Как организовать мероприятие с нуля: практическое руководство для тех, кому это внезапно поручили

Привет! Меня зовут Ксения и с 2012 года я занимаюсь организацией мероприятий. С 2016 in house в IT. За годы работы в разных компаниях и общения с коллегами я столкнулась с тем, что организацией мероприятий на стороне компании-заказчика редко занимается профессиональный ивент-менеджер, ибо содержать его в штате для многих дорого и/или неэффективно. Поэтому сие непростое занятие поручается любым относительно свободным/заинтересованным/инициативным и пр. рукам.

Дорогие HR, ассистенты, руководители проектов, маркетологи, пиарщики и все те, на чью долю выпало в нагрузку к основным рабочим обязанностям сделать мероприятие, эта статья для вас. Если вы давно и достаточно профессионально занимаетесь ивентами, то вряд ли я открою вам что-то новое. Но если вы новичок, тоже сможете найти для себя полезную информацию.

Большой упор будет сделан на то, что вы все же будете работать с агентством, так как организация мероприятий - не основная ваша деятельность. Про самостоятельную организацию мы тоже поговорим. Я постараюсь подсветить тонкости и подводные камни на всех этапах подготовки, чтобы процесс был более гладким, а на ретро было меньше топиков для улучшения в следующий раз.

Идеальное мероприятие не обещаю, не видела еще таких, но будем хотя бы стремиться к нему :)

Вас ждет трилогия. В первой части мы поговорим про то,

Во второй части, которая будет разбита на подглавы, разберёмся из чего состоит ивент: что именно вам предстоит проконтролировать + чек-листы и полезные ресурсы.

И в заключении всеми любимая тема: ивент без бюджета.

Зачем я все это пишу? Потому что пришло время передать знания и экспертизу, которые я много лет собирала по крупицам. Но уже несколько лет я не делаю ивенты так активно, как раньше, ибо перешла в область работы с брендом и HR, но все чаще консультирую и обучаю коллег из смежных областей. И мне безумно жалко, если все эти знания канут в Лету, останутся лежать в моей базе знаний и будут выдаваться узкому кругу коллег в виде маленьких выжимок и личных бесед под запрос.

Если интересно, весь мой путь в ивентt и обратно описан тут.

Я люблю начинать ее с брифа. Даже если делаю мероприятие для своей компании. Этот документ поможет вам выгрузить из головы мысли и увидеть четкую картинку своего запроса, а также согласовать его со всеми стейкхолдерами.

На всякий случай: у вас всегда есть внутренний заказчик и/или спонсор, который выделит бюджет на событие и будет принимать работу. Если вам кажется, что вы сами заказчик проекта, то либо вы владелец бизнеса, либо топ-менеджер, либо по иным причинам вольны безотчетно распоряжаться бюджетом.

Однако до брифа немного «идеологии»…

Мероприятие - это бизнес-проект, часто довольно дорогостоящий, который должен решать определенные задачи компании с учетом потребностей и интересов ЦА. Увы, это не место раскрытия и реализации ваших давних потаенных креативов и желаний, по крайней мере не всегда. В первую очередь вы делаете мероприятие для людей, которые его посетят. Об этом стоит помнить всегда. Хорошая новость: самореализовываться вам никто не запрещает, если ваши идеи хорошо вписываются в концепцию и решают поставленные задачи.

Начать стоит с определения ЦА, ее потребностей и интересов. Если мероприятие внутреннее, то вы с легкостью можете спросить у своих сотрудников, чего они хотят: запустите опрос, поболтайте на кухне, сходите к руководителям отделов и снимите их боли, потребности и желания (это мое любимое). Возможно, вы получите довольно разношерстные мнения, не переживайте, всем все равно не угодить, но вы будете понимать хотя бы общий вектор.

Приведу пример из своей практики. Как-то мне надо было сделать новогодний корпоратив для филиала компании в Питере. С коллегами я была совершенно не знакома, HR подсказал только общую численность, демографические сведения и средний портрет сотрудника. Я была уверена, что культура филиала совпадала с головным офисом и удаленно нашла классную площадку и уже прикинула в голове концепцию мероприятия, как мы обычно делали: красивая необычная локация, девочки в платьях (коллеги всегда просили на НГ дать им выгулять платья), шоу-программа с захватывающим сценарием, танцы и все остальные прелести классических корпоративов. Проблемы начались во время скаутинга площадки: по факту места было меньше, чем на фото и описаниях, а также были температурные риски зимой, так как это был зимний сад и еще несколько нюансов, которые не так важны для истории, но в целом вывод был неутешительный - мы не сможем провести здесь мероприятие. Надо срочно придумывать что-то новое.

