Как частично передать организацию ивента чат-боту

Если у вас планируется мероприятие, а рук не хватает или вы хотите попробовать новые активности — открывайте статью. Рассказываем, как чат-бот станет еще одним event-менеджером в вашей команде.

Привет, это команда Smartbot. Уже началась череда летних мероприятий: фестивали, конференции, концерты, форумы. Представим, что вы планируете большой фестиваль, где будет много людей, программа, спикеры, хедлайнеры и партнеры. Команда для такого ивента нужна большая, чтобы справиться с потоком вопросов и координацией самого события.

Или вы хотите провести встречу для партнеров, где тоже нужно подготовить программу, пригласить спикеров, гостей и проконтролировать проведение конференции. Либо вы выходите на какой-нибудь ивент со своим стендом и думаете об интерактиве на своей зоне.

Формат мероприятия и участия может быть разным, но цели и задачи одни. Вы столкнетесь с наплывом сообщений от аудитории: где поставить машину, во сколько начнется выступление спикера, сколько стоит билет, где вы находитесь и т.д.

Также вам будут приходить сообщения в комментариях под анонс-постами в социальных сетях, которые необходимо отработать. Другие задачи, как регистрация, сбор базы, уведомление о мероприятии, вовлечение участников тоже нужно учесть. При этом у вас могут быть ограниченные ресурсы: нехватка менеджеров, координаторов и бюджетов.

Все выше можно передать боту и тем самым автоматизировать задачи, которые требуют механической работы.

Ниже обо всем по порядку: на каких этапах чат-бот сможет подхватить общение с участниками и как его можно использовать в организации ивента.

1. Лучше рассказать о программе. Информацию о мероприятии сложно разместить даже на один сайт. Также что-то всегда может измениться и нужно оперативно сообщить это аудитории, а переделывать главную страницу нет времени.

Решение — создать бот-меню в мессенджере. Поместите в чат-бота всю информацию о мероприятии и типовые вопросы, которые поступают вам. Так вы не перегрузите общение с пользователями и дадите им ответы на конкретные вопросы, актуальные для них сейчас.

2. Упростить навигацию. Если ваше мероприятие проходит в несколько дней и имеет насыщенную программу — чат-бот может выполнять функцию координатора: отправлять расписание на определенный день, напоминать о выступлении гостя и других активностях. Так вам будет проще контролировать ивент, а участникам лучше ориентироваться.

3. Собрать базу для дальнейшей коммуникации. Бот сможет сохранить контакты пользователей и отправлять рассылки или уведомления. Главное — у вас останется база, с которой можно дальше взаимодействовать.

4. Увеличить вовлеченность участников. В этом случае можно разработать бота для беседы, который будет реагировать на комментарии под постами. Например, если вы проводите онлайн-конференцию, то создайте несколько постов, где будут эфиры со спикерами, и запустите бота. Он поможет стимулировать пользователей к общению и привлечет органический трафик в сообщество.

Также можно разработать квиз и викторину для повышения вовлеченности. Такое решение подойдет для активности на офлайн-мероприятии — запустите игру на вашей бренд-зоне. Вы соберете базу и создадите интерактив со своей аудиторией.

5. Создать зоны нетворкинга. В обсуждении под постом бот может реагировать на сообщения вместо вас: отвечать на вопросы, делиться информацией о событии и спикерах.

1. Удержать участников и продвигать другие ивенты. Важно удержать всех, кто участвовал. Среди них можно продвигать и другие ивенты — это проще, чем собирать посетителей заново.

Участники, которые уже проявили интерес к вашему мероприятию, — ценная аудитория, поскольку они уже знакомы с вашим брендом или темой мероприятия. Удержание таких участников позволит сэкономить ресурсы на привлечение новых посетителей.

2. Сохранить и поддерживать общение с участниками. Вы можете сформировать коммьюнити, а бот поможет в этом. Создайте сообщество или платформу, где участники смогут продолжить общение и взаимодействие друг с другом. Это может быть группа в соцсетях или чат.

Модерация и поддержка активности будет стимулировать людей оставаться с вами и после мероприятия. Чат-бот станет модератором и может отвечать на вопросы и передавать вам всю информацию.

3. Собрать обратную связь. Комментарии от участников позволяют понять, что было хорошо, а что можно улучшить в будущих мероприятиях. Это также показывает участникам, что их мнение важно и учитывается при организации. Чат-бот сохранит и систематизирует всю информацию, вам останется только проанализировать и внедрить.

4. Отправлять массовые рассылки. Регулярная рассылка новостей и обновлений помогает поддерживать связь с аудиторией и информировать ее о новых событиях, изменениях и полезных материалах.

Подробнее о том, как настроить массовую рассылку через бота — описали в этой статье.

В качестве примера мы собрали чат-бота, механика которого похожа на запрос нашего клиента. С помощью бота клиент хотел автоматизировать процесс регистрации гостей, рассказать о мероприятии, собрать обратную связь и поддерживать общение с аудиторией до и после события.

На этом этапе бот регистрирует пользователей на мероприятие — запрашивает имя и фамилию. А также задает уточняющие вопросы, например, будут ли друзья, которые придут вместе с пользователем.

Затем бот отправляет приглашение и рассказывает о будущем мероприятии. Мы создали меню внутри бота, в котором пользователь может добавить еще гостей, оставить обратную связь или отменить регистрацию по каким-либо причинам.

Так вы сможете контролировать количество гостей — перед вами будет весь список, который регулярно обновляется. Кроме того, через такого бота можно запустить рассылку и оперативно предупредить об изменениях в программе.

Главное — вы всегда на связи с участниками ивента. И не тратите много ресурсов на обработку всех запросов — все делает чат-бот.

Также ваша коммуникация с аудиторией проста, а значит эффективна — человек кликает на кнопки внутри бота, отправляет и получает конкретную информацию. Вы экономите время другим и себе.

Чтобы чат-бот получился эффективным для вас — обратите внимание на формулировки сообщений, их объем и список частых вопросов. Вот пять советов:

— Призывайте аудиторию к действию. Хороший способ — добавлять кнопки в сообщения бота.

— Следите за объемом сообщений. Не стоит превышать размер экрана мобильного телефона, также никто не читает лонгриды.

— Учитывайте периодичность сообщений. Непрерывные уведомления от вас — плохо. Это может привести только к раздражению. Не закидывайте аудиторию.

— Составьте список вопросов, которые могут задать участники. Вспомните прошлый опыт и выпишите частые вопросы, а затем передайте их боту.

— Определите сроки, к которым бот должен быть готов принимать трафик. Бывает такое, что организатор прибегает к техническому специалисту: «у меня все горит, мне нужно срочно-срочно». Лучше рассчитать все заранее, иначе чат-бот может не выдержать пик нагрузки.

Мы в Smartbot можем разработать чат-бота под разные задачи, как и event-менеджера. Если у вас планируется мероприятие и вы хотите попробовать бота в организации и проведении — пишите нам. Мы создадим бота по вашему ТЗ и проконтролируем его работу во время события.