MICE-индустрия 2024: популярные форматы и метрики эффективности

Чем отличается печа-куча от антиконференции и какими трендами в среде делового туризма можно вдохновиться

С каждым годом индустрия делового туризма — MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions) — развивается и меняется, предлагая новые решения. Эксперты в сфере деловых мероприятий СберМаркетинга изучили актуальные тренды и современные форматы для проведения деловых ивентов, а также рассказали, как определить их эффективность.

«Печа-куча» (в переводе с японского «болтовня» или «звуки беседы») — это формат выступлений с короткими докладами по 5-7 минут. Такой формат помогает за короткое время и в неформальной обстановке обменяться идеями, найти единомышленников и договориться о новых проектах.

Зарубежная поездка для команды в качестве награды за успехи компании, которая включает как развлекательную, так и деловую программу, чтобы настроить команду на дальнейшую работу.

Состязательный формат в IT-сфере, где разработчики создают прототип продукта или сам продукт. Для компаний это способ найти нестандартные решения бизнес-задач, для разработчиков — показать экспертность и возможность получить рабочее предложение.

Обсуждение выбранной темы, но без заготовленной программы. Сначала участники знакомятся в игровой форме, а затем делятся на команды для обсуждения повестки. Основная задача обсуждения — презентовать своё видение решения задачи.

Формат также не предполагает четко прописанного сценария. Спикером может стать любой желающий, также на одной площадке можно вести одновременно несколько бесед. Слушатели могут свободно перемещаться по помещению и участвовать в обсуждениях.

Fireside chat — неформальное общение спикера и слушателей без заготовленных тезисов и презентации. Такой формат помогает развить нетворкинг с незнакомцами.

Формат World Café предполагает обсуждение вопроса в небольших группах за обеденным столом. Дискуссия длится 20 минут, после чего некоторые люди переходят к другим группам, новичкам объясняют, к каким выводам пришла команда, и обсуждение продолжается.

На таких встречах спикеры рассказывают и обсуждают главные рабочие провалы и ошибки. Формат также предполагает активное обсуждение кейсов с аудиторией. Главная задача — сделать полезные выводы из неудачных кейсов и избежать повторения чужих ошибок.

Интерактивный формат, в котором участники решают задачу из реальной бизнес-практики. Игры помогают закрепить знания, проработать сложные ситуации или найти новые решения проблемы.

Для расчета эффективности выездных бизнес-мероприятий компании используют следующие метрики:

Компании отслеживают не только количество новых потенциальных клиентов, привлеченных в результате мероприятия, но и уровень дальнейшей конверсии лидов в продажи, чтобы понять окупаемость инвестиций в событие.

Получить обратную связь можно путем опросов, интервью с участниками или с фокус-группами для более детального обсуждения аспектов события. Также анализ посещаемости сессий, нетворкинга и прочей активности участников поможет выяснить, что вызывает наибольший интерес и отклик у гостей мероприятия, а также понять, какие аспекты мероприятия нуждаются в доработке.

Для повторяющихся мероприятий количество новых участников — ключевой KPI, который свидетельствует о росте охвата и репутации мероприятия, а также о его привлекательности для потенциальных участников.

Этот показатель отслеживает расходы мероприятия в соответствии с его бюджетом, помогая организаторам определить области для оптимизации и улучшения затрат.

Измерение уровня информационного шума вокруг мероприятия в соцсетях до и после мероприятия включает количество упоминаний, тегов и репостов.

Проведение опросов восприятия бренда до и после мероприятия поможет измерить изменения в узнаваемости и репутации бренда.

Фокус смещается с безостановочной работы во время бизнес-мероприятий на поддержание баланса между продуктивностью и отдыхом. Организаторы включают велнес-практики, заботятся о бережных коммуникациях участников, об их отдыхе и восстановлении. Комплекс мероприятий включает:

Включение физических занятий, а также mindfulness-практик в расписание повышают активность и уровень энергии, а также способствуют нетворкингу. Например, сеть отелей Hilton предлагает участникам деловых мероприятий утренние занятия йогой и медитации под руководством тренера.

Большинство крупнейших MICE-организаторов согласны, что на деловых мероприятиях предлагают слишком много алкоголя. 38% участников хотят видеть больше веганских позиций в меню, 36% ожидают снижения количества мяса на мероприятиях. В этой связи всё больше кейтеринговых сервисов и MICE-организаторов предлагают полезные опции питания. Например, кейтеринг Brisk создает меню на мероприятия с учетом ограничений и предпочтений участников: доступны веганские, вегетарианские позиции, а также безглютеновые блюда.