Я в командировке, город не очень хорошо знаком, ЦА тоже не знаю. Заедая разбившиеся о реальность ожидания, я проресерчила питерский зимний энтертеймент и поняла, что вариантов масса и можно сделать любой, но что понравится коллегам неизвестно. Тогда, кажется, я сделала лучшее, что только могла - попросила HR собрать на кухне несколько формальных и неформальных лидеров, которые были в офисе и просто спросила у них, что хочется. Со своей стороны предложила разные варианты: от выезда на горнолыжку и квестов (тогда это еще было модно) до похода в бар и классического корпоратива. Тут мне открылось, что питерская культура отразилась и на компании - в Питере - пить - ребята сказали, что хотят что-то типа посиделок в баре с разными игрушками и танцами под кавер-группу.

Так мы и сделали. Прошло отлично! Танцевали так, что пришлось ловить бокалы, которые ходили ходуном на столах. Кстати, организовать такое было проще, чем некоторые другие мои варианты.

Если мероприятие внешнее, то общайтесь с сообществом, смотрите, что ему нравится, посмотрите аналогичные мероприятия на рынке и почитайте отзывы про них. Если вы спонсируете какое-то мероприятие и вам надо в него как-то интегрироваться, кроме баннеров с лого, то пообщайтесь с организаторами, спросите, что любит аудитория, расскажите о своих задачах и посоветуйтесь, что можно сделать, чтобы их решить.

Вот теперь, сквозь призму целевой аудитории приступаем к брифу. Чтобы не приближать статью к "Войне и миру", смотрите видео, где я все подробно объясняю.

Полный бриф с комментариями лежит тут. В основу когда-то был взят бриф от НАОМ, который был доработан под специфику моей деятельности.

Если вам лень заполнять бриф, то хотя бы ответьте для себя на следующие вопросы:

Если вы думаете, что устного обсуждения без письменнной фиксации будет достаточно, то спешу вас огорчить, если будете привлекать агентство, то они все равно попросят заполнить их бриф, который будет очень похож на ваш. Заполнять во время тендера 3 и более разных брифов я не люблю, поэтому обычно скидываю всем свою заготовку и отвечаю на дополнительные вопросы, если они есть.

Начну с тезиса, что проводить мероприятие только одним организатором - это плохая идея. Всегда берите себе коллег в помощь, даже если основную подготовку вы возьмете на себя, на площадке в день мероприятия вас должно быть хотя бы двое. И дело не в том, что вы не справитесь. Вам нужен дублирующий человек, который будет в курсе того, что и как должно происходить, на случай форс-мажора. И как бы вы ни планировали заранее, прорыв трубы в туалете или ваш внезапный грипп непредсказуемы. В первом случае вы не сможете разорваться на площадке: и контролировать ход мероприятия, и «тушить пожар» (смотреть, как это делают подрядчики и договариваться, куда перенаправлять людей). Во втором случае вы ставите под угрозу сам факт проведения мероприятия.

Итак, 1 помощник вам все равно нужен. Как рассчитать остальное?

После составления брифа распишите основные составляющие (зоны ответственности) вашего мероприятия и задачи, которые предстоит сделать. Посмотрите на получившуюся картину. Обычно мероприятия на 4-6 зон, в каждой из которых не более 10 задач более-менее понятных и средних по сложности задач, вполне управляемы командой из одного менеджера проекта и хотя бы 1-2 помощников.

Если вы еще не звоните в агентство, то примерно прикиньте трудозатраты по задачам и заложите еще 20-40% на форс-мажоры и недостатки планирования. Я часто сталкиваюсь с тем, что люди склонны оценивать трудозатраты оптимистичнее, чем они есть на самом деле, сама такая, поэтому закладываю сверху. Чем больше оптимизма вы наблюдали за собой ранее, чем больше неопределенности в проекте, тем больше времени закладывайте. Если вы пессимист, то напоминаю, что слишком перезакладывать плохо.

