Ивент-функция на аутсорсе: 5 признаков, отличающих её от обычного агентства

Когда компания говорит «у нас ивент на аутсорсе», обычно имеется в виду, что мероприятия делает агентство. Каждое — своё, по отдельному договору.

Это не аутсорс функции. Это аутсорс проекта, и разница между ними примерно как между вызовом такси и наличием водителя.

На связи Михаил Глушенков, основатель агентства событий «Авентура» и сервиса «Ивент-отдел на аутсорсе». Я продаю именно функцию, поэтому заинтересован в том, чтобы термин прижился, — но статья написана так, чтобы после неё вы могли сравнить любые предложения на рынке, включая моё.

Нажмите на нужный пункт, чтобы перейти к разделу:

Мероприятие — это верхушка. Под ней лежит работа, которая идёт постоянно, независимо от того, есть событие в этом месяце или нет.

Вот это в сумме и есть функция. Само мероприятие — отдельная история, и стоит отдельных денег.

Отдать сотруднику «в нагрузку». Самый популярный вариант в России. HR, маркетолог или ассистент делает события между своими задачами. Проблема не в квалификации, а в приоритетах: когда сталкиваются горящая вакансия и выбор площадки, выигрывает вакансия. Мероприятие получается по остаточному принципу, а сотрудник выгорает.

Нанять в штат. Функция закрыта, но появляется простой. Полная стоимость ивент-менеджера в Москве — около 173 000 рублей в месяц с учётом налогов, взносов и рабочего места. При пяти-восьми событиях в год это 250–400 тысяч за каждое, только за работу менеджера.

Купить функцию целиком. Выделенный менеджер плюс команда за фиксированную сумму в месяц. Тарифы в сервисе eventotdel.ru : 45 000 ₽ — до шести событий в год, 79 000 ₽ — до двенадцати, 129 000 ₽ — до двадцати четырёх и два менеджера. Само мероприятие — отдельной сметой.

Ни один из трёх вариантов не универсален. Первый нормально работает, когда событие одно в год и оно маленькое. Второй — когда событий больше двадцати. Третий — отлично работает в промежутке, где находится большинство.

Это рабочий чек-лист: подставьте в него любое предложение с рынка:

Честно скажу: по этим критериям на российском рынке предложений с публично упакованной подпиской я не нашёл, хотя искал специально. Есть агентства, которые называют себя «вашим ивент-отделом на аутсорсе», но продают проект: воронка заканчивается коммерческим предложением на конкретное мероприятие и агентским вознаграждением около 15-20% от сметы. Это не упрёк — это другая модель.

Проще всего объяснить через то, чем она НЕ является.

Это не агентство: агентство приходит на проект и уходит, а тут человек остаётся с вами весь год.

Это не аутстаффинг и не заёмный труд: менеджер остаётся сотрудником агентства и работает под его управлением, а вы покупаете результат по обычному договору оказания услуг.

Это не фрилансер: за фрилансером нет команды, базы подрядчиков, подмены на случай болезни и юрлица, через которое проходят расчёты.

Ближайшая аналогия — бухгалтерия на аутсорсе. Вы не нанимаете бухгалтера и не заказываете «разовое ведение учёта за декабрь». Вы покупаете функцию: она просто есть, работает и закрывается документами.

Я формулирую это как «in-house без in-house»: погружённость своего сотрудника без затрат на своего сотрудника.

Раздел, который в рекламных текстах не пишут, — но без него сравнение бессмысленное.

Если ваш случай в этом списке — не берите. Серьёзно: недовольный клиент, которому продали не то, обходится дороже, чем несостоявшаяся сделка.

Чем ивент-функция на аутсорсе отличается от обычного ивент-агентства?

Агентство работает над конкретным мероприятием по отдельному договору, а ивент-функция закрывает постоянную работу вокруг событий: годовой календарь, бюджеты, подрядчиков, документы и отчётность. Вы платите фиксированную сумму в месяц за выделенного менеджера, а не процент от сметы события.

Сколько стоит ивент-отдел на аутсорсе?

Тарифы зависят от числа событий в год: от 45 000 ₽ в месяц за до шести мероприятий до 129 000 ₽ за до двадцати четырёх и двух менеджеров. Сами мероприятия оплачиваются отдельной сметой.

Когда выгоднее нанять штатного ивент-менеджера, а когда — аутсорс?

Штатный менеджер окупается при более чем 25–30 событиях в год, а при одном-двух мероприятиях дешевле обратиться в агентство на проект. Аутсорс функции оптимален в промежутке от пяти до двадцати событий, когда постоянная работа есть, но держать полную ставку дорого.

Что входит в годовое обслуживание ивент-функции?

Вы получаете выделенного менеджера, который ведёт календарь событий, распределяет бюджет, проводит тендеры среди подрядчиков, занимается документооборотом и отчётностью. Мероприятия готовятся и проводятся этой же командой, но оплачиваются отдельно.

Чем ивент-функция на аутсорсе отличается от аутстаффинга?

При аутстаффинге сотрудник фактически работает под вашим управлением, а здесь менеджер остаётся в штате исполнителя и вы покупаете готовый результат по договору услуг. За менеджером стоит команда, база подрядчиков и подмена на случай болезни, как в сервисе «Ивент-отдел на аутсорсе» EventOtdel.ru

Вопрос к вам, и он не риторический: если бы вы покупали ивент-функцию, что бы вас смутило больше — что менеджер работает удалённо или что он одновременно ведёт другие компании? Мне важно понимать, какое из двух возражений сильнее?