Зарисовки о курьёзах

Я давно в отрасли, и за это время было много курьёзных, неловких, а иногда и страшных ситуаций. Как правило, они остаются скрыты от глаз, но мне кажется, что ими важно делиться.

На основании полученного опыта мы создаём свою картотеку событий, делаем выводы и нащупываем стратегию обработки различных ситуаций, к чему всех и призываем. Ведь важен не сам кейс, а полученные посредством работы с ним знания.

Случаев, которые я могу вспомнить, что называется, тысяча и один, поэтому разделим их на четыре смысловых блока.

О том, как уехали на технический визит без двоих участников.

На технический визит одного мероприятия выезжало пять групп с разницей в 30 минут. Тайминг был жёсткий, а новый сотрудник так переживал, что, посмотрев на списки, решил, что два человека не поедут (хотя мы регистрировали этих людей и они были в зоне кофе-брейка, но, как оказалось, отошли).

В итоге уехали без них. Пришлось быстро заказывать такси до производства, а группу просить ждать у ворот. Сотруднику была поставлена задача занять участников. Он не нашёл ничего лучше, как предложить выйти у ворот опасного производства, погулять, ноги размять, и, конечно, покурить…

Если честно, не знаю, как всё это так легко и благополучно закончилось, но теперь мы минимум по три раза делаем переклички и считаем всех участников по головам, чтобы никого не забывать и не курить в запрещённых местах; а провожать участников до курилок просим представителей производства.

И снова немного математики

Однажды я сломала цифры (не намеренно, и тоже до сих пор не ясно, как именно): на технический визит ехала группа, и всем хватало мест, а на обратном пути участников было на одного больше, чем сидений. Возвращаться мне пришлось чуть-чуть стоя 😊

Остросюжетные кофе-брейки

Чаще всего происходит следующим образом: все быстро перекусывают, и программа продолжается. Но бывает, что на производствах наливают, и мы увозим на гала-ужин уже достаточно весёлых коллег. Случалось и так, что приходилось, минуя гала-ужин, транспортировать их прямо домой.

Мы поднаторели в таких ситуациях и знаем, что отправить домой или в номер недостаточно — важный момент заключается в сопровождении. Бывает всякое, все мы люди.

Однако важно не оставлять своих участников одних в таком состоянии: нужно не просто обеспечить им возможность сесть в такси и доехать, но также убедиться, что там, куда они едут, их встретят.

Бюро находок

Если кто-то что-то теряет (очки, телефоны, ноутбуки, карты, паспорта), мы публикуем информацию о пропаже в приложении конференции. А если никто не отзывается — со сцены рассказываем о ситуации и просим проверить свои вещи.

Квадрокоптер-злоумышленник

Как-то пришлось столкнуться с арестом квадрокоптера. Обычно мы снимаем общие планы производства с воздуха, предварительно получив на это разрешение. Если вдруг мы его не получаем, то просто не залетаем на территорию производства и снимаем только приезд наших групп.

В тот раз у нас не было разрешения, но оператор решил зайти за черту. Это стоило достаточного количества потраченных нервных клеток: его сразу сняли, забрали и конфисковали запись (оставили только немного планов автобуса).

Мы боялись, что оператора вообще заберут, но всё закончилось благополучно.

Безопасность – прежде всего

На технических визитах самое главное — безопасность. Именно поэтому мы экипируем участников спецодеждой, подписываем бумаги о технике безопасности и проводим инструктаж. Иногда сдаём тест на COVID-19 прямо на площадке, если того требуют правила.

У нас были случаи отказа подписывать разрешение на обработку персональных данных, а также отказа от спецодежды и обуви.

Все эти вопросы, в любом случае, должны решаться совместными усилиями площадки и организатора. Мы коллег не оставляем и разговариваем все вместе.

Тайм-менеджмент и высшие силы

Было такое, что компания-подрядчик сорвала тайминг, из-за чего автобус опоздал на полчаса. В это время менеджеры занимали участников, и никто особо не заметил неудобства.

Также у нас «в анамнезе» было перекрытие всего центра Москвы. Наши золотые, без преувеличения, участники сели с нами в метро, а после — дошли до места пешком. Мероприятие, несмотря на срыв сроков, было проведено, а неизбежно образовавшийся провал заполнен качественной программой усилиями не менее золотого ведущего.

Теперь мы обучаем наших менеджеров навыкам работы с паузами, а также вырабатываем привычку брать проездные.

