Сколько напитков закупать на корпоратив: 6 расчётов, чтобы не бежать за добавкой

На любом корпоративе наступает момент, когда кто-то спрашивает: «А вино ещё есть?» И в этот момент ты понимаешь: посчитал на глаз. Дальше — пауза, неловкий смех, и вот уже кто-то из команды едет в круглосуточный магазин за добавкой, пока остальные допивают сок.

На связи Михаил Глушенков, основатель агентства событий «Авентура». 16 лет в индустрии, четыре офиса от Москвы до Омска, больше сотни событий в год. В статье — шесть расчётов, по которым мы считаем напитки: от базовой формулы алкоголя на человека до страхового запаса, который спасает в 22:30.

Нажмите на нужный пункт, чтобы перейти к разделу:

За 16 лет я видел, как срываются десятки корпоративов именно на напитках. Не на еде, не на программе — на банальном «а добавки-то нет». И дело почти никогда не в жадности заказчика. Дело в том, что расчёт «бутылка на человека» игнорирует кучу факторов, которые на реальном событии меняют картину в полтора-два раза.

Первое и главное — формат события. Банкет за столами, фуршет с перемещением гостей и деловая конференция — это три совершенно разных темпа потребления. На фуршете люди держат бокал в руке постоянно, а на конференции между докладами подходят к кофе-брейку скорее по инерции, чем от жажды. Если взять норму для банкета и применить её к фуршету — недобор гарантирован.

Длительность — второй множитель. Мероприятие на четыре часа и на восемь — это не «в два раза больше», а почти в два с половиной. Потому что последние два часа гости уже не едят, а именно пьют: общаются, танцуют, провожают друг друга. Расход в финальной части всегда выше, чем в первые два часа.

Дальше — состав гостей. Возраст, пол, корпоративная культура конкретной компании, процент водителей и непьющих. Команда из тридцатилетних айтишников и коллектив производственного предприятия с возрастным ядром — это разные сметы. Причём разные не только по алкоголю, но и по безалкоголю: водители и непьющие выпивают соков и лимонадов в полтора раза больше, чем кажется.

Время года и площадка тоже решают. Летом на открытой террасе уходит больше воды, пива и льда, зимой в тёплом зале — горячие напитки и крепкий алкоголь. Я не раз пересобирал смету только из-за переноса события с улицы в помещение: структура напитков меняется полностью.

И сценарий. Если в программе конкурсы, танцы, активные механики — потребление ускоряется. Если полтора часа речей и награждений — замирает. Поэтому расчёт напитков мы всегда делаем после утверждения тайминга, а не до него.

Начинаем всегда с вина. Это самый массовый напиток на банкете, и по нему проще всего проверить адекватность всей сметы. На свадьбу или юбилей закладываем 0,5 бутылки на гостя. На корпоратив — 0,3–0,4: там народ ведёт себя сдержаннее, особенно если рядом руководство. На фуршет вина уходит меньше — 0,2–0,25 бутылки, потому что с бокалом в одной руке и тарелкой в другой долго не простоишь.

Крепкий алкоголь — 0,2–0,3 литра на человека, если он вообще есть в меню. Важно: это не сверху к вину, а вместо части вина. Гости редко мешают всё подряд. Кто пьёт виски, тот, как правило, его и продолжает. Поэтому когда считаю общий объём алкоголя, всегда уменьшаю вино на объём крепкого, а не складываю обе цифры по максимуму.

Шампанское — отдельная история. Под тост закладываю 0,5 бутылки на человека, но с одной оговоркой: его выпивают в первые 40 минут. Дальше игристое стоит на столах и киснет. Поэтому на длинный банкет шампанского беру ровно под тосты, а на welcome — отдельный расчёт из того же норматива.

Пиво и сидр — 0,5–1 литр на человека, но только на неформальных событиях: летний тимбилдинг, день рождения на природе, спортивный корпоратив. На классическом банкете пиво почти не пьют, и закупать его «на всякий случай» — значит просто заморозить бюджет в ящиках, которые потом некуда девать.

Главная ошибка, которую вижу в сметах коллег: берут каждый напиток по верхней границе и складывают. Так получается полтора литра алкоголя на гостя — это не корпоратив, а испытание. Формула работает, только если помнить: каждый следующий напиток уменьшает предыдущий, а не добавляется к нему.

Самая частая ошибка в сметах — считать безалкогольное по остаточному принципу. Типа: «Ну вода, ну сок, что-нибудь поставим». А потом в 21:30 менеджер ресторана подходит с круглыми глазами: вода кончилась, кола кончилась, гости запивают коньяк чаем.

Почему так происходит — просто. Пьют безалкогольное все. И те, кто за рулём, и те, кто не пьёт совсем, и те, кто между бокалами шампанского берёт стакан воды. Но считают его обычно как «немножко», потому что в голове заказчика главная статья — алкоголь.

Теперь цифры, которые мы закладываем в своих сметах.

Логика простая: безалкогольное — это не довесок к бару, а отдельная статья сметы. Заложили меньше — получите гостей, которые в разгар вечера стоят с пустыми стаканами. И это запомнится лучше, чем качество коньяка.

Банкет — самый предсказуемый формат. Гости сидят за столами, официанты разносят, каждый напиток на виду, и человек пьёт ровно столько, сколько ему комфортно. Здесь работает базовая формула, о которой я расскажу ниже, и её почти не нужно корректировать. Единственное, что стоит заложить, — это тосты: на банкете их больше, чем на любом другом формате, а значит, и игристого уходит заметно быстрее.

Фуршет — другая история. Люди стоят, перемещаются, разговаривают и забывают про бокал. Они пьют меньше за один подход, но чаще возвращаются к бару. Итог: воды и безалкогольных напитков уходит больше, чем на банкете, а крепкого алкоголя — меньше. Просто потому, что держать стакан с виски, жонглируя тарелкой и телефоном, неудобно.