С помощью велнес-приложений и гаджетов организаторы могут внести спортивный элемент между участниками ивента, побуждая их быть более активными и получить больше пользы от участия. Так, например, организаторы MICE-ивента в сети отелей Accor раздали участникам шагомеры, чтобы стимулировать их активность в нетворкинге.

Отели и организаторы мероприятий создают пространства, где можно отдохнуть: массажные кабинеты, бары со здоровыми напитками, зоны для интерактивных велнес-практик. Упомянутая сеть Accor предлагает концепцию Wellness Lounge, которая включает массаж спины и тела с использованием технологии электрической стимуляции мышц, жевательные конфеты CBD от Barker Wellness для улучшения сна и уровня энергии, возможность разработать индивидуальную формулу сыворотки для ухода за кожей от Codage, а также пройти курс ингаляции чистым воздухом от Airnergy для укрепления иммунной системы и ускорения метаболизма.

С появлением новых сервисов и устройств организаторы стремятся вывести деловые мероприятия на новый уровень.

Организаторы MICE-событий стремятся использовать технологии для проведения фиджитал-мероприятий, где некоторые участники будут присутствовать лично, а другие смогут занять место в зале через метавселенную. Пользователи могут создавать персонализированные аватары и общаться друг с другом, посещать выступления, презентации, участвовать в дискуссиях. Благодаря VR и AR участники ощущают эффект физического присутствия, что приводит к повышению вовлеченности и удовлетворенности. Метаверс-платформа Rendezverse позволяет отелям и организаторам мероприятий создавать цифровые двойники своих объектов. Технологию можно использовать для проведения конференций в метавселенной. Некоторые отели, в том числе Pullman Bangkok, уже предлагают виртуальные туры по своим объектам с помощью Samsung VR Gear.

Нейросети способный помочь организаторам деловых мероприятий в широком спектре задач: подобрать и предложить лучшие даты для мероприятия с учетом календарей спикеров, брендировать мероприятие, предлагая логотипы, генерируя тексты о докладчиках и переводя контент на все необходимые языки, написать релиз. Ещё одно применение AI в деловых мероприятиях — развитие и поддержание нетворкинга. Например, организаторы конференций ОЭСР используют сервис Swapcard, чтобы участники смогли получить рекомендации по программе и найти наиболее подходящих партнеров для нетворкинга, указав в приложении сферу своих интересов.

Внедрив NFT в мероприятия, организаторы могут привлечь посетителей, создать уникальный опыт и получить дополнительные источники дохода. Например, NFT можно использовать для создания уникальных цифровых билетов с доступом к эксклюзивным впечатлениям или бонусам во время мероприятия. Участники могут хранить токены как уникальный цифровой сувенир с изображением произведения искусства, логотипа или рисунка.

Также NFT могут быть использованы как вознаграждение для участников, если они посетили определенное число событий с помощью NFT-билета. Используя NFT таким образом, организаторы мероприятий могут направлять людей на ключевые мероприятия или награждая клиентов льготами.

Конгресс-отели пока что остаются самым популярным видом площадок для корпоративных событий. Они опережают специализированные выставочные центры или креативные пространства. Тем не менее растёт число нестандартных предложений, превращающих конференцию или форум в уникальное событие. Студия C2 Montreal создала Sky Lab, необычное пространство для проведения мозгового штурма команд: сидя в комфортабельных креслах, участники делятся креативными идеями на высоте шести метров от пола.

По данным креативной студии C2 из Монреаля, 71% участников MICE-событий ожидают получить персонализированный опыт, а 76% заявили, что отнесутся к мероприятию негативно, если оно не будет кастомизированным. Улучшить опыт конференций и деловых выездов можно с помощью освещения: осветительные установки могут придать оттенок всему мероприятию. Или добавить растения — озеленение создаст располагающую атмосферу и оставит приятное впечатление. Компания LA Organic переоборудовала реальные теплицы на ферме в пространства для бизнес-встреч. Открытые и закрытые террасы включают элементы растительного дизайна, которые подчеркивают естественную эстетику и вызывают чувство единения с природой.

А в специальном выпуске подкаста MEDIA MIX эксперты индустрии поговорили о том, чем живёт российский рынок MICE, каковы его уникальные особенности и какое его ждёт будущее.

#сбермаркетинг #mice #тренды