому, и всё же, среди всех моих знакомых мало кто занимается планированием и имеет чёткую рабочую систему, которой беспрекословно придерживается.

Как я начинал планировать и к чему пришел теперь?

А начал я с самого простого, что подвернулось мне под руку: простых списков дел или, по-модному, ToDo листов. Ко всему к этому я добавлял напоминания в телефон, и на этом всё. В целом, такой подход работает, но он утомляет и путает. Поэтому дальше я перешёл на планирование дел в календаре, и также совмещал это с туду листами. Сейчас я понимаю, что это не очень эффективно.

В итоге, после нескольких лет проб и ошибок я пришёл к тому, что сейчас пользуюсь только канбан-досками, интегрированными с календарём. Это самый удобрый и эффективный вариант на данный момент: я виду всё, что мне нужно сделать, получаю напоминания и могу перемещать задачи по этапам. К тому же, всё это ещё и автоматизировано до некоторой степени.

Это важно! Читай внимательно, обдумай и внедри

Одно из самых важных отличий простых списков дел от канбан в том, что списки дел уничтожаются после того, как перечисленные в них дела выполнены. Это лишает возможности увидеть всю проделанную работу в ретроспективе. А оглядываься назад оказалось очень важно потому, что такой взгляд имеет обратрый эффект тому, который возникает, когда появляется нечто большое и сложное, что нужно сделать. Гигантские задачи способны мгновенно демотивировать и вызвать прокростинацию. Очень сложно с налёту взять и сделать что-то глобальное. Дробить гигантские и сложные задачи на мелкие и простые просто необходимо. И вот почему важно оглядываться, когда куча простых задач уже сделана — они снова собираются в нечто огромное, но уже нестрашное. Это, как если вначале смотреть на страшного великана, которого надо свалить, а потом оглянуться и увидеть его поверженную тушу и знать, что это именно твоя победа. Возникает гордость за себя, чувство удовлетворения и прилив энергии.

В отличии от списков, в канбан досках выполненные задачи не вычеркиваютмя, а перемещаются в список «выполнено», где копятся. Что и даёт тот эффект, который я описал выше.

Это оооооочень важный эффект, недооценка которого грозит серьёзными последствиями в виде кучи потраченного впустую времени и попыток найти что-то, что придаст сил, чтобы двигаться дальше. Я из опыта это пишу, и это как раз одна из тех вещей, к которым точно стоит прислушаться и взять на вооружение как можно скорее.

Думаю, пришло время поделиться полным алгоритмом ведения дел по Кайдзен в канбан-досках.

Вот схема для общего понимания, которую дальше я распишу очень подробно:

Сделать такое нужно всего один раз, а потом достаточно просто придерживаться системы.

Делать это проще всего либо на цветных канцелярских стикерах, либо в электронном виде. Я рекомендую сразу выбрать какой-то удобный сервис или приложение для всего дальнейшего планирования.

Сначала нужно опустошить голову. Нужно вытряхнуть из неё всё, что там есть, чтобы упорядочить и сконцентрироваться на важном. Без этого мысли в голове звучат как рой насекомых, и также, как в этом рое, уследить за какой-то конкретной мыслью невозможно сложно. Тем сложнее, чем больше задач хранится в уме.

Высвобождается голова довольно просто — нужно все приходящие мысли записать. Все желания, важные и неважные, срочные и несрочные дела, все обещания, свои долги, своих должников, свои мечты... Всё, что требует какого-то действия для реализации.

Чтобы вытащить всё из головы, рекомендую выбрать время, когда ничего не сможет помешать процессу. В идеале, лучше подальше убрать телефон и выключить все оповещения, если работа делается на компе.

Обычно это не занимает много времени, хотя сильно зависит от того, сколько у тебя желаний, обязательств и прочего.

Сначала мысли будут выливаться неконтролируемым потоком, перебивая друг друга, накладываться одна на другую, претендовать на бОльшую важность относительно других. Но это не важно, их всё равно нужно достать все, потому не стоит обращать внимания на хаос, нужно просто потихоньку планомерно его разгребать.

