Как я боролся с воровством сотрудников в магазине и чуть не проиграл
История клиента, который смог
Привет!
Меня зовут Марат, мне 29 лет. Полтора года назад открыл собственный магазин фермерских эко-продуктов и мои сотрудники начали у меня воровать. Рассказываю, как я решил проблему и почему не уволил продавцов.
От редакции «Онлайн-касса. ру»: Мы попросили нескольких наших клиентов написать о своем опыте и рассказать, как они столкнулись с наиболее частыми проблемами предпринимателей и решили их. Рассказ первого из них перед вами. Подписывайтесь, дальше будет больше. Если вы столкнулись с похожей проблемой, напишите нам в тг:
Предыстория
Магазин фермерских продуктов решил открыть, вдохновившись успехом своего знакомого. Экопродукты сейчас трендовая вещь, и пользуется большим спросом. Выбрал удачное помещение — на самом въезде в коттеджный поселок. Население здесь средний класс и выше, люди с хорошим доходом. Кто-то, как я, например, приезжает на выходные, но многие живут постоянно.
Нашел отличных поставщиков, у которых закупаю говядину, овощи, творог и т. д. Почти 50% продуктов привозят мои друзья. У них небольшая семейная экоферма, разводят перепелок, куропаток и кур. А еще нашел крутых ребят, которые выращивают зелень и сами производят песто.
Конкурентов в поселке нет, поэтому спрос, как и ожидалось, был огромный. Уже с первых дней пошли хорошие продажи. С поиском продавцов были проблемы. Одну девушку нашел сразу в соседней деревне, но она не имела опыта работы, но потом нашел даму 55 лет с большим стажем в торговле. Подумал, что мне повезло, т. к. она все знает, работает быстро, и смогу ей доверять. Она сразу же взялась за магазин, переставила некоторые секции, навела на складе порядок, и я обрадовался.
Казалось бы, все отлично, торговля идет, думаю о том, чтобы вводить бонусные карты, хочу расширять ассортимент, ищу новых поставщиков. Даже начал мечтать, что неплохо бы из своей «фермерской лавки» сделать магазин с собственным производством фарша и полуфабрикатов.
Каждый день продавцы присылали мне отчеты с касс, но изначально я в них особо не углублялся. У меня есть моя основная работа в найме, и времени на мой «побочный» бизнес не так много.
Я смотрел общее количество по закупкам и продажам, и первые месяцы вроде все сходилось. Но тут вдруг начал замечать явные нестыковки в цифрах. Объемы продаж примерно те же, а выручка почему-то ниже. Подумал сначала, что это из-за ввода новых позиций в ассортимент. Но дело было в другом.
Провел собственное расследование и выяснил — продавцы меня обманывают. Тогда я решил взять отпуск на основной работе, чтобы во всем детально разобраться.
Как я выяснил, что продавцы воруют
Для начала решил изучить, какие вообще в принципе есть способы воровства в магазине. Из опыта своих знакомых и историй из интернета выделил самые распространенные:
Невыдача чеков. Отправил друзей проверить, как выдаются чеки. Было сделано три покупки в разное время, и в каждом случае кассир спрашивал, нужен ли покупателю чек. Хотя продавцам было дано четкое указание — всегда выдавать чеки. То есть теоретически есть высокая вероятность, что клиенты отдают деньги, получают товар, а продажа не проходит через кассу. Такую «выручку» кассир может спокойно забрать себе, а продукты списать как просрочку.
Или другой вариант: клиент взял 1,5 кг парной говядины, а кассир пробил 1 кг, но чек не выдал. А вырученные деньги за полкило мяса забрал себе.
Бесконтрольные списания. На момент обнаружения проблемы с воровством у нас тупо не было особо никакого учета. Все продукты принимали прямо на кассе, здесь же оформляли и списания. Причем списанное я разрешил забирать себе — это отдельная тема, как можно было быть таким наивным и как я больше никогда не пойду на поводу у персонала. Объем списанной просрочки за месяц я определял на глазок, по ежедневному отчету и что-то в них списания стали появляться по ощущениям чаще.
