Руководство для создания рабочего пространства: Как я повысил эффективность благодаря дашборду?

Хотел сделать просто одно окно, которое даст доступ ко всей нужной информации, связанной с маркетингом. У меня это получилось в Notion. Поэтому покажу эволюцию моей системы управления и расскажу, что скрывается за этими кнопками.

Однажды на встрече клиент обратил внимание на то, какой порядок у меня в документах и как быстро находятся материалы, которые мы создавали года 4 назад.

Привет! Я Вова Козырев, маркетолог. За 10 лет, меня и мою команду приглашали в проекты со сложными маркетинговыми задачами: политическая партия, университет, овощной базар и даже светская львица. Веду канал в телеграме о маркетинге, продажах и финансах. Руковожу крупным СМИ об играх. Давал интервью Red Bull. В блоге на VC делаю выжимки из проф. мероприятий в Москве, в которых участвую. Рассказываю о бизнесе, личной эффективности и к чему приводит постоянство.

В один прекрасный день я начал «зашиваться» и заметил: чем больше проектов, тем больше повторяющихся действий: переходов между вкладками, поиска информации, рутинных задач. С этим нужно было что-то делать.

Было два варианта:

1. Нанять ещё одного ассистента: Он мог бы взять на себя часть рутинных задач, освободив мое время для более важных дел.

2. Оптимизировать всю систему: Сделать так, чтобы поиск информации и другие действия занимали минимум времени.

Ассистент не смог бы полностью решить проблему: Он мог бы помогать с поиском информации, но это очень ситуативная история.
Оптимизация системы – это долгосрочное решение: Она позволит мне не только освободить свое, но и повысить всю эффективность ведения проектов.
Я хотел создать пространство «для всего»: Где я и команда могли бы хранить всю информацию, по проекту в одном месте.

Что такое дашборд? Это окно, из которого можно получить моментальный доступ к нужной информации. Оно заменяет десятки открытых окон, папок, файлов и вкладок в браузере. Дашборд позволяет мне накапливать и применять опыт, а также не терять время на поиск информации.

Факт, что рабочие процессы в маркетинге перегружены информацией. Часто встречал визуальный бардак, и всегда хотел поделиться своим опытом, потому что, на мой взгляд, централизованная система управления важна.

Если посмотреть на любую компанию, то практически всё, что происходит внутри неё, — это процессы и циклы, которые выполняют люди. Первый шаг к эффективности состоит в том, чтобы обнаружить эти процессы и уметь рассматривать их изолированно.

Конечно, у каждого свой порядок и система организации пространства, поэтому я стараюсь не выражать своё негодование, когда вижу сотни папок или суженные от тесноты сотни вкладок в браузере.

Сделав одно окно с доступом ко всей важной информации и сервисам, можно сохранить внимание и фокус на результате, без отвлечений. Но не нужно накидывать в ваше пространство всё сразу. Со временем оно само идеально подстроится под ваши нужды.

Ценность именно в том, что можно просто надстроить дашборд над действующими сущностями и ничего не выдумывать.

Что такое Notion? Многие его используют просто как сервис для заметок, но это мощная платформа для управления проектами и данными. Она позволяет интегрировать различные типы контента: от простых записей до сложных баз данных.

Есть много сервисов, где можно систематизировать информацию. Я пробовал построить систему на Bubble.io, Trello, Asana, заметках, напоминаниях, календаре, таблицах и Google-документах. В итоге у меня получился синтез всего этого. В проектах бывает разный состав участников и разные правила того, к каким данным и у кого есть доступ, поэтому связка с Google-документами для меня остаётся важной.

Рассмотрим на примере одного проекта.

Мой первый дашборд в проекте выглядел так

Я просто выставил все ссылки и папки, с которыми работаем каждый день. С Google-документами и таблицами связь настроена через ссылки.

По мере привыкания, доски начали разрастаться, и я чувствовал, как это сохраняет моё внимание. Вот следующий этап развития этого проекта:

Так выглядела следующая версия дашборда в этом проекте

Стоит отметить, что получать такие результаты, как наши клиенты, невозможно без высокой организации маркетинга.

Со временем эта надстройка вышла за рамки бизнеса и внедрилась в другие сферы:

К каким файлам, папкам, ссылкам вы самым часто обращаетесь;
В какой области вы хотите активно на что-то влиять;
Кого подключать к такому пространству;
В каких сферах вы хотите привнести контроль и улучшения.

Для контроля прогресса проектов
Для оптимизации бизнес-процессов
Для быстрого включения новых сотрудников
Для управления финансами
Для достижения личных целей

В важных проектах перед названием я ставлю такие скобки [ ], в них пишу цифры, например [01]. Это позволяет выводить проекты, файлы, папки на которых надо сфокусироваться и которые в приоритете – они автоматически поднимаются вверх и всегда на виду.

Например в каждом проекте у меня есть такой документ [01] Действия, где пишется всё что надо зафиксировать быстро, чтобы поднять вопрос на следующей планёрке:

Я считаю, что подход к управлению проектами с использованием дашбордов очень эффективен. Он позволяет объединить всю необходимую информацию и инструменты в одном месте, что значительно упрощает работу и повышает производительность. Такой подход также способствует лучшему контролю над проектами и улучшению коммуникации между участниками команды.

Шаг за шагом простой скелет, с которого вы начали, становится идеальным именно для вас. Это однозначно инструмент, который рекомендую и внедряю нашим клиентам, когда нас привлекают как удалённый отдел маркетинга.

Напишите, что вы думаете о таком подходе к управлению проектами
Расскажите, сталкивались ли с потребностью в «одном окне»
Поделитесь своими фишками, которые позволяют вам работать эффективнее.
Была ли полезная статья?

Ставьте лайк и подписывайтесь. Я пишу о том, что нужно знать и делать в сфере маркетинга, чтобы бизнес процветал, а также рассказываю о повышении личной эффективности.

👉 Еще больше полезных фишек на канале: