Лаконичный контент и 3D-экскурсии: как организовать эффективную гибридную конференцию

Во время пандемии все большую популярностью приобретают гибридные конференции — когда к проводимому офлайн-мероприятию зрители подключаются дистанционно. Этот вариант, родившийся еще до пандемии, стал заменой классическим онлайн-ивентам. По данным исследования, проведенного Sonic Foundry и Webcasting, 23% организаторов заявили, что с каждым разом во всех следующих гибридных мероприятиях участвовало больше человек. А 15% респондентов сообщили, что отдают предпочтение тем ивентам, которые предоставляют опцию онлайн-посещения. Как проводятся такие мероприятия и как сделать их максимально эффективными? Рассказывает Варвара Семенихина, CEO Timepad, крупнейшей экосистемы для организации событий и продажи электронных билетов.

Гибридные ивенты и их форматы

Суть гибридного мероприятия в том, что организаторы, приглашенные гости и некая часть аудитории находятся на обычной офлайновой площадке, а другие слушатели присоединяются через интернет. Так делают, чтобы подключить неограниченное число участников для доступа к уникальной информации или чтобы позволить присутствовать на важном событии тем, кто по определенным причинам не смог посетить его «вживую».

Еще один из ключевых компонентов гибридного ивента — возможность взаимодействия. Участники перед экраном не просто смотрят видео, а могут общаться с теми, кто находится на офлайн-площадке. При этом гибридность не всегда подразумевает вариант, когда условная конференция проходит в Москве, но собирает участников перед экранами в ЮАР и Китае. Они все могут находиться в одном зале, но взаимодействовать с организаторами и другими участниками — через гаджет: планшет, ноутбук. По такому сценарию Austrian Wineорганизовали первую в истории дегустацию вин в гибридном формате из-за пандемии. Ивент организовали на платформе Brella, участники находились в Москве, каждый за своим столиком с планшетом и винами. А производители — в Австрии.

Основных форматов гибридных ивентов три. Первый и самый распространенный — это трансляция с места события c большими экранами. Есть главный ивент, который транслируется онлайн-аудитории, а офлайн-аудитория видит онлайн-участников на больших экранах.

Второй вариант — события проходят в нескольких местах одновременно: организаторы предлагают небольшому количеству участников прийти в офис, студию или коворкинг-пространство, чтобы смотреть трансляцию вместе и обсуждать ее. Таким образом можно задействовать людей в разных регионах, объединив их в группы. Им нет необходимости лететь в другой город или страну ради мероприятия, и в то же время они общаются вживую и получают ценный опыт физического взаимодействия. В таком формате реализован хакатон Junction.

И реже используется формат, при котором ивент происходит на площадке с виртуальными комнатами для всех онлайн-участников, где они могут общаться: это отчасти напоминает классические конференции в Zoom.

Использование сторонней платформы VS Создание собственной

Результативность проводимого мероприятия напрямую зависит от выбранной для этого площадки. Она должна обеспечить большое количество участников (зачастую это не 100 и даже не 1000 человек), простоту регистрации, возможность двусторонней коммуникации между организаторами и онлайн-гостями, зрителями. Не лишними здесь будут отдельные виртуальные комнаты (в идеале — и закрытые, и открытые), возможность разделения трансляции на несколько потоков, выставочные 3D-пространства и различные интерактивные элементы.

Кроме всем известных Zoom, YouTube и других социальных сетей (Instagram, преимущественно), существуют специальные платформы, созданные именно под гибридные мероприятия. К ним относится, например, уже упомянутая выше Brella, которую использовали Austrian Wine. Платформа предлагает несколько потоков трансляции, опросники, спонсорство, общение участников один на один, их объединение в комнаты, а также аналитику ивента. Использовать Brella можно и с компьютера, и через приложения для смартфона.

Другая популярная платформа — Swoogo, отличающаяся гибкостью настройки: от регистрационной формы до маркетинга. Сервис Virbela среди аналогов выделяется использованием VR-технологий. А они на 25% повышают длительность встречи в сравнении с классическими конференциями. Крупные компании уже оценивают перспективность внедрения VR в онлайн-ивенты: так Apple в пандемию приобрела NextVR.

На российском рынке столь широкого разнообразия платформ для проведения гибридных ивентов нет. Однако многие сервисы двигаются в сторону расширения функционала для организации онлайн-мероприятий и гибридных событий, которые становятся все более востребованными, в том числе благодаря пандемии. На Timepad организаторы событий уже сегодня могут создать онлайн-ивент в несколько кликов. Дополнительно платформа дает возможность воспользоваться интегрированным сервисом Zoom для трансляций длительностью более 40 минут без необходимости оплаты подписки на месяц. В дальнейших планах компании внедрение функционала для создания полноценных гибридных ивентов. Все это будет работать на усиление онлайн-форматов, все более востребованных у аудитории.

Однако даже самые гибкие в настройке платформы не всегда удобны для организаторов и пользователей, поэтому альтернативой становится разработка собственного сервиса. Актуально это для крупных компаний, потому что процесс затратный (цена может достигать $300 тыс.), нужна мощная IT-команда. Зато получается продукт с фирменным стилем и максимально удобным функционалом, где владелец сам решает, как будут работать все механизмы, что именно ему нужно, а от чего можно отказаться.

Способы удержать внимание онлайн-аудитории

Гибридная конференция ставит перед собой цель сделать онлайн-часть такой же эффективной, как офлайн, поэтому организаторам необходимо озаботиться вопросом интерактивной и коммуникационной части. Самые базовые моменты здесь: функции «задать вопрос спикеру» и «отправить комментарий», взаимодействие онлайн-модератора с аудиторией в том же объеме, что и офлайн-ведущего с гостями в реальном зале. А также следует позаботиться о разнообразии планов, попадающих в камеру, и частой смене изображений — иначе ивент мало чем будет отличаться от обычной записи веб-трансляции условного вебинара.

Удержание аудитории в онлайне осуществить намного сложнее, чем в офлайне, поэтому позаботьтесь о грамотном тайминге. Люди, посещающие мероприятия онлайн, предпочитают более лаконичный контент: выступления спикеров должны длиться не более 20 минут, а после каждой сессии рекомендовано делать небольшие перерывы. А продолжительность всего мероприятия не должна превышать 3-4 часов. Это во многом связано с тем, что экран утомляет намного сильнее, чем физическое присутствие в зале. Поэтому провести в удаленном формате конференцию с утра до позднего вечера не получится. Или, как минимум, ее придется разбить на несколько блоков, каждый из которых будет рассчитан на разную аудиторию.

Позаботьтесь о взаимодействии участников мероприятия: запустите для них открытый live-чат, предложите закрытые комнаты, чтобы они могли организовать переговоры один на один. Добавьте в ивент функцию видеозвонков между офлайн и онлайн-участниками — это тоже отлично работает на стирание границы между живым и digital-пространством. Создайте площадку для общения офлайн-посетителей с онлайн-участниками: например, запустите функцию подбора интересных друг другу участников с помощью AI. Конференции посещают не только для того, чтобы получить полезную информацию, но и для общения с единомышленниками. И будет не лишним разработать мобильное приложение, где участники смогут посмотреть профили спикеров, расписание мероприятий и прочую информацию.