Участившиеся отмены. При изучении отчетов по чекам заметил еще одну странность — продавцы стали чаще редактировать чеки. Причем изменения всегда в меньшую сторону. У обеих сотрудниц есть права на такие операции, а значит, они могут изменять информацию в чеке в свою пользу — пробивать чек, получать оплату, а потом из чека убирать позиции, а разницу забирать себе.
Первая попытка решить проблему. Спойлер — неудачная
Сразу решил, что увольнять сотрудников, и нанимать новых — не мой вариант. Среди жителей нашего поселка на эту вакансию желающих нет, а добираться из города долго. Вторую кассиршу в свой магазин я нашел с большим трудом. Поэтому решил для начала усилить контроль и дисциплину:
Установил две камеры видеонаблюдения. Одну — на кассе, вторую — на складе, где храним продукты. Стоило это 30 тысяч вместе с монтажом. Но уже в процессе установки я понял, что чтобы отследить вора, мне придется просто непрерывно сидеть за монитором. Камеры, наверное, хорошо ставить, чтоб найти вора среди клиентов, когда хотя бы есть примерное время кражи.
Стал проводить инвентаризации. Объявил продавцам, что инвентаризации будем проводить минимум раз в месяц и сразу встретил жесткий отпор. Старшая сотрудница долго возмущалась, что это не нужно и придется закрывать магазин на весь день. В итоге все-таки согласилась, возилась весь день. Отчет за день пришел жалкий, сообщила, что ей весь день некогда было заниматься с покупателями. В конце дня недовольно отдала мне вручную заполненную бумажку. Разбирался с этими записями целый вечер. Решил, что так проводить инвентаризации мы не будем. Надо как-то упростить это максимально. Но как, я пока не придумал.
- Проверял цифры каждый день. Чтобы отследить воровство, решил ежедневно проверять каждую цифру — сколько продуктов поступило по накладным, сколько продано (по кассовым отчетам), сколько осталось по факту. Через неделю таких проверок, понял, что это бесполезное занятие. Отчеты нужно было делать вручную, так как накладные были у нас бумажные, и я закопался. Тратил свое время, но реальных данных все равно не знал.
Через несколько месяцев активной борьбы с воровством понял, что я устал от бумажек и войны с продавцами.
Понял, что мне нужно, чтобы все считалось автоматически
А именно, мне нужно было, чтоб моя касса стала центром управления всем магазином и там бы собирались все отчеты. Забил в поисковике «онлайн-касса», зашел по первой же ссылке с таким же названием, компания так и называлась «Онлайн-касса. ру». Нашел там что-то типа памятки, как выявить воровство сотрудников и услуги по помощи бизнесу. На той же странице оставил заявку. Спустя 10 минут мне перезвонил менеджер и назначил онлайн-встречу. На консультации я озвучил свою проблему — продажи растут, а выручка нет, продавцы воруют, поэтому нужна программа, чтобы цифры считались автоматически, а я мог их в любой момент проверить.
Когда я собирал информацию, то изначально я рассматривал 1С, какой-то из двух вариантов: «Управление торговлей» или «Розницу». Но у меня спросили про мои дальнейшие планы по бизнесу и предложили другой вариант — «1С:Управление нашей фирмой». В ней есть, в принципе, все функции для учета в моем магазине, и функции, которые понадобятся потом для небольшого производства.
Как я понял, важно, чтобы программа была немного «на вырост». То есть в будущем мне не нужно покупать доп. программу, если например, я решу организовать при магазине цех по производству фарша или полуфабрикатов. А такие планы были.
