Как все держать под контролем и ничего не контролировать

Опыт аутсорсинга в некоммерческой сфере

Это один из самых частых вопросов ко мне, как к директору благотворительного фонда. Многим (и не только руководителями других некоммерческих компаний, но и обычным людям) интересно знать, сколько сотрудников требуется, чтобы НКО могла функционировать.

Ответу на этот и некоторые другие вопросы я решила посвятить эту статью. Расскажу в ней, как устроена работа фонда «ЖИВИ», как и что мы делегируем на аутсорсинг.

Фонд был зарегистрирован в 2013 году, и до 2016 в «ЖИВИ» не было большого штата сотрудников. Бухгалтерию тогда вела сторонняя компания. Они делали все необходимое: формировали отчетность, создавали платежные поручения.

Но с качеством услуг постоянно возникали проблемы. В компании часто менялись сотрудники, отчеты не всегда сдавались вовремя, выплаты задерживались. Последней каплей стало то, что у нашего фонда однажды заморозили счета из-за неуплаты налогов.

Никаких предупреждений мы не получали, они приходили на адрес бухгалтерской компании и были, видимо, проигнорированы.

Я решила искать новую компанию, которой могла бы доверить бухгалтерию фонда. Но нашла большее — комплексное сопровождение НКО от Philin (сейчас они объединились в инфраструктуру Philgood). Специалисты Philin занимаются финансовым сопровождением и оказывают другие услуги именно некоммерческим организациям, это их специфический профиль.

К ним можно обратиться не только за ведением бухгалтерии, но и за юридическим, грантовым сопровождением, помощью в подборе сотрудников, или даже по вопросами регистрации и запуска НКО. Немного поколебавшись, мы все же решили взять комплексное сопровождение.

Я почти сразу поняла, что выбор Philin оказался очень правильным решением. Компания к тому моменту была на рынке уже несколько лет, и мы могли бы обратиться к ним раньше, но я почему-то была убеждена, что тарифы за услуги Philin — запредельные, а «ЖИВИ» был пока еще небольшим фондом. Оказалось, что цена даже за полный пакет консалтинговых услуг была вполне подъемная: найм штатных сотрудников на эти позиции точно обошелся бы значительно дороже.

В компании сразу предупредили, что, прежде чем принять решение, будут ли они сотрудничать с нами, им нужно провести аудит всей отчетности и внутренней документации. По его итогам нам указали на пробелы, которые предстояло заполнить:

в кадрах,
финансах и других отделах нужно было восстановить часть документации.

Этим мы и занимались больше полугода, консультируясь со специалистами Philin. Потребовалось немало работы, чтобы привести в порядок отчетность, устав фонда и другие документы.

Только после этого этапа мы, наконец, заключили договор на полное сопровождение. При таком виде сотрудничества команда Philin помогает закрыть все финансовые, юридические и кадровые вопросы работы фонда. Обслуживание происходит в онлайн-режиме, с помощью специального программного обеспечения, разработанного для НКО.

После этого я ожидала, что все пойдет своим чередом, и беспокоиться будет не о чем: компания будет разбираться в финансовых, кадровых, юридических вопросах, а мы будем заниматься своими задачами. Но я быстро поняла, что была не права: Philin — не волшебная таблетка. В их команде, которая работает с фондом, немало сотрудников, и для налаживания коммуникации нужно, чтобы и у нас был хотя бы один человек, который взял бы на себя взаимодействие с аутсорсом.

Поначалу я думала, что достаточно присылать специалистам Philin документы и можно забыть о бухгалтерии. На самом деле, со стороны фонда также ведется большая работа.

Ожидала я и того, что у команды компании благодаря опыту работы с НКО будут уже свои налаженные механизмы взаимодействия с фондом. Но на деле были и сложности, с которыми приходилось справляться. Часто менялись сотрудники, так что не раз приходилось начинать контакт, можно сказать, с нуля.

Столкнулись мы и с повышением тарифов. Постепенно цена за услуги росла, изначально фиксированная ставку заменили на тарифицирование по времени, а затем — обратно на фиксированные ежемесячные платежи. Я понимаю, что это естественный процесс: Philin растет, повышается квалификация сотрудников. Растем и мы, а чем крупнее фонд, тем, очевидно, больше ресурсов требует его обслуживание. К тому же, преимущество Philin — в том, что пакет услуг можно составить самостоятельно, как конструктор: что-то добавить, от чего-то отказаться, и тем самым оптимизировать цену сопровождения под себя.

За годы работы нам все же удалось выстроить комфортное для нас и команды Philin взаимодействие. В работе с фондом «ЖИВИ» сейчас задействовано 9 человек. В рабочую группу, закрепленную за фондом, входят: ведущий бухгалтер, бухгалтер ПТУ, бухгалтер по авансовым отчетам и расчетным счетам, менеджер ДепКС, менеджер по управленческой отчетности, специалист по кадрам и расчету зарплаты, казначей, внутренний аудитор и юрист.

Раз в год мы созваниваемся с ключевыми сотрудниками, обсуждаем результаты и планы. Возможность обмениваться обратной связью и расти — это очень ценно. За время совместной работы мы и сами стали более организованными. Сотрудничество с Philin делает нас, к тому же, более надежными в глазах партнеров.

Не боитесь прекращать сотрудничество, если контрагент не выполняет свои обязанности или делает это недостаточно качественно.
Даже комплексное сопровождение — не волшебная таблетка, со стороны вашей компании тоже будет нужна большая работа.
Будьте готовы, что наладить взаимодействие и совместную работу получится не сразу.
Повышение тарифов — неизбежно, помните это, рассчитывая свои ресурсы.
Открыто обсуждайте то, что вас не устраивает, пытайтесь совместно понять, как можно улучшить ваше сотрудничество.

Отдавая финансовые, кадровые, юридические и другие задачи аутсорс-компаниям, НКО могут не только освободить ресурсы, но и научиться системности и дисциплине, а также стать более прозрачными — ведь вся отчетность и документация в порядке. Поэтому решение обратиться за сопровождением к профессионалам однозначно было правильным.