Если задачи более менее нормально ложатся в ваш график и/или вы нашли себе команду коллег, готовых подключиться к проекту, то поздравляю! Вас ждет незабываемый квест.

Важный нюанс, на который стоит обратить внимание: соотношение количества участников, длительности мероприятия, уровень предполагаемой активности.

500 человек на часовой встрече с руководством компании, на шестичасовом корпоративе и на шестичасовой конференции - это принципиально разный объем работы.

С первыми может справиться внутренняя команда, если задача просто посадить всех в зал и обеспечить работающую сцену для выступающих. Для вторых потребуется агентство, так как корпоратив предполагает большое количество зон ответственности и довольно высокую активность. В третьем случае может справиться и внутренняя команда (но с большим количеством человек, чем в первом случае), но может понадобиться и агентство, так как многое будет зависеть от предполагаемой активности в перерывах между докладами.

Обычно команды внутренних организаторов - это 2-3 человека. В среднем такая команда может управлять:

В остальных случаях стоит задуматься о расширении внутренней команды или привлечении агентства.

Если вы думаете, что достаточно просто привлечь толпу подрядчиков и всех проконтролировать, до определенного количества это может сработать. В классическом менеджменте норма управляемости в процессах со средней степенью стандартизации (переведем на язык мероприятий - вы уже проводили подобные мероприятия, подрядчик опытен и вы работали ранее, вы дали четкое ТЗ и все обсудили) - 6-9 человек (в нашем случае - вендоров, при условии, что от каждого из них 1 контактное лицо) на 1 менеджера. Если степень неопределенности выше, то не более 3-5 подрядчиков на 1 менеджера.

В случае с агентством у вас будет 1-2 основных контактных лица (менеджер вашего проекта + его помощник) через которых вы будете решать все вопросы. Это существенно сэкономит время, однако не переживайте, работы вам все равно хватит, так как волшебных фей не бывает и вам придется контролировать все составляющие мероприятия, чтобы все произошло так, как вы задумали, а также решать все бюрократические и коммуникационные вопросы внутри своей компании.

О том, как все же организовать самостоятельно, я расскажу в следующей статье. Там мы посмотрим на основные зоны ответственности, которые могут быть на мероприятии и поговорим про то, как с ними работать.

Если вы уже заполнили бриф, то огромная часть работы уже сделана. Хотя бы внутри своей компании вы примерно договорились о том, что хотите получить. Если в вашей компании есть отдел тендерных закупок, бегите скорее к ним и начинайте работу. Если вы думаете, что тендер вам проводить не нужно, то либо у вас уже есть агентство, с которым вы давно и плодотворно сотрудничаете, либо давайте договоримся, что любую неофициальную процедуру сравнения нескольких агентств и выбора того самого мы будем называть тендером в рамках этой статьи.

Итак, бриф заполнен. Пора его кому-то отправить. Не стоит пытаться сравнить все агентства в городе. Возьмите 3-5 тех, которые вам рекомендовали знакомые из других компаний (это мой любимый вариант, так как сразу можно расспросить про плюсы и минусы), которые на слуху и зарекомендовали себя (но помните, что более топовые и популярные агентства стоят иногда дороже, но это чаще всего обосновано качеством), которые просто понравились вам в интернете (посмотрите портфолио и соцсети, если кто-то цепляет и заставляет думать «Хочу так же», берите смело).

Стоит отметить, что ивент-агентства бывают широкого профиля и узкоспециализированные, последние не всегда называют себя именно ивент-агентствами. Пример из ИТ: есть «специально обученные» компании, которые умеют делать хакатоны, митапы и прочие активности именно под ИТ-аудиторию. И если у вас какая-то специфичная задача, то стоит обратиться в профильные агентства, хотя, ради сравнения, вы можете привлечь и универсалов к тендеру, но велик шанс, что победит специализированный подрядчик.

Обычно агентства берут 1-2 недели с момента уточнения брифа на подготовку КП. Сроки могут увеличиваться в зависимости от сезонности (например, в декабре все горят на корпоративах, поэтому могут даже отказаться от срочного тендера) и объема вашего запроса. Закладывайте это время при планировании мероприятия.

Не забудьте в сопроводительном письме указать сроки предоставления предложения и формат его презентации.

