Выставочный стенд по цене однушки в Подмосковье
Участвовать в выставке дорого.
Очень дорого. Настолько, что многие компании бойкотируют подобного рода мероприятия и ходят на них только как посетители.
Для понимания: стоимость выставочного стенда в 90 м2 с хорошей застройкой равна однушке на окраине Москвы…
Мы пока не настолько преисполнились, чтобы игнорировать важные отраслевые мероприятия, поэтому в этом году впервые участвовали в выставке MosBuild – крупнейшем строительно-интерьерном мероприятии в России.
Глава 1: удивленные глаза нашего собственника и согласование условий
Здравствуйте, меня зовут Влад и я маркетолог.
По долгу службы занимаюсь продвижением одного из крупнейших производителей каучуковой теплоизоляции. В нише главенствует несколько компаний, и мы среди них – разница в том, что конкуренты уже давно обитают на рынке и чувствуют себя весьма вальяжно. Мы же стартовали в 2018 году, а полноценно шестеренки закрутились аж в 2022. Тем не менее за неполные 3 года производственной гонки мы наработали на бронзовую медаль.
Но вернемся к мероприятию.
Идея выставиться со стендом не вызвала у руководства жарких обсуждений – начальство смущала только цена. И немного отсутствие опыта. И еще отсутствие связей и подрядчиков. И сжатые сроки, но этим в наше время никого не удивить.
Стенд с застройкой от организатора мы не рассматривали, поэтому начали в спешном порядке искать ту единственную компанию, которая сделает нас неотразимыми на выставке. Платить каждой компании за 3D визуализацию стенда по техническому заданию – дело благородное, но весьма затратное. Поэтому решили договориться с организациями на участие в так называемом тендере: я озвучиваю хотелки, дизайнер преобразует это во что-то удобоваримое, а мы выбираем понравившийся вариант.
Ожидаемо, желающих работать без гарантий оплаты оказалось немного – 3 из 10. В среднем отрисовка стенда на 90 кв м обходится в 25.000 руб, хотя тут как договоришься: одно агентство выставило нам счет аж на 200.000 руб за (внимание!)... 2 кв м. Подозреваю, что цену они взяли с потолка, просто чтобы не браться за проект.
Итак, 3D визуализации перед нами, выбираем финалиста и готовимся заключать договор. Получилось почти как завещал классик: утром – нарисованные стулья, вечером – деньги.
Правда, есть пара нюансов…
Стенд должен понравиться руководству, ведь кто платит музыку, тот ее и заказывает. К сожалению, выбранная мной мелодия не пришлась высшим звеньям по вкусу, поэтому возникла дилемма: согласиться на другой стенд или аргументированно отстоять свой выбор. Выслушав пожелания начальства, мы с дизайнером внесли небольшие изменения в стенд и утвердили его с руководством.
Второй момент был связан с договорами.
Ситуация получается интересная: в случае отказа от участия в выставке мы теряем деньги; в случае переноса со стороны организатора даты, времени, зала, павильона, площадки, города (возможно, даже вселенной) деньги не возвращаются. Форс-мажор не исключение – это важно.
“Можете подписывать, но на свой страх и риск. Если что, мы вас предупредили!” – говорят нам юристы. А мы и не против. Как выяснится впоследствии, такие однобокие условия договора появились во времена пандемии и повальной отмены мероприятий.
Глава 2: смета и смятение
Начинается самое интересное.
Смету мы обсуждали еще во время 3D дизайна, но к желаемой сумме так и не пришли. Вернее, не так: мы к ней пришли, но при выставлении счета выяснилось, что застройщик не включил в нее НДС, а сумма, как вы понимаете, идет на миллионы. Бюджет выделен и утвержден собственником, поэтому выйти за него – преступление похуже нанесения тяжких увечий.
Что мы делаем? Правильно, выкручиваемся.
Уменьшаем высоту стен на 2 метра, убираем некоторые элементы с подиума и освобождаем пространство на стенде. Так-то лучше. В этот момент мы узнаем, что будем на стенде не одни, а с гостями: партнерская компания… а потом и еще одна. Вносим правки в отрисованный проект и перекраиваем площадь – в тесноте да не в обиде. Так мы с воллейбольной команды сотрудников разрастаемся до футбольной.
Количество контактов в телефоне растет, а вместе с ними увеличивается и объем работы. Счета, соглашения, договора, приложения, сметы, доверенности на застройку, монтажные пропуска, разрешения на въезд и выезд, промежуточные отчетные акты – всего и не упомнишь.
Знаете, за сколько застройщик начинает готовиться к выставке? За месяц. То есть за 4 недели до монтажа стенд существует только на бумаге и на экране вашего ноутбука. Оказалось, это стандартная практика, но на тот момент наша нервная система уже проснулась, будучи уверенной, что мы выбиваемся из сроков.
