Бухгалтерию, айти и юристов давно отдали на аутсорс. Ивент-функция — следующая

Двадцать лет назад фраза «у нас бухгалтерия на аутсорсе» звучала как признание в бедности. Сегодня это норма даже для компаний с оборотом в миллиарды. То же самое произошло с айти, юристами, кадровым делопроизводством, колл-центрами и клинингом.

А теперь вопрос: почему корпоративы, конференции и тимбилдинги до сих пор делает HR-менеджер между закрытием вакансий?

На связи Михаил Глушенков, основатель агентства событий «Авентура» и сервиса аутсорсинга ивент менеджмента EventOtdel.ru. Шестнадцать лет мы делаем корпоративные события, и из этой практики вырос сервис «Ивент-отдел на аутсорсе». Но статья не про него, а про логику, по которой функции уходят из штата, и про то, почему ивент оказался последним в очереди.

Нажмите на нужный пункт, чтобы перейти к разделу:

У передачи функции на аутсорс есть повторяющийся сценарий. Он одинаков для бухгалтерии, айти и юристов, и проходит в четыре стадии.

Стадия первая: делает кто попало. Функция есть, специалиста нет. Бухгалтерию ведёт директор по вечерам, компьютеры чинит тот сотрудник, который «шарит», договоры пишутся копированием из интернета. Работает до первой серьёзной проблемы.

Стадия вторая: нанимают человека в штат. Появляется бухгалтер, системный администратор, юрист. Проблема решена, но возникает новая: специалист загружен неравномерно. Бухгалтер занят в отчётные периоды, юрист — когда есть сделки, админ — когда что-то сломалось. Остальное время компания платит за готовность.

Стадия третья: считают деньги. Кто-то первым замечает, что специалист обходится в два раза дороже оклада, если считать налоги, взносы, рабочее место, отпуск и простой. И что рынок предлагает ту же функцию за меньшие деньги.

Стадия четвёртая: функция уходит наружу. Появляется поставщик, который делает эту работу для двадцати компаний сразу, за счёт этого держит специалистов загруженными и продаёт результат дешевле, чем стоит собственный сотрудник.

Ивент-функция сейчас застряла между первой и второй стадией. Огромная часть компаний до сих пор на первой: делает кто попало😁

Причин три, и все они не про экономику.

Мероприятие кажется разовым. Бухгалтерия нужна каждый месяц, а корпоратив — раз в год. Из этого делается неверный вывод: раз событие разовое, то и подрядчик нужен разовый. На деле у средней компании набирается от пяти до пятнадцати событий в год, и это уже поток, а не случайность.

Работа между событиями невидима. Никто не спорит, что бухгалтер нужен и в тот месяц, когда нет отчётности. А вот что делает ивент-менеджер в марте, когда корпоратив был в декабре, — вопрос, на который в компаниях обычно не знают ответа. Хотя ответ есть: бронирует площадки на высокий сезон, пока они дешёвые, проводит тендеры среди подрядчиков, собирает концепции.

Кажется, что это просто. Заказать площадку, позвать ведущего, купить шары — что тут сложного. Это самое дорогое заблуждение из трёх, и разбирается оно ровно один раз: когда смета выходит за бюджет на треть, а половина гостей уходит после первого часа.

Показательно, что с айти было ровно то же самое. «Ну это же просто компьютеры» — говорили ровно до того момента, пока не легла база данных.

Здесь пригодится исследование, которое ВНИЦ R&C и команда MICE Excellence проводят с 2023 года. Третий выпуск представили осенью 2025-го, и он показывает ровно эту картину.

Выручка российских организаторов корпоративных мероприятий за 2024 год — 84 млрд рублей, рост на 28% к предыдущему году. Прогноз на 2025-й — около 90,7 млрд.

А вот главная цифра: весь рынок корпоративных мероприятий, если считать вместе с теми событиями, которые компании организуют собственными силами, — свыше 180 миллиардов рублей. Агентствам корпоративные заказчики отдают примерно 47% своих событий.

Переведу на человеческий: больше половины корпоративных мероприятий в стране компании делают сами. И это не малый бизнес, у которого нет денег на подрядчика. Это ровно те компании, где есть HR-отдел, маркетинг и бюджет.

Половина рынка сидит внутри компаний — в зарплатах людей, которые занимаются событиями не по своей специальности.

Логика аутсорса — не «дешёвая рабочая сила». Логика в загрузке.

Штатный специалист загружен своей функцией на 20–40% времени, а зарплату получает за 100%. Внешний поставщик берёт того же специалиста и загружает его на 90%, обслуживая несколько компаний. Разницу он делит с клиентом: вам дешевле, ему выгодно.

Ровно так работает каршеринг: автомобиль в личной собственности стоит без движения 95% времени. Так работает аренда офиса вместо покупки здания. Так работает облако вместо своей серверной.

С ивентом арифметика такая же. Средняя компания проводит от пяти до восьми событий в год. Штатный менеджер занят ими от силы два месяца из двенадцати. Остальные десять он получает зарплату за готовность — и обычно затыкает дыры в чужих задачах.

Есть и второй эффект, который в аутсорсе часто важнее денег: насмотренность. Ваш штатный менеджер видит пять событий в год — ваших. Внешняя команда видит сотню — в разных отраслях, форматах и городах. Через год разрыв в опыте становится непреодолимым, и это не вопрос таланта.

Тут важная развилка, которую путают чаще всего.

Отдать событие агентству — это аутсорс проекта. Вы покупаете конкретное мероприятие, платите комиссию 15–20% от бюджета, получаете результат, расходитесь.

Отдать функцию — другое. Вы покупаете не событие, а постоянную работу вокруг событий: годовой календарь, бюджет на год, подбор и удержание подрядчиков, документооборот, отчётность. За это платится фиксированная сумма в месяц, а само мероприятие считается отдельной сметой.

Разница как между «вызвать юриста под сделку» и «юридическое обслуживание». В первом случае никто не держит в голове ваш контекст, во втором — держит.

Практическое следствие: агентство выгоднее, когда у вас одно крупное событие в год. Функция на аутсорсе выгоднее, когда событий пять и больше и кто-то внутри компании уже тратит на них недели рабочего времени.

Прогноз простой, потому что он повторяет уже случившееся с другими функциями.

Сначала появляются те, кто продаёт функцию как продукт с понятной ценой. Потом рынок привыкает к формату и начинает сравнивать не «агентство против штатника», а «сколько стоит функция». Потом крупные игроки копируют модель, и она становится нормой.

Бухгалтерия прошла этот путь за пятнадцать лет, айти — за десять, кадровое делопроизводство — за пять. У ивента есть все шансы уложиться быстрее: рынок уже привык покупать функции по подписке.

Единственное, что тормозит, — привычка. Ровно та же, из-за которой в двухтысячных считали, что бухгалтера обязательно надо посадить в соседнем кабинете.

А теперь вопрос, ради которого я это писал. Какие функции вы уже отдали на аутсорс, а какие принципиально держите в штате — и почему? Мне интересно, где именно проходит ваша граница доверия?