Использование диаграммы Ганта для проектов

Диаграмма Ганта — инструмент планирования, позволяющий повысить эффективность управления задачами. Назван инструмент в честь американского инженера Генри Ганта, популяризировавшего метод. Впрочем, введен был способ Каролем Адамецки.

Диаграмма включает горизонтальные полосы, располагающие между вертикальной осью со списком задач и горизонтальной осью с датами.

Характерно, что инструмент отражает не только задачи, но и последовательность их выполнения. Такой подход к планированию снижает частоту просрочек — задачи закрываются своевременно.

Кому пригодится диаграмма? Разумеется, для тех, кто не представляет ведение дел без грамотного планирования, и предпочитает максимально понятные, наглядные способы отображения данных.

Программные решения для легкого планирования незаменимы и для фрилансеров: «вольный художник» грамотно распределяет время и проекты, и, например, точно знает, может ли он в данный момент взять в работу новый заказ.

Организациям, даже небольшим, тоже не обойтись без такого инструмента. Используют его как один из методов управления проектами, позволяющих существенно повысить эффективность работы и увеличить прибыль.

Также это хороший инструмент для презентации проекта. Исполнитель может продемонстрировать начальнику или заказчику объем работ и установленные на эти работы сроки. Так удается наглядно объяснить, почему, например, результаты стоит ожидать только через два месяца, а не через два дня. Я уже давно не составляю презентационные материалы без «старой-доброй» диаграммы Ганта. Практика показывает — никой формат изложения не доносит информацию до аудитории столь доходчиво.

Впрочем, диаграмма Ганта хороша и для личного планирования. Например, для подготовки к ответственному мероприятию, требующему выполнение большого количества задач. Например, подготовка к свадебному торжеству.

Итак, кто использует диаграмму Ганта в работе?

• топ-менеджеры;

• проджекты;
  

• аккаунт-менеджеры;

• тимлиды;

• маркетологи;

• бизнес-аналитики.

Перечень сфер обширен — IT, маркетинг, страхование, финансовые учреждения, юридические компании, образовательные организации. Сегодня трудно вести бизнес, не прибегая в автоматизации. Впрочем, не только бизнес — к возможностям автоматизированного планирования прибегают и сотрудники правительственных органов, например.

Какие возможности открываются перед командой?

• управление задачами;

• управление загрузкой;

• возможность публичной ссылки и установления зависимостей;
• выделение критических путей;

• комментарии, описания задач, отсылка к другим пользователям, важные детали;

• организация групп или фаз;

• составление отчетов.

Отмечу, что рассматривать такой инструмент как диаграмма Ганта буду в контексте использования системы управления проектами. Я убежден, что в большинстве случаев стоит обращаться к комплексным программным решениям. Приводя примеры, буду опираться в основном на опыт работы с системой от A2B, отечественного разработчика программного обеспечения.

Итак, диаграмма Ганта позволяет нам визуализировать работу над проектами, структурировать, получать общую картину, чтобы грамотно управлять поставленными задачами. Это отличный способ повысить качество и эффективность, снизить до нуля число просрочек.

Как я отмечал выше, диаграмма очень проста, и включает оси — вертикальную и горизонтальную, а также горизонтальные полосы. Используя этот инструмент, мы опираемся на две основные категории данных: список задач и время.

А что обозначают горизонтальные полосы? Каждая полоса визуализирует проект, задачу, подзадачу, поручение. Обязательно указаны сроки. На графике все отраженные дела выстроены в хронологическом порядке. Это позволяет легко ориентироваться в рабочих вопросах, отслеживать дедлайны, а также четко понимать, в какой последовательности закрываются обозначенные дела.

В программах на задачи ставят одного или нескольких ответственных. Каждый, у кого есть доступ к документу, может сориентироваться, кто и над какой задачей работает в данный момент. Программа наглядно представляет, на каком этапе находятся сотрудники.

Итак, что вы сможете отслеживать?

• задачи проекта;

• даты начала и окончания проекта и отдельных задач;
  

• время, отведенное на закрытие того или иного вопроса;
• ответственные по каждому поручению;
  
• информация о текущем положении дел;
  
• степень готовности или выполнения;
  
• время проведения встреч, мероприятий;
  
• полная картина – развернутый график проекта от начала до конца.
  

Наша работа начинается с создания таблицы, включающей исходные данные. Удобней всего воспользоваться программным решением.

