Как канбан-доски спасают команды: плюсы, ограничения, сервисы

Эта статья будет полезна креативным и не только командам, маркетологам и все тем, кто хочет сделать рабочий процесс прозрачным и продуктивным.

Начнём с простого вопроса.

Что такое kanban? Яндекс переводчик говорит, что это вывеска, доска, видимость. Мы говорим, что это модель организации работы. И Яндекс, и мы правы. И вы поймёте эту взаимосвязь между переводом и моделью, как только познакомитесь с kanban-доской.

Это доска, на которой отображены все задачи команды и их статус. Они видны всем заинтересованным лицам, отчего рабочий процесс становится «видимым» (как и предсказывал Яндекс переводчик).

Большой плюс канбан-доски в том, что она показывает жизненный цикл задачи, то есть время, за которое задача проходит путь от начала работы до реализации. Глядя на этот цикл, визуально видно, где внести улучшения, чтобы задача быстрее реализовывалась.

Пример использования: вы делаете проект по запуску рекламы и у вас в команде шесть человек —копирайтер, дизайнер, продюсер, монтажёр, фотограф, креатор. Каждый из них может зайти на доску в любой момент времени и посмотреть не только свои задачи, но и задачи своих коллег. По итогу все видят полный процесс работы над проектом, осознают свою роль и в случае задержки коллеги, могут предложить свою помощь.

У канбан-доски есть свои ключевые элементы, без которых она не будет канбан-доской.

1. Столбцы

Они отражают статус задачи. Классическая канбан-доска имеет три столбца: задачи, в работе, готово.

Но три — это не предел, столбцов может быть и десять, всё зависит от особенностей проекта, целей и организации. Среди столбцов могут быть: хотим сделать, на согласовании и другое. Вот пример усложнённой канбан-доски:

Важно: движение задач по столбцам должно быть пошаговым и только в правую сторону. Иначе потеряется весь смысл канбана, одним из принципов которого является последовательность.

2. Карточки

Это могут быть и стикеры (особенно это актуально, если вам комфортнее работать офлайн, а не онлайн), и фреймы, и фигуры. Вне зависимости от выбранного вида карточек, каждую их них нужно использовать только под одну задачу. Если задача слишком объёмная, разделите её на несколько карточек.

Как только задача меняет статус, например, переходит из стадии «в работе» к этапу согласования, её нужно перенести в соответствующий столбец. Так карточка пройдет через каждый столбец и завершит свой жизненный цикл.

Помимо самой задачи на карточке следует указать исполнителей, дедлайны и дополнительные комментарии, если нужно.

3. Ограничения WIP

Многозадачность — это не всегда есть хорошо. Адепты канбан-метода называют её убийцей продуктивности. Даже есть закон на эту тему: при увеличении количества одновременно выполняемых задач снижается скорость выполнения каждой из них. Поэтому они и придумали ограничения, которые устанавливают максимальное значение карточек для каждого этапа (столбца).

Например, если у столбца «в работе» WIP = 3, значит вы не можете в работу ставить больше трёх задач. Ограничения помогают разгрузить команду, повысить концентрацию и привить привычку выполнять всё до конца, не отвлекаясь на другое.

Также по ограничениям вы можете узнать о проблемных зонах в работе команды. Может где-то нужно больше людей, где-то следует упростить процессы, а где-то не хватает навыков. Часто велик соблазн повысить WIP на пару пунктов, потом ещё на один и ещё. Рекомендуем, несколько недель постараться оставаться в рамках первоначально заданного WIP и только после этого менять параметр. Почему не сразу рекомендуем повышать? Существует огромный риск переработки и потери мотивации у коллег.

Меньше невыполненных задач, больше прозрачности в процессах. Это если кратко. А если подробнее, то:

• Прозрачность.

Все заинтересованные лица знают каждый шаг в проекте. Не только свой, но и своих коллег. От этого повышается концентрация, вовлечённость в проект, ответственность.

• Гибкость.

Удобство канбан-доски в том, что вы можете внедрить доску хоть сейчас ( но советуем всё-таки дочитать статью :) ) и вносить в неё изменения постоянно: добавлять задачи, усовершенствовать структуру, добавлять столбцы. Она не имеет жёстких ограничений, поэтому поэтому подходит многим командам. Её ещё называют методом «начните с того, что вы делаете сейчас».

• Непрерывное совершенствование.

Канбан-доска помогает обнаружить проблемные места за счёт анализа длительности жизненного цикла задач и установления ограничений. Так вы наглядно увидите, что нужно улучшить, чтобы цикл был короче и эффективнее. Если в каком-то из столбцов скопилось много задач, это сигнал, что работа построена неправильно на этом этапе.

• Сплочённость.

Люди погружаются в работу друг друга и относится с большим уважением к коллегам и к их времени.

• Концентрация.

Канбан-метод не признаёт многозадачности, его принцип — выполнение задач до конца. Ограничения стимулируют концентрацию на небольшом количестве задач.

Канбан-доска универсальна, но есть пару моментов, которе стоит учесть. Первое, доска удобна только для небольших команд (до 10-15 человек), если её будут использовать 100 человек, начнётся хаос. Второе, доска работает только на текущий период времени, долгосрочные цели она не подразумевает.

Есть специальные сервисы для создания kanban – досок, самый популярный из которых Trello. В нём можно назначать ответственных, добавлять дополнительную информацию в виде файлов и изображений, ставить дедлайны и определять степень срочности. Мы и сами им пользовались, пока не начали делать собственную доску.

Кроме Trello, можно обратить внимание на Яндекс.Трекер, плюс которого в российской разработке — его точно не заблокируют в один прекрасный день. Или выбрать что-то из зарубежного, ещё доступного нам: Hygger, Jira, Kanban tool, Meister task.

Ну и конечно, мы рекомендуем свою интерактивную доску Pruffme, где можно создавать не только kanban-доски, но и блок-схемы, mind map и другое. И всё это демонстрировать на видеовстречах с коллегами и партнёрами.

Вместо выводов ловите приглашение на вебинар 26 мая в 15:00, где мы расскажем про различные сценарии использования интерактивной доски, в том числе и про канбан-доски. В качестве спикера — наш директор по продукту, а в качестве бонуса — две недели бесплатного доступа к нашим продуктам. Все подробности здесь.