В преддверии открытия сезона профессиональных и бизнес-конференций предлагаю конспект доклада организатора IT-конференций Олега Бунина, сделанный мной по его выступлению на event-форуме Sold Out. Применение описываемого подхода к организации процесса и работе с программой должно сэкономить время и нервы. А главное — это вклад в успешность будущих мероприятий и имидж компании-организатора в целом.
Если возникнут вопросы или появятся критические замечания по конспекту или по сути, не стесняйтесь написать мне лично или в комментарии. Если вам будет интересно узнать об ивент-факапах (тут я уже могу говорить только от своего лица), также готов поделиться.
План подготовки
- Обеспечить поток входящих докладов
- Реализовать систему фильтров некачественных докладов
- Реализовать систему подготовки принятых докладов и докладчика
Принцип: не искать докладчиков для заполнения программы, а выбирать из организованного потока входящих заявок.
Человеческие ресурсы
- Программный комитет
- Координатор программного комитета
- Коучи и тренеры (для спикеров)
20% бюджета тратится на формирование программы.
Программный комитет собирается за 4 месяца до старта подготовки конференции, работает со списком потенциальных докладчиков и сообщает везде, где это возможно, о скором начале работы по подготовке конференции.
Воронка работы программного комитета
Выбор докладов на основании заявок
- Что хотел сказать спикер? О чем?
- Он специалист в том, о чем говорит?
NB! Если есть вопросы, созвониться. В идеале — сделать повестку созвонов и занести во внутренний CRM.
Вопросы спикеру
Какую задачу ты решал?
Сколько времени твои знания сэкономят слушателю?
Что вышедший с конференции после твоего выступления начнет делать по-другому?
Подготовка докладчиков
- Вычитка
- Структурный коучинг
- Тематический коучинг
- Тренинги и вебинары
- Школа публичных выступлений
Составление расписания докладов
- Похожие темы должны идти друг за другом.
- Размер зала должен быть подходящим. Заранее проводится опрос о том, что больше интересно. На основании этого определяются размеры залов.
- Равномерное распределение интереса.
- Активные докладчики — после обеда.
- Расписание сужается к вечеру.
- Не ставить широкие доклады к узким темам.
- Вечеринку начинать сразу после окончания деловой программы (минимизировать ожидание).
Вместо вывода
С чем из описанного в конспекте вы согласны, а с чем готовы поспорить?