Затем поток начнёт ослабевать, мысли замедлятся. В итоге, всё придет к тому, что кое-что уже придётся вспоминать. В конце нужно будет прям усиленно думать, что же было забыто и неучтено. Тут мысли начнут повторяться, ты заметишь, что многое, всплывающее в сознании, уже записано.

Последняя стадия этого этапа — пустой ум. Можно немного повременить со следующими этапами, потому что в течении некоторого времени будут вспоминаться какие-то дела, которые почему-то не вспомнились сразу. Вот их тоже стоит записать.

Этот этап тоже делается один раз, так что не стоит переживать, что всё очень сложно. Сложно только вначале, когда нужно разгрести и упорядочить завал, если угодно, распутать клубок мыслей.

После того, как голова очищена, всё, что скопилось на стикерах (или в карточках в Трелло), нужно пропустить через первичный фильтр.

Первичный фильтр — это «Хочу/Должен». Он нужен для того, чтобы трезво оценить, сколько всего в жизни ты делаешь из собственной мотивации, а сколько из чужой. Помни, что фильтр «Должен» — это всегда чужое «Хочу».

Этот фильтр не призывает становиться эгоистом в самом отрицательном смысле этого слова, он призван показать, есть ли нарушения баланса между вниманием к своим потребностям и потребностям других.

Просто сделай и посмотри на всё со стороны. Сразу станет понятно, о чём я говорю.

Настало поговорить о твоей миссии. Это будет следующий фильтр. Нужно понять, для чего ты живёшь, и соответствует ли то, что ты ежедневно делаешь твоему предназначению, твоим ценностям и целям?

Вообще, всё, что связано с предназначением и миссией в наше время так дискредитировано всякими эзотереческими «гуру» и тренерами умпешного успеха, что этот этап рискует оказаться проигнорированным. В худшем случае он повлияет на твоё восприятие и заставит думать, что я — один из тех, кто использует «хайповую» тему также, как делают все эти лайфстайл коучи.

Оговорюсь, что я нормально отношусь к тренерам личностного роста, психологам, эзотерическим мастерам и прочим, кто может посчитать себя задетым. Я лишь отмечаю, что сейчас слишком много тех, кто считает себя мастером в какой-то сфере, не имея для этого веских оснований и критериально измеримых результатов.

Теперь вернёмся к теме, и я предлагаю посмотреть на вопрос миссии жизни незатуманенным взглядом, будто эта тема встретилась тебе впервые.

Это действительно важно, потому что невозможно планировать что-то, если нет основы. Рассматривай свою миссию как фундамент здания, если угодно. Она определяет, что и с какой степенью вовлечённости (равно успеха) ты делаешь. И неважно, осознаешь ты свои глубинные мотивы или нет, они всё равно постоянно и предсказуемо влияют на то, что и как у тебя получается.

Чтобы определить свою миссию, можно использовать Икигай. Это ещё одна японская штуковина, помогающая определить точку баланса между тем, что тебе нравится, что ты умеешь делать, за что тебе платят деньги и тем, что нужно людям. Выглядит это так:

Но давай оставим разбор Икигай для другой статьи. Это большая тема и большая работа. Чтобы не застревать на чём-то долго, можно сформулировать миссию так, как это чувствуется на данный момент. Быстрых рекомендаций тут не дать, миссия — вещь очень индивидуальная. И как бы избито не звучал этот термин, он важен, потому что ляжет в основу всего будущего планирования.

Миссия может звучать конкретно или абстрактно. Не стоит переживать, если она выглядит, как бредни «просветлённых Гуру», если в ней заключён глубокий смысл, понятный только тебе. Ты же только для себя это пишешь, верно? Однако, если миссия формулируется вполне конкретно, пусть будет так, не нужно искусственно добавлять ей таинственности и вот это вот всё. Важно не то, как это выглядит, а то, как хорошо служит цели.

