Мини-отчет для руководителя прямо в чат Битрикс24: без кода, но не без боли

Иногда бизнесу не нужен полноценный BI-отчет с графиками, фильтрами и отдельным дашбордом. Руководителю достаточно короткого ежедневного сообщения: сколько было звонков, сколько лидов обработали, сколько передали дальше и кто стал ответственным.

С таким запросом к нам обратился заказчик. Лиды в компании стоят дорого, поэтому важно было ежедневно контролировать качество их обработки. Решили сделать мини-отчет, который автоматически отправляется руководителям прямо в личный чат Битрикс24.

На примере контакт-центра нужно было собрать:

— данные по звонкам;
— количество переданных лидов;
— количество сконвертированных лидов;
— список этих лидов;
— сотрудников, которые стали ответственными.

Позже по такой же логике добавили отдельные блоки для других отделов: ОП и ОЗ. Алгоритм остался тем же, менялись только API-запросы и параметры фильтрации.

Стандартных средств Битрикс24 для такой задачи оказалось недостаточно, поэтому для обращения к API использовали приложение из Битрикс24.Маркет Плюс — «Рест Действия».

Под отчет создали отдельный смарт-процесс. В нем хранятся основные настройки:

— дата последнего запуска;
— дата следующего запуска;
— сотрудники, по которым собираем данные;
— сотрудники, которым отправляем отчет.

Это удобно: заказчик может сам менять список сотрудников и получателей отчета без нашего вмешательства.

Сам отчет запускается по расписанию через стадии смарт-процесса. На стадии ставится пауза до нужного времени, после паузы запускается бизнес-процесс сбора данных, затем элемент переходит на следующую стадию и цикл повторяется.

Процесс проходит по сотрудникам и собирает показатели:

— звонки;
— переданные лиды;
— сконвертированные лиды;
— связанные сделки;
— ответственных сотрудников.

Каждый блок отчета формируется отдельной строкой и записывается в множественную переменную. Потом строки объединяются через implode по символу конца строки.

Так сообщение получается не сплошной «портянкой», а читаемым отчетом с нормальными смысловыми блоками. Плюс такой формат удобно поддерживать: если нужно изменить текст строки, это легко найти в бизнес-процессе.

1. Нестандартная передача лида

У клиента переданный лид — это переход от квалификатора к менеджеру внутри одной воронки. При этом ответственный меняется. Поэтому пришлось фиксировать временную метку перехода на нужную стадию и отдельно сохранять сотрудника, который передал лид.

2. Получение звонков

Метод получения звонков отдавал только 50 записей. Даже когда указывали большее количество, для звонков это не срабатывало. Поэтому пришлось делать дополнительный итератор и собирать звонки несколькими запросами, чтобы потом корректно посчитать количество и длительность.

3. Формат отчета

Руководителю нужен не технический вывод данных, а быстро читаемое сообщение. Поэтому отчет собирали построчно: сотрудник, показатели, пустая строка, следующий блок. Это сделало сообщение компактным и понятным.

В итоге руководители получают автоматический мини-отчет прямо в личный чат Битрикс24.

В нем видно:

— активность по звонкам;
— сколько лидов передано;
— сколько лидов сконвертировано;
— какие это были лиды;
— кто стал ответственным.

Решение получилось достаточно гибким: заказчик может сам менять настройки через карточку смарт-процесса, а отчет продолжает собираться автоматически.

Мини-отчет в чат Битрикс24 — хороший вариант, когда нужно быстро контролировать ключевые показатели без полноценной BI-аналитики.

Но важно понимать: «без программирования» не всегда значит «просто». За коротким сообщением в чат может стоять целая логика из смарт-процесса, бизнес-процессов, API-запросов, итераторов и обработки данных.

В нашем случае решение закрыло задачу: руководитель получает нужную информацию прямо в Битрикс24, а клиент может управлять настройками отчета без постоянного участия технического специалиста.