Как мы организовали работу в виртуальном офисе Яндекс 360 для бизнеса?
BestDoctor — это InsurTech-компания с собственной IT-платформой и экосистемами «Здоровье» и «Страхование». Мы первыми в России предложили решение по диджитализации ДМС: пациенты могут записаться к врачу онлайн, а затем получить услугу в собственном медцентре компании. Сейчас продуктами бизнеса пользуются 430 корпоративных клиентов, в том числе такие крупные, как Самокат и Авиасейлс, а также более 700 тысяч частных пользователей.
Чтобы организовать внутренние бизнес-процессы, мы используем платформу Яндекс 360 для бизнеса.
Как принимали решение о миграции и почему выбрали Яндекс 360 для бизнеса
Когда завершилось сотрудничество с зарубежным вендором, компания на тот момент включала 400 сотрудников, и мы остались без привычных инструментов. В том числе перестала работать корпоративная почта. Нужно было в кратчайшие сроки найти технологичное решение.
Специфика нашего бизнеса — регламентированный на законодательном уровне контроль за информационной безопасностью. Мы строго следим за обработкой и сохранностью персональных и медицинских данных клиентов BestDoctor. Такие процессы требуют особых технологий и ресурсов на их обслуживание, поэтому проходят на стороне нашей собственной IT-инфраструктуры.
Но вкладываться в разработку корпоративного on-prem решения и строить с нуля новую систему в нашей ситуации было нерационально. Мы искали готовый продукт, чтобы быстрее восстановить бизнес-процессы.
Основные критерии поиска, которые мы выделили:
- Отечественная платформа, которая будет стабильно работать вне зависимости от внешних факторов.
- Достаточное количество сервисов-инструментов для совместной работы команды.
- Возможность быстрого старта. У нас не было времени на тестирование и пилотные запуски.
Мы недолго определялись с выбором и остановились на виртуальном офисе Яндекс 360 для бизнеса. По стоимости и функционалу этот вариант оказался оптимальным для нас.
Переезд занял минимум времени: при участии службы поддержки мы перенесли учётные записи 400 сотрудников всего за неделю. Поскольку Яндекс 360 для бизнеса — экосистемное решение, мы не стали останавливаться только на Почте и изучили все сервисы.
Какие сервисы Яндекс 360 для бизнеса используем активно
В компании BestDoctor есть три подразделения: страхование, медицина и IT. Инструменты виртуального офиса помогают команде эффективно работать в каждом из них.
Диск. Храним операционные и финансовые документы, договоры, а также дизайнерские макеты и презентации. Для нас удобно, что есть возможность структурировать файлы и обмениваться ими как с внешними получателями, так и с коллегами внутри компании.
Календарь. Настроили интеграцию с корпоративной CRM. Теперь наши врачи формируют рабочее расписание в Календаре, и эти данные автоматически передаются в CRM. Это помогает не только видеть свободные и занятые слоты при планировании нагрузки, но и собирать информацию для дальнейшей аналитики.
Телемост. Проводим видеопланерки и переговоры. Основное преимущество для нас — интеграция с Календарем для планирования звонков. Позволяет добавить событие в расписания сотрудников и быстро сформировать ссылку для входа.
Рассылки. Сервис позволяет оперативно информировать коллег из разных подразделений. Например, с его помощью можно сделать рассылку на группу получателей и напомнить о мероприятии.
Что ещё помогает в организации бизнес-процессов
Yandex Tracker. Используют IT-специалисты для контроля за проектами и повышения эффективности командной работы. У сервиса широкие возможности: чтобы сотрудники BestDoctor быстрее разобрались в функционале, специалисты поддержки Яндекс 360 провели ознакомительные вебинары. Они помогли ответить на вопросы пользователей, которые возникали в процессе выполнения практических задач.
Yandex Forms. Этот сервис используем в разных сценариях:
- Форма есть на сайте компании — человек может заполнить её, чтобы получить информацию об интересующем продукте. Заявки попадают к менеджерам, и они напрямую связываются с потенциальными клиентами.
- Через формы собираем первичную информацию о страховых случаях. Если клиент хочет получить компенсацию, сначала он заполняет анкету и описывает, что произошло и какой ущерб нанесён. Формы помогают структурировать данные для дальнейшей обработки.
- Ещё используем формы для сбора данных и организации процессов внутри компании. Например, через них сотрудники подают заявки в техподдержку, чтобы что-то починить или восстановить доступ в систему.
За год штат компании BestDoctor вырос до 1 080 человек — новых сотрудников мы сразу добавляли на платформу, чтобы они могли использовать доступные сервисы. В результате Яндекс 360 для бизнеса помог нам наладить коммуникацию внутри команды и структурировать бизнес-процессы.
Критерии для запуска были довольно серьёзные, по моему это был как раз тот случай где одна ошибка могла бы всё испортить. А в целом организация на уровне, думаю потом многие возьмут это в пример