Просто для примера, она может выглядеть так:

Я тот, кто управляет телом, разумом и духом. Я сценарист ролей, игрок и наблюдатель одновременно. Я тот, кто живёт счастливой жизнью с пользой для общества и окружающей среды. Я живу, чтобы наполнить свою жизнь собственным смыслом. Чтобы искать ответы на вопросы, которые меня интересуют и передавать эффективные ответы дальше сквозь поколения. Я живу, чтобы восстанавливать баланс там, где вижу его нарушения. Я живу, чтобы преумножать благосостояние окружающего меня мира, делать мир лучше.

Наша цель в этот раз — создать систему планирования и отслеживания результатов, потому пораскинув мозгами над формулировкой своей миссии, продолжим заниматься составлением алгоритма планирования.

После определения собственной миссии нужно пропустить то, что получилось на предыдущих этапах через новый фильтр. Миссия — это и есть фильтр. Понятно же, что делать с тем, что не прошло этот фильтр? Ладно, я всё равно это напишу: удаляем. Будут исключения, которые вот так просто не удалить. Что ж, такое оставляем, но это всё равно повод задуматься, почему такие вещи есть в жизни, и что нужно сделать в будущем, чтобы они исчезли или появлялись как можно реже. По тому ли пути ты идешь, который ведёт тебя к ТВОИМ целям?

То, что не проходит через фильтр по миссии, отправляешь в отдельный раздел (если используешь канбан, то столбец), который называется «Это не мои мысли и желания». Как сделаешь, посмотри, сколько всего у тебя в голове не от тебя. Откуда оно там? Кто это туда положил? С какой целью?

Снова фильтруем то, что получилось через очередную призму. На этот раз раскладываем карточки по столбцам, которые называются так:

Если задач действительно много, всё-таки лучше подойдёт электронный вариант ведения канбан. Есть мнение, что тактильные ощущения при работе с чем бы то ни было тоже положительно влияют на результат потому, что мозг получает информацию через большее количество каналов. Однако, мне комфортно и без того, чтобы трогать и переклеивать бумажки. Если есть чёткое понимание, чего хочется, остальное вторично.

Что получится в итоге? В итоге получится очень понятная структура из задач, которые очень чётко отфильтрованы не только по тому, какой влияние они производят на твою жизнь, а ещё и по тому, стоит ли или вообще заниматься, и какую сферу каждая из этих задач улучшит после выполнения.

Колесо баланса, думаю, тебе знакомо. Так вот, задачи, отсортированные в столбцах являются отражением колеса баланса. Если колесо показывает, какие из сфер жизни проседают или наоборот процветают, то получившаяся доска показывает, что именно делать, чтобы улучшить те или иные сферы. Круто? Ну круто же, признай.

Ну вроде, всё уже понятно. А как можно сделать ещё лучше? Вообще-то можно.

Во-первых, не все цели быстрые. Какие-то достигаются просто по звонку, а какие-то можно выполнять годами. Бывает сложно построить дом или спланировать большое путешествие, добиться определённых карьерных высот или написать книгу. Ну, ты знаешь.

Так вот, мы просто возьмём и составим несколько досок с названиями по годам, когда планируем что-то выполнить или приступить к выполнению чего-то. А потом, если нужно, мы можем года разбить по месяцам. Это кому как удобно.

Вот так выглядит моё рабочее пространство «Кайдзен» в Trello:

Доски «Первичная оценка» и «Сферы жизни» сейчас пусты. Это те самые первые этапы, о которых я говорил в начале. Вообще-то, их уже можно удалить за ненадобностью, но мне они не мешают.

В самом верну звёздочкой отмечена доска с названием «Текущие дела». Там всё, чем я занимаюсь повседневно. Разумеется, до маразма я это не довожу и всякого рода вещи типа «пообедать», «сходить в туалет» и прочее я там не фиксирую.

Маленькие цветовые полоски в карточках — это метки, по которым я сортирую задачи. Как видно, столбцы у меня фиксируют статус выполнения задачи. А вот метки нужны, чтобы понимать другие вещи. Вот, для чего они мне:

Доски с годами в названиях — это будущие планы. Когда наступает год, задачи оттуда перетекают в «Текущие дела». Так намного удобнее: долгосрочные планы не мозолят глаза и не забивают лишнее пространство.

