Организация отраслевых ивентов (организация выставок). Зачем организовывать отраслевые мероприятия B2B? ЧЕК-ЛИСТ в статье

Зачем организовывать отраслевые мероприятия B2B, как выбирать в каких участвовать, какие нюансы учесть, как планировать дизайн стенда и бюджет, как проверить готовность павильона и персонала, как оценивать эффективность - все это и многое другое в статье, не переключайтесь.

Я тот еще писарчук, и статьи мне не даются легко. Да, надо бы проработать ее с копирайтером, я понимаю. Но не буду. Как есть. Поддержите комментарием)

Первый вопрос, который может возникнуть - зачем вам это. Решение не принимается спонтанно, т.к сама подготовка длительная и финансово затратная.

В статье я буду опираться на свои кейсы - выставки промышленного оборудования в Москве и регионах.

Сама организовывала такие ивенты стоимостью до 50 млн руб. и тысячами контактов в CRM посте мероприятия. Пример здесь.

Как правило, вы уже были на мероприятиях в качестве посетителя и понимаете примерный план павильонов и расстановок участников. Если нет - в сети множество фото и видео на различных площадках, в том числе в новостной ленте сайта у конкурента, изучайте. Что делали, их расстановку, активности - ведь вам нужно сделать

Самые выигрышные стенды у центральных выходов из павильонов и в центре - через них проходит максимальное количество посетителей.

Обычно, сразу после выставки текущего года начинаются резервирование площадей на следующий год. Новому игроку зайти на выгодное место практически невозможно, т.к. приоритет у компаний, которые выставляются на постоянной основе. Поэтому сильно не откладывайте бронирование площади.

Нюансы выбора места стенда: изучите расположение павильонов, входов в них и путь движения посетителя по павильону, наличие рекламных возможностей.

К примеру, в местах под лестницами и сбоку по периметру невозможно использовать подвесы, а это значит что часть посетителей может до вас не дойти.

Опытные маркетологи могут примерно оценить стоимость стенда и затрат только посмотрев на него, для участия в выставке, конечно, составляются сметы по всем статьям. Выставочные затраты делятся на:

Например, в моем опыте логистика занимала 30% всего бюджета, т.к. транспортировка огромных станков проводится с привлечением дорогостоящей техники

Что должно быть обязательно на стенде по моему опыту, а я делала 6 стендов в 5 ти павильонах одновременно:

Например, множество сотрудников региональных компаний, посещающих стенд, не имеют визитки, или имеют ограниченное количество и на все дни выставки их не хватает. Или у них кнопочные рабочие телефоны и отсканировать ваш куар они не могут, а личный не дают.

Для того, чтобы ваш стенд собирал сотни посетителей, ажиотаж, необходимо не только тщательно спланировать стенд, но и разработать активности.

Пример: В прошлом году мы делали конференцию в рамках одного стенда, которая собрала десятки слушателей ежедневно. Для выступления приглашали известных гостей, представителей бизнеса и промышленных организаций. Конференцию посетили как клиенты, так и Российские и международные партнеры, которые спустя несколько месяцев еще задавали вопросы каждому руководителю подразделения.

Не стоит пренебрегать утренними планерками для структурирования работы сотрудников. В прошлом году совокупно на стенде работало около 100 человек, поэтому инструктаж-важная составляющая, т.к клиентский сервис на таких мероприятиях должен быть на высшем уровне.

Для облегчения работы по организации выставок в компании разрабатывается регламент, а также используется чек лист, пример чек-листа здесь

Сбор контактов может осуществляться разными способами. Отлично, если ваша аудитория- прогрессивные люди и у всех есть айфон -множество программ вам помогут зафиксировать контакт.

На моем опыте, стенд посещали инженеры из глубинки, не у всех есть визитки, у многих рабочие телефоны кнопочные. Для таких случаев все еще работает живое анкетирование. В дальнейшем всю информацию необходимо фиксировать в CRM системе. Поскольку, в организации, где я делала выставки цикл сделки доходит до 2х лет, то при занесении контакта в CRM вы можете видеть историю клиента и таким образом, расчет окупаемости выставки вести в рамках полученных контактов.

Во время выставки анализируйте стенды конкурентов, их особенности работы на выставке. После выставки, проведите опрос своего персонала и кастдев клиентов, для работы над ошибками и улучшения показателей на следующие мероприятия.

Ок, выставку провели: продемонстрировали товар, провели переговоры, рассказали миру о брендах, контакты получили в CRM получили, что дальше?

Письмо можно заранее подготовить.

Что считаем:

-все контакты с выставки заносим их в CRM и склеиваем дубли компаний (они точно будут, т.к., как правило, выставку от одной компании посещают несколько сотрудников и они все по очереди могут приходить к вам на стенд)доля новых контактов в общей массе контактов

-доля новых контактов в общей массе контактов

-продажи. Продажи реально оценивать исходя из вашего цикла сделки. К примеру, если у вас цикл сделки 6-9 месяцев, маловероятно, что вы можете ждать отдачу от выставки ранее, чем через 9-12 месяцев. Все индивидуально.

Старайтесь сделать это мероприятие незабываемым для ваших клиентов, партнеров и сотрудников.

Всем отличных продаж!

Можем обсудить организацию вашего выставочного пространства, велкам!

Задавайте вопросы в комментариях!