В качестве основы используем следующие данные: наименование задачи, дата начала и прогнозируемая дата сдачи результата. Указывая эти параметры, стоит учитывать сроки, ресурсы, бюджет. Цели, в том числе сроки сдачи, должны быть реалистичными.

Если вы никогда не пользовались таким инструментом, прежде чем приступить к построению графиков в программе, попробуйте набросать на бумаге следующее:

1. Итак, отметьте две оси и нарисуйте горизонтальные блоки. Не забудьте разбить деления на часы, дни, недели — как удобно.
2. На графических шкалах разместите задачи. Укажите даты начала и выделенное на выполнение время.
   
3. Сформируйте расписание. Важно — новые дела не должны появляться до тех пор, пока не будут закрыты вопросы, от которых зависят эти дела.
   
4. Выделите критические пути, определите приоритеты, не забывайте про структуру разбивки работ.
   

Важно! Если проект объемный, включает большое количество подзадач, не ленитесь устанавливать зависимости корректно и максимально точно. Вспомните про простое правило — чем конкретней тезис, тем конкретней результат. В данном случае этот принцип особенно применим.

Такую диаграмму, разумеется, можно составить в Exel. Однако, вы можете существенно сэкономить время и ресурсы, создавая и обновляя диаграммы в соответствующих программах. Сегодня все больше руководителей обращаются к автоматизации. Автоматизация — действительно мощное конкурентное преимущество.

Мои знакомые порой поднимают вопрос безопасности использования такого рода программного обеспечения. Отмечу, что у меня прецедентов с утечкой данных не случалось. Неудивительно, ведь разработчики предлагают достойную защиту и шифрование информации, используют современные протоколы безопасности.

Пройдемся по преимуществам.

Во-первых, использование диаграммы Ганта позволяет нам поэтапно планировать проекты. Так, сложную, объемную задачу мы разбиваем на маленькие и понятные: уже не так страшно, не правда ли?

Далее — удобный контроль сроков. Практика показывает, что талантливые, но безответственные сотрудники, которых вам приходится терпеть, благодаря грамотному планированию перестают срывать дедлайны.

Коллективные проекты часто требуют активного вмешательства сразу нескольких членов команды. Принцип диаграммы Ганта, реализованный в разного рода программных решениях, подразумевает эффективное взаимодействие сотрудников, что называется, в режиме реального времени. Из этого вытекает еще один существенный плюс — возможность ориентироваться на единый источник информации. Так, достаточно взглянуть на визуализацию, и положение вещей становится предельно ясным — вы избегаете долгих переписок, созвонов, лишних планерок и совещаний. Информация централизована, представлена в удобном виде.

На диаграмме мы видим целостную картину: это позволяет нам мыслить более структурно, планировать быстрее и эффективнее. Полное отображение текущей ситуации по проекту мотивирует нас двигаться дальше, ведь мы уже видим на схеме результаты работы. Это действует как положительное подкрепление, подстегивает на более активные действия, заставляет закрывать задачи быстрее. Таким образом, мотивирующий компонент тоже не стоит списывать со счетов, если говорим о преимуществах рассматриваемого инструмента.

Есть и недостатки. Вы, как руководитель, понимаете, что инструменты подбираются с учетом специфики проекта. В одних случаях перечисленные недостатки (и достоинства!) могут усложнять работу, в других — напротив, упрощать. На что хочу обратить ваше внимание:

• если речь о многоуровневых проектах, то не тороплюсь активно рекомендовать программные решения, реализующие принцип диаграммы Ганта — необходим уверенный уровень владения управленческими навыками, чтобы не усложнить работу;

• возможны сложности в составлении четкой, детальной, хорошо продуманной диаграммы — придется тратить время на создание и настройку.

Если инструмент правильно подобран под конкретный проект и применяется грамотно, то риск столкнуться с недостатками минимален.

Обычно возможность составления диаграммы Ганта предусмотрена функционалом систем управления проектами. В A2B построить диаграмму Ганта можно в модуле Проекты. Если приобрести этот модуль отдельно, то стоимость одной лицензии при оплате сразу за 6 месяцев составит 135 рублей в месяц. При покупке всех модулей, включая полноценную CRM – 300 рублей в месяц. Мы выбрали второй вариант.

А2B мы внедряли впервые для двух проектов – наши компании специализируются на решении миграционных вопросов и на работе с банкротными делами.

