Правила делового общения: как писать, чтобы вам ответили
Письмо уже третьи сутки висит в «отправленных», а ответ так и не последовал? Напишите еще одно. Но прежде прочитайте материал от Ассоциации Спикеров Санкт-Петербурга. Мы как раз делимся советами, которые помогут вам наладить контакт с коллегами и клиентами.
Телефон вибрирует не переставая — кто-то явно очень хочет связаться с вами. Вы заглядываете в WhatsApp и видите сразу несколько новых сообщений от коллеги. Все они касаются одной темы, но почему-то отправлены одно за другим. Что вы испытываете? Предположим, что раздражение.
Некоторым кажется, что переписка — дело нехитрое. Однако деловое общение требует особой тактичности и аккуратности. Мы собрали несколько советов, которыми сами пользуемся во время работы.
Будьте вежливым собеседником
Пишите только в рабочее время
Выходные нужны, чтобы провести время с семьей и друзьями, отдохнуть и накопить сил для новых свершений. Сообщения с пометкой «ознакомьтесь с документами» точно не способствует расслаблению. К тому же, до понедельника письма могут просто потеряться среди других. Тоже самое касается и времени. Какой бы важной не казалась вам задача, не стоит отправлять информацию о ней поздним вечером. Это не только некультурно, но и может потревожить чей-то сон.
Не забывайте о форматировании
Гораздо легче понять, что хочет ваш собеседник, когда отправленный им текст разделен на абзацы. Выделяйте ключевые моменты, оставляйте пробелы — так в сэкономите свое и чужое время. К тому же, единый пласт текста у многих ассоциируется с трудной и скучной задачей, которую хочется отложить на потом.
- Не игнорируйте приветствие
Если в первом абзаце начать сразу описывать задачу, вас сочтут активным, но не очень вежливым человеком. Деловое письмо, как и личное, должно начинаться с приветствия. Поздоровайтесь с собеседником. Причем лучше всего по имени.
Пишите так, чтобы вам хотелось ответить
- Упомяните тему письма
Если вы хотите связаться с человеком по электронной почте, обязательно укажите тему, о которой пойдет речь. Так ваш коллега поймет, какую задачу вы перед ним ставите и быстро сможет найти письмо по ключевым словам, если ему потребуется к нему вернуться.
Укажите контактные данные
Иногда позвонить удобнее, чем написать письмо. Если ответ вам нужен как можно скорее, убедитесь, что собеседник знает об этом и что у него есть ваш контактный номер.
Конкретизируйте информацию
Беседу о прошедшем отпуске или дне рождении лучше всего оставить для личной встречи. Деловое письмо должно быть понятным и четким. Для удобства можете разбить информацию на пункты. И, конечно, пишите все в одном большом письме, не нужно отправлять сразу несколько сообщений с двумя-тремя словами.
- Задайте вопрос
Не оставляйте вашего адресата в свободном плавании после прочтения вашего письма. В конце вашего послания оставьте побуждающий к действию вопрос: «Когда можем назначить встречу?», «Как мы можем начать сотрудничать?», «Какая у вас потребность сейчас?». Прямой вопрос увеличит вероятность получения обратной связи от ваших коллег или потенциальных партнеров.
Избегайте клише и слов-паразитов:
Трудно сохранить хорошее настроение, когда вам приходит письмо с формулировкой «доброго времени суток». Это не только некорректно, но и неграмотно. В русском языке при приветствии потребляют именительный падеж: «Доброе утро».
В связи с этим, в настоящий момент, исходя из этого — все эти фразы вы могли использовать в дипломе, чтобы сделать его длиннее и серьезнее. Однако в деловой переписке канцеляризмы не только бессмысленны, но и вредны. Они утяжеляют текст и делают автора письма отстраненным и незаинтересованным.
Письмо — это не простая формальность. От него зависит, как вас воспримут коллеги, клиенты и другие люди, которые могут повлиять на вашу работу. Пишите четко и вежливо, чтобы сообщение от вас было не только полезно, но и приятно получить.