Топ-5 ошибок при выборе BI-платформы и как их избежать
Всем привет! Меня зовут Денис Панаетов, и я являюсь владельцем консалтингового агентства Epic Metrics. Мы специализируемся на интеграции бизнес-аналитики в процессы вашей компании. Наша задача – освободить предпринимателей от операционной деятельности, дать уверенность в принятии решений с помощью удобных и простых отчетов о состоянии бизнеса.
Подробнее о нас вы можете узнать в моем Телеграм-канале. Если у вас есть вопрос, касаемо вашего бизнеса – то вступайте в наш чат для владельцев бизнеса, где мы отвечаем на вопросы предпринимателей о том, как быстро и просто принимать решения на основе данных.
Я также рад поделиться нашим бесплатным гайдом о том, как выбрать систему бизнес-аналитики. Забрать можно в нашем чат-боте.
О чем статья
Сегодня хочу поделиться с вами важной информацией о выборе BI-платформы. Выбор подходящей BI-платформы — это как выбрать надежного партнера для бизнеса. От этого решения зависит, насколько эффективно и быстро вы сможете принимать важные бизнес-решения на основе данных. За последние несколько лет я видел, как наши клиенты делали одни и те же ошибки при выборе BI-платформы. Эти ошибки стоили им времени, денег и нервов. В этой статье я расскажу о самых распространенных ошибках и о том, как их избежать. Надеюсь, мой опыт поможет вам сделать правильный выбор и избежать неприятных сюрпризов. Поехали!
1. Недооценка требований к данным
Ошибка: Многие наши клиенты недооценивают объем и разнообразие данных, которые необходимо обрабатывать. Они выбирают платформу, которая не справляется с текущими или будущими потребностями бизнеса.
Когда вы только начинаете рассматривать BI-платформы, легко попасть в ловушку и думать, что любая платформа справится с вашими данными. Но это далеко не так. Представьте, что вы покупаете маленькую машину для перевозки грузов, думая, что вам никогда не понадобится больше места. А потом внезапно вам нужно перевозить гораздо больше, чем вы ожидали, и ваша маленькая машина больше не справляется. То же самое происходит и с BI-платформами. Если вы недооцениваете объем данных, которые будете обрабатывать, платформа может быстро стать недостаточной.
Перед тем как выбрать BI-платформу, важно провести тщательный анализ данных, которые вы планируете обрабатывать. Необходимо учитывать не только текущие объемы, но и прогнозировать их рост в будущем. Вот несколько шагов, которые помогут вам сделать это правильно:
- Анализируйте текущие данные: Соберите информацию о всех источниках данных, с которыми вы работаете. Это могут быть базы данных, CRM-системы, ERP-системы, файлы Excel и многое другое. Оцените объемы данных и их структуру.
- Прогнозируйте рост данных: Подумайте о том, как будет расти ваш бизнес и какие данные вам понадобятся в будущем. Если вы планируете расширение, открытие новых филиалов или увеличение количества клиентов, объем данных также увеличится.
- Оцените сложность данных: Разные данные имеют разную структуру и сложность. Некоторые данные могут быть простыми и плоскими, другие — сложными и иерархическими. Убедитесь, что платформа способна работать с данными различной сложности.
- Составьте список требований: Напишите список всех требований к данным: источники, объемы, частота обновления, структура. Это поможет вам четко понять, что вам нужно от BI-платформы.
- Проведите тестирование: Протестируйте платформу с реальными данными. Это поможет понять, насколько она справляется с вашими объемами и сложностью данных. Проверьте, как быстро она обрабатывает данные и насколько удобен процесс.
Следуя этим шагам, вы сможете выбрать BI-платформу, которая будет соответствовать вашим текущим и будущим потребностям, и избежать проблем с недостаточной мощностью и функциональностью.
2. Игнорирование требований к интеграции
Ошибка: Некоторые клиенты не обращают достаточного внимания на возможность интеграции BI-платформы с существующими системами и источниками данных.
Часто бывает, что BI-платформа выбирается без должного учета того, насколько легко она интегрируется с уже используемыми системами. Это может привести к дополнительным затратам на разработку и настройку, а также к проблемам с надежностью и скоростью работы. Представьте, что вы купили идеальный новый гаджет, но он не может подключиться к вашим уже существующим устройствам. Какой в нем смысл, если он не работает с тем, что у вас уже есть? Точно так же, BI-платформа должна без проблем интегрироваться с вашими текущими системами, чтобы обеспечивать полный доступ к данным и их синхронизацию.