Пока застройщик претворяет в жизнь стенд из ДСП и палок, мы заказываем у начальника завода продукцию. Офис на пару недель превращается в цех: в одном углу располагаем полуфабрикат, в другом – готовые изделия, в третьем – ножи и линейки. Из-за масштаба выставки и дебютного участия мы справедливо решили, что образцы должны быть идеальными (читайте “маркетинговыми”), поэтому делать их надо самостоятельно.
Глава 3: не зовите Галю, отмены не будет
22 марта, неделя до монтажа и 10 дней до начала выставки.
В пятницу в Крокусе случается теракт и становится ясно, что выставки не будет. Это осознание приходит лишь на следующий день, а пока что его затмевает шок от произошедшей трагедии.
В понедельник получаем письмо о переносе выставки на полтора месяца: с одной стороны, есть время еще раз все проверить, с другой – необходимо срочно внести изменения в документацию, приглашения и рассылку. Также корректируется павильон и номер стенда, но это уже не столь важно, ведь мы помним пункт про невозврат денег даже в форс-мажорном случае. Работает принцип “участвовать, нельзя отменить”. Приплюсовываем к барскому счету за площадь и застройку счет за хранение материалов нашего будущего стенда.
Майские праздники? Отдых? Не, не слышал.
Мероприятие стартует 13 мая, значит, с 9-го мы в Крокусе на застройке – благо, все идет по плану. Накануне отвозим туда раздаточную продукцию и кое-что из мебели. План такой: мы с ген директором и менеджером из партнерской компании собираемся утром в офисе, с распростертыми объятиями встречаем машину со склада, грузимся и мчим на застройку.
9 утра, офис.
Оказывается, машина только начала грузиться, поскольку склад открывается не в 7, как мы договорились, а в 9. Ах да, чуть не забыл. Накануне я на всякий случай решил созвониться с логистом, чтобы еще раз проговорить список перевозимых вещей. Как оказалось, не зря: вместо четырех ожидаемых столов к нам приехало бы два.
Делать нечего – сидим в офисе, ждем газель.
Через 2 часа приезжает машина с грузчиком. Даже не так: водителем-грузчиком. “А где второй?” – спрашиваем мы и слышим в ответ, что “он отказался ехать… испугался”. Спасибо Грузовичкову за такую интересную ситуацию (деньги они, кстати, так и не вернули). Мы с директором и девушкой-менеджером вооружаемся перчатками и, с юмором обсуждая случившееся, грузимся в машину.
Глава 4: точно не горит? А если проверю?
Да начнется выставка!
Готовимся встречать первых посетителей уже за 2 часа до начала мероприятия. Кофе, закуски, раздаточная и сувенирная продукция – все на месте.
Двери MosBuild открываются.
Через 10 минут к нашему стенду подходит первый посетитель, спрашивает о продукции и заинтересованный уходит с каталогом в руке. К обеду происходит наплыв гостей, и мы разбредаемся по стенду. Через 5 минут возвращаемся на стойку ресепшена и понимаем, что с нее исчезла вся сувенирная продукция: ручки, каталог, пакет и веер с продукцией.
Подозрения падают на одного дедушку, который несколько раз до этого проходил мимо стенда и заинтересованно все рассматривал. Игнорируя наши приветствия, он ждал подходящего момента и все-таки дождался. Сфотографировать этого посетителя мы не успели, но его образ еще хранится в нашей памяти.
На следующий день проводим ревизию и понимаем, что нам не хватает каталогов. Тех, что мы распределили на четыре дня, едва хватит на два. Заказываем доставку буклетов и получаем их ровно в тот момент, когда заканчиваются предыдущие. Никто ничего и не заметил.
Во 2-й день посетителей в разы больше, и это заметно даже по сайту: число пользователей превышает любые суточные показатели за последние 4 месяца. Значит, люди чувствуют тот энтузиазм, с которым мы рассказываем про компанию и продукцию – мы на верном пути.
После обеда Дима (наш сотрудник) зазывает на стенд всех прохожих и предлагает совместно смонтировать теплоизоляцию на трубопровод. Ожидаемо, такие желающие находятся! В какой-то момент подходит посетитель, долго рассматривает и трогает нашу продукцию, а затем неожиданно достает зажигалку и предлагает поджечь нашу трубку.
– Какой класс горючести?
– Г1 (слабогорючие материалы, которые не горят при отсутствии источника огня)– А вот если я сейчас подожгу материал, он же загорится
– Нет, он выдержит температуру в 110°C, а затем, не воспламеняясь, просто разрушится
– Проверим?
– А давайте!
