Послали правила и за 30 дней собрали конфу на 170 человек без вложений
Этот кейс о том, что если очень захотеть можно превзойти самих себя и о том, как мы в итоге собрали 170 человек за 30 дней. OnTOP 2024 - конференция, которую организовала команда коммуникационного агентства “2.72Маркетинг” (совместно с партнером из event-индустрии).
1. Нахрена нам оно надо было?
Мы неустанно стремимся выходить на новые уровни, повышать стандарты и тд и тп … ну вы поняли)
КРЧ, Цель конфы — улучшение позиций агентства на рынке, создание уникальных коллабораций, вдохновение и мотивация всех, причастных к событию. МЫ ХОТЕЛИ ЗАЯВИТЬ О СЕБЕ НА ВСЕХ МАРКЕТОЛОГОВ РЕГИОНА.
Задача - собрать 130 человек из сферы маркетинга, желательно маркетологов, марк диров, фрилансеров, команды агентств и команды отделов маркетинга из компаний УрФО.
2. Что делали
Такой масштабный опыт, как проведение собственной конференции, случился с нами впервые. Мы понимали, что из-за недостаточного доверия и “ноу нейм” бренда агентства многие могут не прийти, и поэтому с самого начала снизили планку и были нацелены собрать максимум на 100 человек.
Бюджет на привлечение составлял примерно 0 рублей, а открыли продажи мы прямо перед майскими праздниками (27 апреля - суббота), за месяц до мероприятия. Казалось бы, фиаско обеспечено. Но все далеко не так очевидно. Читайте до конца.
Наш план:
- Договорились о партнерстве с местным сообществом маркетологов “Свидетели Маркетинга”: они нам — рекламные посевы о конференции в их чате на 2100 человек, мы им — выступление спикера основателя сообщества. Всего было 4 публикации за месяц.
- Провели посевы в чатах ТГ, сразу пакетом раз в неделю. Выбрали для этого релевантные чаты с подходящей аудиторией.
- Индивидуальные приглашения блогерам: лично развозили персонализированные открытки и подарки для предпринимателей и маркетологов города.
- Анонсировали конференцию в бизнес-журнале города с полосой о нас (они наши информационные партнеры, с qr кода на нашей полосе журнала пришло 16 человек!).
- Анонсировали мероприятие на одном из самых больших экранов города (даже 2х, но на 3 дня).
- Анонсировали конфу у спикеров в соцсетях (у них было ТЗ).
- Дали интервью на радио (радио стали нашим информационным партнером).
- Делали рассылки и отправляли личные приглашения для крупных компаний города, в том числе всем нашим бывшим и текущим клиентам.
- Пуляли в чаты студентов местных университетов и обещали им скидку на билет в 25% - никто не пришел.
3. А что в контенте?
Для OnTOP 2024 мы разработали брендинг и фирменную продукцию конференции. Плюс:
- Говорили с аудиторией через котиков — главного символа рабочих чатиков в ТГ - котики на картинке, кис-кис в тексте.
- Использовали мемные картинки из нашей подготовки и профессионального юмора.
- В тексте мы тоже не скупились на поддержание концепции профессионального юмора.
4. Чего удалось достичь?
На конференцию зарегистрировались 170 человек и 166 из них лично посетили событие. Конверсия 99%!!!
На нашем мероприятии было 16 спикеров, среди них были и платные. При этом сначала никто не хотел заполнять анкету на спикера, но в итоге желающие выступить писали до самого дня конференции.
Мы привлекли 22 партнёра: платные, бартерные, информационные, и среди них топы Тюмени. Новые партнёры заходили даже за неделю до начала мероприятия, на тот момент о нём знал уже весь город - участвовать в OnTOP 2024 хотели все.
Солдаут случился примерно за 5-6 дней до мероприятия. Но даже после этого продажа билетов была доступна: мы моментально придумали тариф Light, в шутку называли его “стоячий”, по факту он реально не обещал мест в залах и мерча на регистрации. Это произошло потому, что запросы на покупку билета продолжали приходить везде, включая личные сообщения. Его купили 6 человек.
Мы получили множество положительных отзывов и восторженных взглядов, горящих от рассказанных спикерами кейсов и обучения. Около 50 упоминаний в социальных сетях, 2 бесплатных пресс-релиза в СМИ с примерным охватом около 20 000 человек, 15 заявок на спикерство на будущее и фразу - “Все хотели и думали об этом, А ВЫ СДЕЛАЛИ”.
ПЛЮС благодаря OnTOP 2024 мы сделали первый шаг к созданию собственного комьюнити.
5. Заключение
Сквозь боль и слёзы, с бешеным желанием сделать классную конференцию в родной и любимой Тюмени и без денег, мы смогли! Благодарим всех партнеров и участников, что поверили в нас.
Теперь можем с уверенностью сказать о том, какой вклад мы внесли в маркетинг Тюменской области и как прокачали свою собственную квалификацию.
Конечно, не обошлось без нюансов, но на OnTOP 2024 мы получили драгоценный опыт и уроки, чтобы подготовка и проведение OnTOP 2025 прошли ещё лучше.