В «годовых» досках удобнее планировать что-то глобальное. Например, большие путешествия (кстати, у меня есть отдельное пространство специально для подробного планирования путешествий, но это отдельная тема), приобретение недвижимости, долгосрочные бизнес-цели, семейное планирование и вот это вот всё.

Когда год проходит, доска с соответствующим названием оказывается пустой. Её можно удалить или переименовать для использования в последующие годы. Тогда лишние доски не плодятся, а рабочее пространство выглядит аккуратно и чисто.

Отдельно вынесена доска "Цели и личное развитие". Это моя личная доработка, её внедрять не обязательно, пусть она не сбивает с толку. Просто мне так удобнее.

Я сам любитель наступать на такие, поэтому предостерегу тебя. Некоторые ментальные ловушки легко обойти, если ты знаешь, как они работают.

Перфекционизм

В попытках сделать лучшую в мире систему планирования можно так и не начать планировать вовсе. Или можно придаваться бесконечному улучшению своего плана вместо того, чтобы сделать хоть какой-то и начать действовать. Помни про баланс, он важен во всём.

Сила воли

Она конечна (по крайней мере, это моё убеждение на момент написания этой статьи). Хорошая новость в том, что её можно развивать, подобно тому, как физические тренировки развивают мышцы. Так вот, если сделать себе изначально жёсткий до мелочей расписанный план, велика опасность, что после непродолжительных усилий твой бунтующий разум пошлёт тебя к чертям со всеми этими правилами и долбанными целями. Поэтому соблюдай баланс и здесь. Все мы люди, у всех бывают хорошие и плохие дни, иногда мы болеем или чувствуем какой-то необъяснимый спад энергии. Позволяй этому быть, не загоняй себя. Лучше пропустить денёк другой из своего запланированного распорядка, чем загнать себя, получить травмирующий опыт и забить на всё систему навсегда.

«Будь как вода, мой друг»

Это слова Брюса Ли из знаменитого интервью, и они не только о боевых искусствах, они про баланс и умение приспосабливаться к любым обстоятельствам.

Применительно к планированию это работает так: не копи задачи в одном столбце, скажем, на текущий день. Следи за нагрузкой. Не бойся перемещать что-то в столбец «просрочено». Не бойся переназначать дедлайны для просроченных задач.

Помни, что любые неудачи — это опыт, как делать не нужно. Глупость — это не признавать, что что-то не сделано или сделано не лучшим образом. И глупость думать, что постоянно растущая нагрузка как-то положительно влияет на мотивацию и ответственность. Это не так, растёт только уровень стресса. Возможно, кого-то стресс действительно мотивирует и мобилизует, но работает это исключительно краткосрочно. Постоянный стресс ведёт к плохому самочувствию и падению продуктивности.

Планирование неразрывно связано с пониманием себя: желаний, страхов, ограничивающих убеждений, адекватной оценки текущей ситуации и т.п. Чем лучше проработаны все эти сферы, тем эффективнее окажется планирование.

Каждая такая сфера прорабатывается отдельно, потому что требует фокусировки и времени. Но делается вся подобная работа всего раз. Потом она может переосмысливаться, переделываться или корректироваться, что уже намного проще, чем сделать большие первоначальные усилия.

Вот так выглядит картина моей жизни:

Пока доска ещё в работе, я недавно начал переносить все наработки в Miro. Если честно, процесс дорабртки бесконечен, точнее, его окончание зависит только от желания автора. Когда чувствуешь, что достаточно, прекращаешь. Всегда можно вернуться позже.

Если интересен такой же подробный разбор того, как я работаю со сферами своей жизни, напиши мне в комментариях.

Если статья понравилась, можно написать «спасибо» в комментариях или поблагодарить меня донатом. Я ещё ни разу не получал донаты, и мне интересно, как это вообще? Просто сам факт, что капнула какая-то сумма с платформы представляется мне интересным.

При подготовке статьи мне очень помогли материалы Маргулана Сейсембаева. Эта статья — это результат слияния моего опыта с теорией Маргулана. Я пользовался и другими источниками, но этот оказал на меня наибольшее влияние.

#планирование #канбан #кайдзен #эффективность #продуктивность