Тебя оштрафуем, тебя поцелуем, а тебе делегируем: 9 способов повысить эффективность сотрудников

— Надоело работать на дядю! Скорее бы домой, к телеку с винишком! Вот еще, буду я за эти копейки стараться!Так обычно говорят неэффективные и немотивированные сотрудники. Хотите привести их в чувство? Читайте нашу статью!

Привет! Я Анна, менеджер проекта Workspace и координатор премии Workspace Digital Awards. Сегодня попробую раскрыть вечнозеленую тему под новым ракурсом. Обещаю коротенечко, почти на уровне тезисов.

Итак, по данным исследования VoucherCloud, офисные сотрудники работают продуктивно только три часа из всего рабочего времени. Люди тратят рабочее время на что угодно, но не на выполнение своих задач.

В случае с удаленными сотрудниками ситуация скорее всего будет еще хуже. Если вы чувствуете, что что-то неладно в Датском королевстве, что всю команду или отдельных сотрудников надо срочно мотивировать, а работу оптимизировать — возможно, вам помогут 9 проверенных советов для руководителей и управленцев. Они про то, как существенно повысить работоспособность всей команды.

Если вы можете фиксировать выполнение задач, их сложность и количество – переходите на позадачную оплату. Так бизнес хотя бы не теряет деньги на оплате труда. Если сотрудникам требуется дополнительная мотивация для достижения KPI, внедрите «пряник» и «кнут» – премии и штрафные санкции.

Такая модель оплаты кажется наиболее справедливой – кто сколько поработал, тот столько и получил. Ее применяют в разных сферах: от бьюти-индустрии до digital. Если оплата за работу будет достойной, мотивация сотрудников не пострадает.

Если платить за выполнение задач, можно вообще не нанимать сотрудников в штат, а находить квалифицированных исполнителей извне. Преимущество такого подхода – вы работаете с узкопрофильным специалистом, который лучше выполнит задачу в своей области.

У сотрудников не будет мотивации работать, если они не видят смысла в выполнении поставленных задач. Чтобы рядовые задачи воспринимались коллективом как нечто важное, они должны исходить из долгосрочных целей компании. Хорошая цель будет SMART: конкретная, измеримая, достижимая, значимая и ограниченная по времени.

Чтобы добиться большего вовлечения сотрудников, уделите время на совместное планирование работы. Дайте членам команды возможность определить свои KPI и взять посильный объем задач. Тогда все сотрудники будут понимать, что они делают и для чего. Кроме того, они будут дополнительно мотивированы за счет участия в планировании.

По данным HubSpot, 98 % сотрудников не будут вовлечены в работу, если они будут получать мало обратной связи или вообще не будут ее получать. При этом нужно давать как положительную, так и отрицательную обратную связь, но похвала работников работает куда эффективнее, нежели критика. А если критикуете, всегда говорите и о хороших сторонах.

По данным Achievers:

• 90 % сотрудников заявляют, что похвала их достижений мотивирует их лучше работать;

• продуктивность и производительность коллектива становится выше на 14 %, если руководитель отмечает их достижения;
• 92 % работников утверждают, что они чаще повторяют действия, за которые получают похвалу.

Эмоциональный интеллект (EQ) – это способность человека распознавать и контролировать свои эмоции и, как следствие, эмоции других людей. Высокий EQ позволяет адекватно выражать эмоции, управлять стрессом, устанавливать границы, находить компромиссы и эффективно общаться с коллегами. Важно отметить, что люди с высоким EQ не манипулируют другими людьми – они действуют ради общей выгоды.

Повысить EQ сотрудников можно несколькими способами:

• Нанять тренера или подходящего психолога для проведения сеансов по развитию EQ у сотрудников.
• Заняться тимбилдингом: внедрить совместный коллективный отдых, корпоративы и прочее.
• Внедрить медитацию и майндфулнес — осознанное мышление.

По результатам исследования сервиса для управления проектами Asana, digital-специалисты используют за день 13 приложений и переключаются между ними около 30 раз. Более четверти сотрудников заявило, что переключения между приложениями негативно влияют на их качество работы. 26 % сотрудников заявили, что большое количество приложений снижает их эффективность. Это касается не только digital-сферы, но и любой другой отрасли бизнеса, в которой активно используется различное ПО для выполнения рабочих задач.

Как свести к минимуму переключения сотрудником между различными приложениями:

• Попросить сотрудников, которые взаимодействуют друг с другом по рабочим задачам, использовать единый технологический стек.
• Интегрировать все приложения в единый рабочий кабинет.
• Назначить сотрудников, которые будут выполнять задачи с ограниченным набором инструментов, каждый со своим.

Когда делегируете задачу подчиненному, нужно учитывать два фактора:

• его уровень навыков;
• его интерес к задаче.

Например, какие-то сотрудники будут больше любить привычную рутину, а какие-то любят бросать себе вызовы и выполнять нетривиальные задачи. Выясните у сотрудников, кому что нравится, и учитывайте это при делегировании задач. Дайте им больше свободы. Вообще, лучше избегать микроменеджмента, не контролируя каждый шаг сотрудников – у сотрудников от этого падает мотивация, а у руководителей тратится лишнее время.

По данным Brandon Hall Group, организации с отлаженным процессом онбординга повышают производительность новых сотрудников более чем на 70 %.

Онбординг обязателен для новых сотрудников, даже если они уже являются специалистами в своей деятельности. Лучше сходу посвятить их в ваши нюансы, чтобы они быстрее начали выдавать нужный результат.

По результатам исследования Pew Research Center, 34% работников используют социальные сети в рабочее время для отдыха. 56 % работников, которые используют соцсети, подтверждают, что они отвлекают от работы и делают их менее продуктивными.

Для контроля сотрудников можно использовать тайм-трекеры — с их помощью можно не только отслеживать время, которое работник тратит на выполнение задач, но и удаленно наблюдать, чем он занимается. Такие сервисы обеспечивают полный контроль офисных и удаленных сотрудников, но полностью лишают их личного пространства. Из-за этого может вырасти уровень недовольства сотрудников, отчего их мотивация и эффективность упадут.

Более гуманным решением будет использование корпоративного мессенджера, в котором сотрудники будут общаться исключительно по работе. С внедрением такого сервиса работники не будут отвлекаться на личные переписки и думскроллинг.

Чтобы команда работала более слаженно, внедрите регулярные планерки, в которых сотрудники будут делиться своими планами по выполнению задач. Главное не переборщить – большое количество планерок может негативно повлиять на продуктивность работников, потому что будет отнимать слишком много времени. Оптимально: раз в 1-2 недели, в самом начале рабочего периода.