Как избежать:
Перед выбором BI-платформы важно убедиться, что она поддерживает интеграцию со всеми необходимыми системами и источниками данных. Вот несколько шагов, которые помогут вам сделать это правильно:
- Составьте список всех текущих систем и источников данных: Определите, какие системы уже используются в вашей компании для управления данными. Это могут быть CRM, ERP, базы данных, файловые хранилища и другие системы.
- Определите требования к интеграции: Напишите, какие данные и как часто нужно будет интегрировать с BI-платформой. Учитывайте все виды данных: структурированные, неструктурированные, большие объемы данных и т.д.
- Проверьте наличие готовых коннекторов: Узнайте, поддерживает ли выбранная BI-платформа готовые коннекторы для интеграции с вашими системами. Многие современные платформы имеют встроенные коннекторы для популярных систем, таких как Salesforce, Google Analytics, Microsoft SQL Server и другие.
- Изучите возможности API: Если готовых коннекторов нет, проверьте, предоставляет ли платформа API для интеграции. API (Application Programming Interface) позволяет разработчикам подключать платформу к вашим системам и обмениваться данными.
- Оцените сложности и затраты на интеграцию: Если интеграция потребует разработки дополнительных решений, оцените затраты времени и ресурсов на эту работу. Включите это в общий бюджет проекта.
- Проведите тестирование интеграции: Протестируйте интеграцию на небольшом объеме данных, чтобы убедиться в ее работоспособности и надежности. Проверьте, как платформа синхронизирует данные и обрабатывает обновления в реальном времени.
Обратитесь за консультацией к поставщику: Поговорите с поставщиком платформы о ваших интеграционных потребностях. Узнайте, какие решения они предлагают и какие рекомендации могут дать.
3. Недостаточное внимание к потребностям пользователей
Ошибка: BI-платформа выбирается без учета потребностей конечных пользователей, что приводит к низкому уровню принятия и использования платформы внутри компании.
Одной из самых распространенных ошибок наших клиентов является игнорирование потребностей тех, кто будет непосредственно работать с BI-платформой. Это может привести к ситуации, когда платформа вроде бы и мощная, и функциональная, но сотрудники ею не пользуются или пользуются с трудом. Представьте, что вы купили суперсовременный кофемашину, но она настолько сложна в использовании, что никто в офисе не хочет с ней возиться. Подобное может произойти и с BI-платформой, если она будет неудобной или непонятной для пользователей.
Как избежать:
Чтобы BI-платформа была полезной и востребованной, важно учитывать мнения и потребности конечных пользователей на всех этапах выбора и внедрения. Вот несколько шагов, которые помогут вам сделать это правильно:
- Обсудите с будущими пользователями
- Проводите встречи и интервью с различными группами сотрудников, которые будут использовать платформу — аналитиками, менеджерами, маркетологами и другими.Спросите их, какие функции они считают важными, какие проблемы они сталкиваются в текущей работе с данными, что они ожидают от новой платформы.
Устройте демонстрации и тестирования - Организуйте демонстрации нескольких BI-платформ, чтобы сотрудники могли увидеть, как они работают.Дайте пользователям возможность протестировать платформы, проведите пилотные проекты. Соберите их мнения и предпочтения
Оцените удобство и интуитивность интерфейса - Платформа должна быть интуитивно понятной и удобной в использовании. Если она сложна и требует много времени на обучение, пользователи могут просто отказаться от ее использования.Обратите внимание на наличие обучающих материалов и поддержки от поставщика платформы.
Учитывайте разные уровни навыков пользователей - В компании всегда есть сотрудники с разным уровнем технической подготовки. Убедитесь, что платформа подходит как для опытных аналитиков, так и для тех, кто только начинает работать с данными.Платформа должна предлагать различные уровни доступа и функциональности в зависимости от потребностей пользователей.
Организуйте обучение и поддержку - Организуйте обучение для пользователей на этапе внедрения платформы. Это могут быть тренинги, вебинары, видеоуроки и другие формы обучения.Предоставьте доступ к поддержке, чтобы пользователи могли быстро получить помощь в случае возникновения вопросов или проблем.