Как же все-таки решили мою проблему с воровством
Перехожу, наконец, к самому главному. Чтобы решить проблему с воровством, нужны отчеты, которые будут создаваться автоматически — на основании накладных и информации с кассы. Сотрудники не смогут подгонять эти цифры, а я буду иметь доступ к таким отчетам в любое время.
На компьютере продавца мне установили «1С:Управление нашей фирмой» и по удаленке все настроили.
Что еще сделали:
Ввели штрихкоды в базу и подключили весы к 1С. Теперь продукты взвешиваются на этапе приемки. При фасовке на них сразу клеим штрихкоды. Теперь на кассе продавец просто сканирует этикетку и все. Информация передается в программу учета.
Настроили технологические карты для продажи разных видов мяса. Не нужно следить за остатками вручную. Карта составляется один раз на каждый вид мяса (корейка, шейка и т. д), а при поставках и продажах данные автоматически обновляются.
- Подключили кассу к товароучетке. Отчеты о продажах автоматически выгружаются в товароучетку. А на основании этих данных обновляются остатки. Я могу проследить, сколько продуктов реально продано и сколько должно остаться.
- Подключили ТСД к 1С. Теперь у меня в магазине есть терминал сбора данных. Это такой мини-ПК. При инвентаризации и подсчете остатков продавец просто сканирует штрихкод, а остатки считаются автоматически.
Сделали автоматическое оформление заказов. Теперь заявки поставщикам отправляются из 1С, когда продукты заканчиваются. Там я точно вижу, сколько заказал, сколько пришло, сколько осталось.
Что сказать в итоге — доволен ли я результатом? Однозначно да. Всю эту историю я провернул за неделю. Бесед на тему воровства не проводил, не такой я руководитель, чтоб кого-то распекать. Просто сказал, что теперь все отчеты мне видны и все везде записано. Списывать продукты себе в карман уже не получится. Вся просрочка теперь уничтожается под камерами. И да, я это просматриваю. Не каждый день, но камеры работают, люди их боятся. Инвентаризации теперь у нас раз в неделю, а иногда и внепланово. Я сам лично протестировал терминал для инвентаризации, посчитал все на складе за полчаса. Теперь продавцы все делают сами. Посыл был понят, уже в этом же месяце цифры снова стали показывать мне красивое.
Что еще сделали дополнительно
Настроили Меркурий. Здесь мы должны гасить ВСД. Не буду тут расписывать, что это и зачем, но по закону надо, ветеринарный контроль. Раньше продавец это делал вручную на самом госпортале, а теперь автоматически прямо в 1С, что в 3 раза быстрее.
Подключили электронный документооборот, настроили Честный знак. Через ЭДО мы получаем электронные документы от поставщиков вместо бумажных накладных. Сразу в системе их подписываем теперь и отправляем в Честный знак. Это требование закона при работе с молочкой.
Памятку по воровству советую скачать и посмотреть на всякий случай, даже если проблема у вас не стоит так остро, как это было у меня. Как я выяснил, если вы считаете, что у вас не воруют, значит, вы еще не все знаете. Также рекомендую не тянуть с решением проблемы и не пытаться настроить все эти кассы, отчеты, весы и терминалы самостоятельно — сэкономите кучу времени и нервов. Буду рад комментариям и советам, что можно в процессе контроля улучшить еще, с учетом того, что заниматься этим бизнесом фулл-тайм я не планирую.
Это реклама?
А как же фотографии магазина или хотя бы примерные цифры?
Это джинса , реклама, какой еще магазин
Дизлайк за личный опыт...
>Бесед на тему воровства не проводил, не такой я руководитель, чтоб кого-то распекать.
Фраза человека, который никогда никем не руководил. Так что копирайтер лошара, как и его заказчик.
Блин, ну разве нельзя свою мазню показывать понимающим людям, чтобы потом за этот бред не было стыдно???!!!
Ссаная реклама.
Меркурий гасится за 2 секунды раз в месяц массово.
Позвонил он, почему же тогда ценник тысяч 500 за всю настройку не озвучил?👎