Зачем следить за рабочим временем и страдать

Трекер времени — самый недооцененный инструмент роста эффективности. Ну ладно, на самом деле он на втором месте — после хорошего сна. Меня зовут Настя Погожева, я делаю образовательный проект Level One и трекаю все свои рабочие задачи. В моей команде все тоже пользуются тайм-трекером. Ради чего?

Проблема в том, что трекать время нравится не всем. Некоторые думают, что это как считать калории — кажется, что лучше не знать. Но, как я написала выше, трекер времени — самый недооцененный инструмент роста эффективности. А чтобы он помогал прокачиваться, с ним надо разобраться.

Я разобралась, за что люблю тайм-трекер, объяснила это команде — и теперь мы все любим трекать время. Расскажу ниже, за что. И нет, это не потому, что у нас нет других хобби.

Начну с самого важного для меня результата трекинга, хотя эту штуку и сложно объяснить. Итак: я начала чувствовать время.

Звучит немного эзотерично, но время — это главное, что у нас есть. У всех одни и те же 24 часа в сутках, но кто-то тратит их на бесконечный скроллинг в соцсетях, а кто-то... ну, пишет статьи, например.

На практике то, что я теперь хорошо чувствую время, означает следующее:

Попробуйте эксперимент. Подумайте, сколько времени займет ваша следующая задача. Если вы ошиблись, может, пора дать шанс этому чудо-трекеру?

Как это работает? Когда трекаешь время, то каждый раз выключаешь таймер в конце задачи. Выключая таймер, видишь, сколько времени заняла задача — и это знание откладывается на подкорку, даже если не обращать на это внимание. Десятки, сотни, тысячи затреканных задач — чем дольше трекаешь, тем лучше узнаешь себя и чувствуешь время.

p.s. Эта суперспособность чувствовать время не помогает мне приходить вовремя. Я постоянно опаздываю. Тут работают какие-то другие психологические приколы.

Итог:

Следующий результат трекинга времени, который приходит быстрее, чем растут чужие дети — это сфокусированность и высокая скорость выполнения рутинных задач. Ответить на письмо от Варвары Васильевны, распланировать день, провести регулярную встречу, посмотреть документы, помочь пользователю без потери нервов, отредактировать текст — в общем, ворох задач, для которых можно написать алгоритм.

Сразу расскажу, как это работает.

Включение таймера — это как договоренность с собой, что вы не будете отвлекаться на каждый звонок телефона или новое видео с котиками. Это как маленький дружелюбный надзиратель, который говорит: «Эй, ты что, опять?». Если меня тянет переключиться на другую задачу, я взвешиваю — заняться мне чем-то другим, останавливая тикающие часики и запуская новую задачу, или довести эту задачу до конца. Часто лень и нежелание переключать трекер оказывается сильнее, чем желание проверить новости или посмотреть новое фото. Маленький ангелочек на плече как будто шепчет: «Ты можешь лучше!».

А еще есть вторая механика, которая помогает быстро выполнять рутинные задачи. Это микро-цели про скорость работы. Например, «Смогу ли я записать краткие итоги по встречи быстрее, чем 10 минут, которые обычно трачу?». Соревновательность работает, даже вот такая соревновательность с самим собой.

Однако, есть моменты, когда трекер не спасет. Когда у вас день, который можно описать как «один из тех дней». Так что, трекер — это инструмент для перехода от «неплохо» к «великолепно». А из состояния ямы трекер выбраться не поможет.

Итог:

Ну и наконец напишу главное — про терапевтический эффект трекера. Трекер постоянно показывает, какая я молодец. Даже если я не молодец, все равно видно — вот то сделано, и это, и вот это. Ведь мы забываем гораздо больше, чем делаем, так что увидеть объективную картинку результата — целебно.

Это все равно что за ниточки вытягивать разные воспоминания, которые не всплывут сами. Дальше воспоминания можно выстраивать в целостную картинку, понимать, «про что все это было», в чем заключается моя работа в разные периоды жизни. В результате можно сonnect the dots, как советовал Стив Джобс, то есть видеть важные закономерности.

На уровне регулярных задач трекер — это мой личный ассистент. Он помогает мне подводить итоги недели, итоги месяца и итоги года. Вспоминать главные достижения и связывать их для всей команды в непротиворечивое целое, которое легко уложить в голове. Изучение трекера каждый раз напоминает мне, какие мы были молодцы и сколькому научились. Но да, иногда он напоминает мне о том, что я могла бы потратить время лучше.

Если же посмотреть рационально на все, что хранится в тайм-трекере — то это отличная база для принятия важных решений. А тем ли я занимаюсь (в том числе «а похоже ли это на то, чем должен заниматься CEO»)? А куда я хочу двигаться? А не перерабатываю ли я (или может недорабатываю)? Из забавных ощущений — я отлично представляю, как ощущается конец недели и результат от недели после 40 часов работы и после 50 часов работы (и тем более — после 100 часов работы в неделю).

Наглядная детальная картинка помогает понять, чего не хватает и от чего можно отказаться. Например, у меня было FOMO по поводу ассистента. Но когда я смотрю в трекер, я понимаю, что мне нужен не ассистент, а машина времени. Или хотя бы еще одна чашка кофе.

Или, например, планирование встреч. Помните страшилки, как всего три встречи по часу (но на 20 человек) отнимают 60 часов времени? То есть полторы недели работы сотрудника. Трекер делает очевидным, что это не страшилки, а суровая сторона жизни. Поэтому я постоянно думаю, ради чего я готова вложить столько времени команды? У нас мало общих созвонов, и про каждый понятно, ради чего он.

Особенно трекер важен в командах, где главные расходы — это время сотрудников. Там, где в строительстве можно однозначно посчитать закупку бетона или арматуры, в диджитал мире все расходы — это время людей. Так что трекер помогает оценить, может ли какое-то направление работ стать прибыльным, что закрывать, а куда вкладывать больше.

Итог:

Пока писала эту статью, осознала одну вещь. Я делаю образовательный проект Левелван. Главная его идея — учиться получать максимум из того же самого времени. Можно гулять и ничего вокруг не замечать. А можно гулять и при этом видеть-чувствовать-думать очень много. Один раз вложиться в обучение, а потом те же самые минуты и часы будут приносить совсем другой результат.

С трекером то же самое. Он помогает то же самое время, которое у нас есть, тратить лучше — и на работе, и за пределами работы. Например, почти всю эту статью я придумала, укачивая ребенка, дальше оставалось ее записать. Так что трекер (и дети) научили меня лучше использовать любое доступное время.

Ну и два слова про то, на что это похоже. Если вы уже записываете что-то в дневник или ведете свой бюджет — то это похожие инструменты. К которым нужно привыкать, обучаться, но они дают много пользы. Ведение дневника помогает со временем лучше формулировать мысли и писать, ведение бюджета — распоряжаться деньгами. Ну а трекинг времени — учит управлять временем. Главным, что у нас есть.

Как раз сейчас мы активно растем и расширяем команду. Ищем CMO, продакта, senior fullstack разработчика, менеджеров в отдел заботы. Если вам интересен эдтех и близок наш подход к работе — напишите в Телеграм нашему hr-менеджеру Лене Литвиновой, она расскажет подробнее про эти и другие вакансии.