Как подружиться со спонсором из-за сбившегося тайминга

Как-то у нашего спонсора был кофе-поинт с реально вкусным кофе, но время его аренды заканчивалось, а тайминг сбился (ну, вы поняли нашу боль), и люди ещё не вышли из конференц-зала.

Чтобы разрешить возникшую ситуацию, мы самостоятельно связались со спонсором, продлили аренду и, в конечном итоге, подружились: теперь предлагаем эту услугу с ним в коллаборации.

Я всегда с собой беру…

На площадке у нас всегда есть принтер, чтобы иметь возможность быстро что-то распечатать. Еще мы всегда берем с собой зарядные устройства и, думаю, скоро сделаем их брендированными. На одном из мероприятий также делали брендированные пакеты для журналов. И это только то, что в числе первого приходит в голову.

Имя любимое моё

Если кратко: на наше название претендовала компания из Китая. Стоит ли говорить, как это простимулировало нас в кратчайшие сроки зарегистрировать товарный знак и название.

Критическая важность соблюдения правил пожарной безопасности

Бывают случаи, когда недобросовестные подрядчики пренебрегают правилами пожарной безопасности и не обрабатывают деревянные конструкции специальной жидкостью для предотвращения возгорания.

А поскольку люди не дураки, инженер может подойти с зажигалкой и проверить. Так мероприятие становится, как говорится, «огонь», даже не начавшись.

Критическая важность соблюдения правил пожарной безопасности

Бывают случаи, когда недобросовестные подрядчики пренебрегают правилами пожарной безопасности и не обрабатывают деревянные конструкции специальной жидкостью для предотвращения возгорания.

А поскольку люди не дураки, инженер может подойти с зажигалкой и проверить. Так мероприятие становится, как говорится, «огонь», даже не начавшись.

Из цикла «нарочно не придумаешь»

Однажды на высоте четырех метров отклеилась часть принтованной сцены. Благо, она никого не убила и не покалечила.

Один из отелей отличился и поставил кресло на 3 ножках. Бедный модератор «левитировал» целое заседание.

В другом отеле сотрудники самопроизвольно включили и не выключил свет на ночь, после чего пытались взять с нас плату за растраченную электроэнергию. И ещё к теме: как-то раз произошло веерное отключение электричества и оказалось, что у отеля нет генераторов на такой случай, да и, откровенно говоря, очень старая проводка.

Что уж там, даже плафоны сотрудники разбивали головами, благо, все живы-здоровы.

И, раз мы так откровенничаем, расскажу о самых острых ситуациях.

Диверсия с тайным покупателем

Неприятно даже вспоминать, но однажды мои бывшие коллеги подослали тайного покупателя и по результатам его «работы» написали на нас письмо-кляузу клиенту, чем разозлили и его, и меня. Клевета пошла даже дальше, в Роскомнадзор (нас неправомерно обвинили в «сливе» данных за границу).

Обработка этой ситуации отняла много времени и сил, но правда была на нашей стороне, поэтому мы вышли из неё победителями, и теперь ещё больше ратуем за то, чтобы всё было сделано по правилам.

Подарок на Хэллоуин от партнёра по бизнесу

Этот самый партнёр по бизнесу, после достижения устраивающих обе стороны устных договорённостей о мирном прекращении совместной работы, решил подстроить незапланированный Хэллоуин и обрубить доступ ко всем нашим инструментам.

Когда мы поняли, что оппонент не может взаимодействовать с нами в адекватном поле, мы не стали «воевать» (и до сих пор не воюем), а просто всё восстановили и, можно сказать, открыли компанию заново. Потому что иногда конфликт не решить словами. Особенно, если кто-то из его участников этого не хочет.

Монтекки и Капулетти на мероприятии

Любой бизнес – это высококонкурентная среда, и может случиться так, что на мероприятия приходят «враждующие» компании со всеми вытекающими (вплоть до арестов). В подобных случаях нужно по максимуму использовать умение работать с конфликтом и не позволить ему достичь точки невозврата.

О важности обратной связи

А самое обидное — это когда участников что-то не устраивает (что, конечно же, совершенно нормально), но они об этом молчат, а потом, уже после конференции, просят вернуть деньги. Особенно интересны случаи, когда основанием для возврата служит якобы отсутствие чего-то, что зафиксировано на фото- и видеоотчётах.

Как таковой морали нет, но есть один генерализованный полезный совет: какая бы ситуация ни была, самое главное – не паниковать.

Паника – главный враг любого конструктива, и, если она лежит в основе реакции на возникший локальный кризис, вынести из него что-то полезное не получится.

Поэтому выдохнули и решаем до желаемого результата. И, конечно, делаем пометку на будущее.