Я давно пользуюсь диаграммами Ганта, том числе для управления личными задачами (кстати, очень советую!). Такой принцип планирования я применял и в простеньком Excel, и в «монстре» Битрикс24. Актуальный софт предлагает неплохие возможности, и я не могу выделить ни одну систему, которая бы выделялась в этом плане на фоне других. Отмечу, что A2B, под впечатлением от которой я отчасти и пишу этот материал, также предлагает стандартные возможности по части составления такого рода диаграмм.

Предложенная разработчиком система не только информирует меня о текущем положении дел, но и позволяет легко коммуницировать с сотрудниками.

Также отмечу удобство процесса согласования ресурсов команды. Мы легко делегируем полномочия, чтобы избегать перегрузок сотрудников.

Модуль помогает мне экономить и время, и нервы. Нам не приходится тратить ресурс на раздумья о том, к какому шагу переходим далее, с кем нужно связаться по поводу той или иной задачи. Информация не теряется и всегда находится в доступе каждого члена команды – все отражено в диаграмме.

Кроме того, я нахожу такую систему достаточно мотивирующей: сотрудники прекрасно видят, какой вклад они вносят в процесс продвижения проекта. Система выводит уровень вклада каждого члена команды в процентах и по временной шкале. Наглядное отображение результатов поощряет работать активнее. Чувство нужности, ответственности, без преувеличения, вводит человека в ресурсное состояние, что существенно повышает его эффективность.

Отмечу и незначительный, но существенный лично для меня момент – я не в восторге от дизайна программы, не самое современное и актуальное оформление. Впрочем, это вопрос вкусов, тем более, здесь мы говорим о построении диаграммы Ганта и эффективном управлении проектами.

Кстати, A2B мы внедряли комплексно, включая все предложенные модули. Первое, что хочется отметить — это быстрое внедрение, причем дополнительную плату с нас не брали, входит в стоимость лицензии. Просто подключились удаленно и выполнили базовую настройку.

Также нам помогли ввести остальных сотрудников в работу, выстроить оргструктуру, распределить по должностям, настроить права доступа. Каждый прошел короткое наглядное обучение — например, вместе со специалистами компании-разработчика мы создали и настроили маршруты согласования документов в системе электронного документооборота, настроили воронки продаж, научились строить графики, в том числе строить диаграммы Ганта.

По мере развития наших проектов мы обнаружили необходимость в доработке системы конкретно под наши задачи. Обращаться к подрядчикам не пришлось — компания-разработчик за дополнительную плату вносит необходимые изменения. Для меня это существенное преимущество: со сторонними подрядчиками работать не люблю.

Мы приобретали полный пакет, включающий все модули. Если приобретать отдельно, стоимость одной лицензии будет выше более чем вдвое.

Почему я предпочитаю работать с диаграммами не в офлайне, а в программах? Сотрудники постоянно вносят изменения, информация все время обновляется, пересматривается актуальность. Не автоматизированное планирование приводит к упущению важных деталей — никто не отменял действие человеческого фактора.

Сегодня разработчики предлагают нам всё больше эффективных инструментов, и я рекомендую буквально каждому руководителю не страшиться перемен, не отказываться от интересных программных решений. Очевидно, что будущее — за автоматизацией. Уже сегодня освобождение менеджеров от рутины, передача части задач машине — повсеместная практика, при правильном применении приводящая к существенному повышению качества работы и эффективности. А это, в свою очередь, позволяет быть конкурентоспособным, сильным игроком на том или ином рынке, зарабатывать больше и открывать новые горизонты!

Диаграмма Ганта — один из таких инструментов. Если говорить о выборе, то отмечу, что универсального решения не существует. Всё зависит от специфики вашего бизнеса, потребностей и ожиданий.

Чтобы подобрать оптимальный вариант, рассмотрите несколько программ и не поленитесь воспользоваться пробными версиями. Большинство разработчиков предлагают познакомиться с продуктом совершенно бесплатно. Так, перед тем как выбрать A2B, мы с помощником в течение недели тестировали программное решение, и на момент покупки лицензий для всей команды сомнений у меня уже не было. Также я рассматривал другие варианты — Битрикс24, простенький Trello (советовал знакомый руководитель, мне программа совершенно не подошла), amoCRM и Мегаплан. Отмечу, что к Битриксу24 я прибегнул, но уже для другого проекта. Для двух юридических фирм A2B неплохо подошла — в целом рекомендовать могу.

Надеюсь, был вам полезен. Будьте эффективными!