Конференция — это вообще не про алкоголь. Там напитки привязаны к расписанию: кофе-брейки, обед, вечерний коктейль. Люди пьют кофе, чай и воду по часам, а не по настроению. Если на конференции есть вечерняя часть, алкоголь закладывают только на неё, и обычно это вино и пиво, а не крепкое.

Общее правило простое: чем больше движения, тем выше расход воды и сладких напитков и тем ниже — крепкого алкоголя. На фуршете берите на 20–30% больше безалкогольного и на столько же меньше крепкого. На конференции с кофе-брейками готовьтесь к тому, что кофе уйдёт в полтора раза больше расчётного — люди пьют его не только в перерывах, но и до, и после.

Онлайн-события — отдельная тема: там напитки вообще не входят в смету, но это уже разговор про другой формат.

Расход напитков за вечер — это не ровная линия, а кривая с ярко выраженными пиками. Если закладывать среднее арифметическое на весь тайминг, к середине вечера бар встанет, а к концу останется гора нераспитого.

Первый час — время безалкогольного и лёгкого аперитива. Гости собираются, общаются после дороги, осматриваются. Вода, соки, лимонады и игристое расходуются быстрее всего: за первые 40–60 минут уходит до трети всего безалкогольного запаса. Крепкое в этот момент почти не трогают — оно пойдёт позже.

Дальше начинаются тосты. Тут скачок по шампанскому и вину: каждые 15–20 минут — новый тост, новая волна у бара. Бутылка игристого на стол из четырёх-пяти человек уходит за два-три тоста, и если не рассчитать под количество тостов в сценарии, придётся экстренно менять маршрут официантов.

После горячего наступает черёд крепкого алкоголя. Люди поели, расслабились, тосты стали реже, но весомее. Коньяк, виски, настойки — их пик приходится на середину вечера, примерно с 20:00 до 22:00. Именно в этом окне бармены работают на максимум, и именно здесь чаще всего заканчивается лёд.

После 22:00 картина переворачивается: алкоголь идёт на спад, а вода, лимонады и лёд — вверх. Танцы, разговоры, духота в зале. Крепкое уже мало кто заказывает, зато стакан воды с лимоном уходит за минуту. Если вечером бар работал навылет и лёд кончился к десяти, гости это заметят сразу.

Отдельная история — паузы в программе. Длинный блок выступлений, награждение на 40 минут, сложный номер на сцене без бара — расход падает, гости скучают. Слишком долгая пауза без доступа к напиткам злит сильнее, чем скромный выбор. Поэтому мы всегда смотрим на сценарий: если между барами разрыв больше получаса, это повод пересмотреть тайминг.

Кстати, именно тайминг и его связку с закупкой мы разбираем со студентами нашей онлайн-школы Ивент менеджер с нуля — event-skill.ru: на реальных сценариях видно, как один сдвиг в программе на 20 минут переворачивает всю математику напитков.

Если бар работает не весь вечер, а только в определённые окна, пик сжимается: все, кто хотел выпить, идут в бар в момент открытия. Расчёт на час в таком формате выше, чем при постоянно открытом баре. И наоборот: бар «до последнего гостя» растягивает расход, но снимает очереди и ажиотаж.

Базовый буфер — 10–15% к общему объёму. Это не «на всякий случай», а плата за спокойствие: кто-то из гостей всегда пьёт чуть больше, чем вы планировали, а кто-то из официантов разбивает поднос с бокалами в самый неподходящий момент. Лучше пусть останется, чем в 22:40 администратор бежит в ближайший супермаркет и скупает там всё подряд по розничной цене.

Для непредсказуемых форматов — открытый бар, фестиваль, уличное событие с проходящей публикой — закладывайте до 25% сверху. Там вы не знаете ни точное число гостей, ни их предпочтения, а дозаказать оперативно почти невозможно: площадка далеко, поставщик закрыт, а гости уже стоят у бара.

Главный лайфхак — договориться с поставщиком о возврате нераспечатанного. Если у вас банкет на 200 человек, вы закупаете с запасом 15%, а по факту выпили меньше — вы просто возвращаете коробки и платите только за то, что реально ушло. Это дешевле, чем докупка в 23:00, когда бутылка виски стоит как два дневных.

Но не забивайте склад. Если возврата нет, невыпитый алкоголь — это замороженные деньги. Вы заплатили за 40 бутылок шампанского, выпили 32, а восемь теперь стоят у вас в подсобке до следующего мероприятия. Через полгода половина из них окажется не нужна.

Поэтому считайте не «на всякий случай», а по формуле: ваш максимум минус 20% — это реальный потолок. Если вы предполагаете, что гости выпьют 100 литров пива, не закупайте 150. Закупите 115 с возвратом — и спите спокойно.

Итоговая формула простая: базовый расчёт на человека, корректировка на формат, поправка на тайминг и буфер сверху. Если банкет на четыре часа — закладывайте 0,5 л вина, 0,2 л крепкого и 0,7 л воды на гостя. Дальше смотрите на аудиторию: молодой коллектив пьёт иначе, чем команда с семьями, а летняя веранда — иначе, чем зал без окон.

Агентство считает это не по онлайн-калькулятору, а по сотне своих событий в год. Когда за плечами несколько тысяч гостей, уже знаешь: где-то вода уходит быстрее сока, где-то игристое заканчивается к первому тосту, а где-то весь буфер выпивают за последний час.

Если хотите получить расчёт под ваш формат — звоните +7(495) 128-10-29 или пишите на info@av55.ru. А посмотреть, как мы собираем события целиком, можно на сайте агентства событий «Авентура».