Черная теплоизоляционная трубка над пламенем зажигалки напоминала передержанный на огне маршмеллоу. Подержав ее в таком положении 10 секунд, посетитель-тестировщик заканчивает эксперимент и удовлетворенный уходит с визиткой и каталогом в руке.
Вообще атмосфера во время выставки царит непередаваемая, как и внутреннее состояние: смесь праздника и работы, азарта и ответственности, нового опыта и повторяющихся действий одновременно.
Приятно видеть, что наш стенд интересует не только технических специалистов и предприимчивых руководителей, но и более творческих людей – дизайнеров интерьеров. Не спрашивая про продукцию, они уверенными шагами направляются прямо к кубам со стихиями и теплоизоляцией. Затем достают телефон и детально все фотографируют.
Что за стихии?
Земля, вода, огонь и воздух – каждую из них мы вместе с продукцией поместили в специальный куб. Так мы наглядно демонстрируем свойства теплоизоляции и слоган компании “Пятый элемент четырех стихий”. Наш материал не гниет, не впитывает воду, не горит и не разрушается под воздействием УФ-лучей.
Финальный день смело можно назвать «Встречи с партнерами». Мы пообщались, а с некоторыми даже впервые увиделись, с дистрибьютерами из Москвы, Нижнего Новгорода и Екатеринбурга. Несмотря на усталость, поймали себя на мысли, что все хорошее когда-то заканчивается, а время мероприятия быстро подходит к концу.
Глава 5: после бала
После выставки приступаем к демонтажу.
Странно возвращаться туда, где еще вчера была праздничная атмосфера с множеством людей, а сегодня стучат инструменты и рушатся стены. Тонны мусора и миллионы вложенных денег.
Мы решаем сохранить концепцию стенда на следующую выставку и, чтобы не воссоздавать все с нуля, забираем некоторые предметы с собой (к тому же застройщик сделал их качественными). Вы бы слышали, как вздыхали грузчики, когда увидели объем работы — на самом деле, часть этих охов была оправдана, поскольку я в суматохе предоставил неполный список вещей.
– Это забираем?– Да– А это?– И это тоже– Это?– Конечно(пауза)– Вот это, я надеюсь, мы не будем забирать?(“Наивный”, – проносится у меня в голове)– Если поместится (в результате поместилось)
Пока общаюсь с грузчиками, исчезают наши кубы со стихиями: застройщик по ошибке поместил их в свою машину. Выясняется, что она уже в другом крыле и вернуться не сможет, поэтому идти забирать кубы придется в другой зал. Все бы ничего, но Крокус не разрешает вносить и выносить коробки через главный вход. Даже если вы на их глазах соберете упаковку и набьете ее радужными пони. Не пропустят. Поэтому мы находим небольшую тележку и в обход идем забирать свое кровное, чтобы не получить штраф (за что конкретно уже не помню).
В результате таких обширных сборов мы не успеваем вовремя выехать из Крокуса: организатор предоставляет на погрузку 2 часа, мы же провозились почти 4. Стоим очередь, платим, расписываемся и идем отдавать документы на пропускную.
Выставка официально завершена.
Финальная глава: и это того стоило?
Определенно, да и вот почему.
Мы компания-производитель, а с такими диалог всегда более предметный. Года 3 назад я организовывал стенд для фирмы с юридическими услугами и, поверьте мне, разница в посетителях и общении ощутимая.
Во-вторых, мы выбрали отраслевую выставку: определить потенциальных клиентов своей ниши и нащупать правильный формат мероприятия – уже половина успеха.
В-третьих, удачное расположение стенда.
Заблаговременное бронирование сыграло нам на руку – будь мы на периферии или не так близко к главному входу, результат смело можно было бы делить на 3.
Но!
В любом случае это очень дорогое удовольствие. Оплата за аренду стенда, страховку, электроэнергию, застройку площади, пропуск на погрузку/разгрузку, кейтеринг или хотя бы напитки с закусками. И все это в пределах 5-6 месяцев.
Напоследок.
Точный счет нашего банкета я назвать не смогу, но ориентируйтесь на сумму в 5-10 млн руб. И для выставки это далеко не предел.
P.S. Выставка – это больше про пиар или привлечение клиентов?
Если брать мероприятия в чистом виде, то это все же про привлечение клиентов. Главное не упустить пункты, о которых я упомянул выше – анализ, выбор, сезонность, расположение стенда и тд.
А вот если вы участвуете с концептуальным и креативным стендом, который обратит на себя внимание даже не заинтересованных в вашем продукте посетителей, – это уже про имидж. Ну и куда же без огласки: анонсы, рассылки, встречи, фото-/видеоотчеты, статьи в журналах, новости на сайте, баннеры в поисковиках и все в таком духе.
Так что выставка, на мой взгляд, это тот редкий маркетинговый инструмент, который может сработать и на привлечение клиентов и на имидж компании.