Собирайте обратную связь после внедрения - После запуска платформы регулярно собирайте обратную связь от пользователей. Узнайте, с какими проблемами они сталкиваются, какие функции им нужны, что можно улучшить.Вносите изменения и улучшения на основе полученных отзывов, чтобы платформа оставалась актуальной и удобной.
4. Оценка только базовых функций
Ошибка: Клиенты часто оценивают BI-платформу только по базовым функциям, не учитывая дополнительные возможности и расширения, которые могут потребоваться в будущем.
Многие компании выбирают BI-платформу, исходя из текущих потребностей, забывая о том, что бизнес растет и развивается. Это может привести к тому, что через некоторое время платформа перестанет удовлетворять новые требования, и придется искать новую, тратить время и ресурсы на повторное внедрение. Представьте, что вы покупаете маленький офис с расчетом на текущий штат сотрудников, но уже через год вам нужно больше места, и вы вынуждены переезжать. То же самое происходит, когда BI-платформа не справляется с новыми задачами и не может быть расширена.
Как избежать:
При выборе BI-платформы важно учитывать не только базовые функции, но и дополнительные возможности, которые могут понадобиться в будущем. Вот несколько шагов, которые помогут вам сделать это правильно:
- Анализируйте текущие и будущие потребности
- Оцените, какие функции вам нужны сейчас, и подумайте о том, что может понадобиться в будущем. Например, если сейчас вы используете платформу только для отчетности, в будущем вам может понадобиться прогнозная аналитика или автоматизация процессов.
Изучите возможности расширения платформы - Проверьте, какие дополнительные модули и расширения предлагает платформа. Например, поддержка машинного обучения, возможность подключения новых источников данных, интеграция с другими инструментами и системами.Узнайте, насколько легко и быстро можно добавить новые модули и функции. Некоторые платформы имеют модульную архитектуру, которая позволяет легко расширять функциональность.
Оцените поддержку передовых технологий - Проверьте, поддерживает ли платформа современные технологии, такие как искусственный интеллект, машинное обучение, обработка больших данных (Big Data). Эти технологии могут стать необходимыми для вашего бизнеса в будущем.Убедитесь, что платформа активно развивается и обновляется, чтобы соответствовать новым требованиям рынка.
Проверьте возможность масштабирования - Оцените, как платформа справляется с увеличением объемов данных и числом пользователей. Убедитесь, что она может масштабироваться вместе с вашим бизнесом, не теряя производительности и надежности.Узнайте, какие ресурсы и затраты потребуются для масштабирования платформы.
Проведите тестирование на реальных данных - Протестируйте платформу на реальных данных и сценариях, чтобы оценить ее возможности и производительность. Это поможет понять, как платформа справляется с текущими задачами и как она будет работать в будущем.Организуйте пилотный проект, чтобы протестировать расширенные функции и оценить их полезность для вашего бизнеса.
Обратитесь за рекомендациями к поставщику - Поговорите с поставщиком платформы о ваших текущих и будущих потребностях. Узнайте, какие решения они могут предложить и какие рекомендации могут дать.Изучите отзывы и кейсы других клиентов, чтобы понять, как они используют платформу и какие функции считают важными.
5. Недооценка важности поддержки и обучения
Ошибка: Недостаточное внимание к качеству технической поддержки и обучению пользователей может привести к проблемам при внедрении и использовании платформы.
Многие клиенты, выбирая BI-платформу, фокусируются на её функциях и возможностях, но забывают о том, насколько важно наличие качественной поддержки и возможности обучения. Это может привести к тому, что при возникновении проблем или вопросов сотрудники не смогут эффективно использовать платформу, что замедлит её внедрение и снизит общую производительность. Представьте, что вы купили сложное оборудование для офиса, но у вас нет инструкции и поддержки — вы просто не сможете воспользоваться им в полной мере.
Как избежать:
Для успешного использования BI-платформы важно обеспечить качественную поддержку и обучение пользователей. Вот несколько шагов, которые помогут вам сделать это правильно:
- Изучите отзывы о службе поддержки:
- Найдите отзывы и кейсы других клиентов, чтобы понять, насколько оперативно и качественно работает служба поддержки выбранной платформы.Обратите внимание на доступность поддержки: есть ли круглосуточная служба, как быстро отвечают на запросы, насколько компетентны специалисты.