Обычно агентства после получения брифа просят созвониться и обсудить его устно. Это нормальная практика, которая поможет вам лучше раскрыть свой запрос и ответить на дополнительные вопросы. В итоге вы получите лучшее КП.

Если ребята готовы делать без звонка, это тоже ок. У всех свой подход. В моей практике были тендеры, которые выигрывали такие КП.

Стандартное КП состоит из презентации с креативной концепцией мероприятия и сметы, если вы запрашивали ее на этапе брифа. Спойлер: лучше запросить, чтобы понимать, что сколько примерно стоит.

Обычно предоставляется не более 2-3 креативных концепций от одного агентства и этого бывает вполне достаточно с учетом того, что у вас будут предложения от 3-5 агентств.

Смета на данном этапе носит ориентировочный характер и будет уточняться после выбора финального подрядчика. Это важно иметь в виду, так как итоговые суммы часто оказываются несколько выше, так как запрос в процессе работы уточняется и в смету добавляются новые пункты. Если ваш бюджет строго ограничен, то стоит это проговорить с агентством и выбирать то предложение, сумма которого на данном этапе чуть ниже вашего бюджета. В крайнем случае, изначально несколько занизьте бюджет, чтобы иметь запас на доп.расходы. Вы всегда сможете потратить этот запас на улучшения мероприятия, ведь нет предела совершенству.

На этом этапе точно состоится встреча с агентством, так как концепции презентуются обычно устно. Кто-то присылает файлы заранее для ознакомления, кто-то презентует все на встрече. Большой разницы нет. Не делайте скоропалительных выводов из документа до его презентации, мы сейчас в области творчества и важно дать авторам рассказать их виденье.

Также важно обсудить не только сами концепции и сметы, но и подход к работе: какую степень вовлечения ожидают от вас, как происходит отчетность о проделанной работе на разных этапах, как строятся коммуникации.

Для меня обычно важно услышать, что будет:

Презентация каждого КП занимает обычно не более часа. Ее лучше посещать всей внутренней рабочей группе, которая задействована в организации мероприятия, чтобы все могли задать вопросы и составить мнение. Рекомендую после каждой встречи созваниваться рабочей группой, обсуждать услышанное и записывать плюсы и минусы.

Совет: если вам надо будет показать концепции ЛПР, у которых нет времени посещать с вами все встречи, то попросите прислать аудио/видео презентацию концепций до 10 минут. Никто не расскажет лучше, чем автор. А вы уже на встрече подсветите свое мнение.

Если вас что-то не устроило в КП, вы можете дать обратную связь и попросить внести правки. Затем повторить шаг 3.

Агентство может отказаться. Это очень индивидуальный момент.

Итак, вы отсмотрели все КП. Все их обсудили. Пора вернуться к своим заметкам и сделать выбор. Что будет для вас решающими факторами - индивидуально. Но я рекомендую смотреть не только на концепцию и ценник, но также и обращать внимание на людей, с которыми вам предстоит работать. Обычно это не менее 1,5-3 месяцев! И если сейчас вас что-то смущает в коммуникации, то это серьезный повод задуматься.

Если вам внутри организации надо согласовывать с кем-то решение, то не забудьте сделать это :)

Сообщите свое решение всем участникам тендера. Если у вас будут запрашивать обратную связь, то помните, что не стоит раскрывать все подробности выигравшего предложения, но вы можете рассказать о зонах роста и выразить готовность к сотрудничеству в дальнейшем, если это действительно так.

Поздравьте победителей и обсудите дальнейшие шаги. Скорее всего смета и концепция сейчас неидеальные и у вас найдутся правки. Сделайте это, согласуйте финальную смету и приступайте к оформлению документов.

Некоторые агентства, обычно те, с которыми вы работаете не в первый раз, бывают готовы начать работу над проектом до завершения подписания договора. Этот момент стоит обсудить, особенно если у вас в компании бюрократический процесс сложен и тернист, возможно вам пойдут на встречу и возьмут эти риски.

Итак, вы уже обеими ногами в подготовке. Пути назад нет. Добро пожаловать в мир обсуждений, согласований и правок.

Обо всех нюансах организации мы поговорим в следующих статьях.

Ксения Казакова, Project manager, Event-консультант

Уведомления о выходе новых статей вы можете получить подписавшись на мой Boosty или ТГ-канал

Если у вас возникли вопросы по организации мероприятия, пишите, буду рада поделиться опытом