Оцените предложения по обучению - Узнайте, какие программы обучения и сертификации предлагает поставщик платформы. Это могут быть онлайн-курсы, вебинары, тренинги и воркшопы.Проверьте наличие документации, видеоуроков и других обучающих материалов. Убедитесь, что они доступны и понятны для ваших сотрудников.
Планируйте обучение пользователей - Организуйте обучение для сотрудников на этапе внедрения платформы. Проведите внутренние тренинги и семинары, чтобы все пользователи могли быстро освоить новую систему.Создайте программу непрерывного обучения, чтобы сотрудники могли повышать свою квалификацию и быть в курсе всех нововведений и обновлений платформы.
Настройте систему поддержки внутри компании - Назначьте ответственных за работу с BI-платформой сотрудников, которые будут первыми контактными лицами для пользователей внутри компании.Обеспечьте доступ к внутренним ресурсам поддержки, таким как FAQ, форумы, базы знаний. Это поможет быстро решать типичные вопросы и проблемы.
Проводите регулярные сессии обратной связи - Регулярно собирайте обратную связь от пользователей платформы, чтобы понимать, с какими трудностями они сталкиваются и какие функции хотели бы улучшить.Проводите опросы и интервью, чтобы получить детальную информацию о проблемах и предложениях пользователей.
Инвестируйте в улучшение поддержки - Если вы видите, что пользователи часто сталкиваются с определенными проблемами, инвестируйте в улучшение этих аспектов. Это может быть дополнительное обучение, улучшение документации или расширение возможностей службы поддержки.Сотрудничайте с поставщиком платформы, чтобы улучшить поддержку и обучение на основе реальных потребностей ваших пользователей.
Используйте аналитику для улучшения обучения и поддержки - Внедрите системы мониторинга и аналитики, чтобы отслеживать, как пользователи работают с платформой, какие вопросы задают, какие проблемы возникают.Анализируйте эти данные, чтобы постоянно улучшать процесс обучения и поддержку, делая их более эффективными и полезными для пользователей.
Заключение
Выбор BI-платформы — это важный и многогранный процесс, который требует тщательного анализа и понимания потребностей вашего бизнеса. Как показывает наш опыт, многие компании сталкиваются с определенными ошибками при выборе и внедрении BI-платформы. Вот краткий обзор ключевых моментов, которые помогут вам избежать этих ошибок:
- Недооценка требований к данным: Прежде чем выбрать платформу, тщательно анализируйте объемы и структуру ваших данных, прогнозируйте их рост и выбирайте платформу, способную справляться с текущими и будущими потребностями.
- Игнорирование требований к интеграции: Убедитесь, что выбранная платформа поддерживает интеграцию со всеми необходимыми системами и источниками данных, имеет готовые коннекторы и API, а также легко масштабируется.
- Недостаточное внимание к потребностям пользователей: Обсуждайте выбор платформы с конечными пользователями, учитывайте их мнения и предпочтения, обеспечьте удобство и интуитивность интерфейса, организуйте обучение и поддержку.
- Оценка только базовых функций: Оценивайте возможности расширения платформы, поддержка передовых технологий, возможность масштабирования и дополнительные модули, чтобы платформа могла удовлетворять не только текущие, но и будущие потребности вашего бизнеса.
- Недооценка важности поддержки и обучения: Изучайте качество технической поддержки, предложения по обучению, организуйте внутреннюю систему поддержки и обучения, собирайте и анализируйте обратную связь от пользователей.
Правильный выбор BI-платформы — это не только вопрос функциональности и стоимости, но и вопрос обеспечения долгосрочной эффективности и роста вашего бизнеса. Учитывая вышеописанные рекомендации, вы сможете выбрать и внедрить платформу, которая станет надежным инструментом для анализа и принятия решений, поможет вам использовать данные с максимальной пользой и поддержит развитие вашей компании.
Рекомендую также консультироваться с экспертами и проводить детальный анализ перед принятием окончательного решения. Для этого предлагаю прийти к нам на бесплатный аудит, где мы разберем все ваши проблемы в работе с данными и дадим вам пошаговый план действий (для этого просто оставьте заявку на сайте или в нашем чате). Мы поможем вам избежать множества подводных камней и выбрать платформу, которая действительно поможет вашему бизнесу расти и развиваться.
Помните, что BI-платформа — это инструмент, который должен работать на вас, а не создавать дополнительные проблемы.
Желаю вам успехов в выборе и внедрении вашей идеальной BI-платформы!