10 вариантов использования WhatsApp для внутренней коммуникации в компании

Сегодня, когда удовлетворённость сотрудников работой становится всё более важным фактором для успеха компании, отсутствие эффективной и бесперебойной корпоративной связи может стать проблемой. В статье мы рассмотрим различные варианты использования WhatsApp для обеспечения внутренних коммуникаций в команде.

Хорошо налаженная связь между членами компании всегда была проблемой. И сейчас, в эпоху удалённой работы, она становится еще более актуальной. Исследования продолжают подтверждать прямую зависимость между удовлетворённостью сотрудников и хорошим обслуживанием клиентов. А ещё, плохое общение оказалось одной из основных причин отсутствия мотивации на работе.

Как ни крути, хорошая коммуникация решает😉.

Но несмотря на технический прогресс, при фразе «общение между сотрудниками» у нас возникают не совсем положительные ассоциации. Большинство людей сразу представляет себе бесконечные видеоконференции, пачки электронных сообщений, новостные рассылки компании, служебные записки и сложные корпоративные сети.

Вы знали, что часто люди стараются избегать общения, если оно происходит через каналы или устройства, которыми им неудобно пользоваться? Для бизнеса неудобство использования внутренних каналов может представлять серьезную проблему, что скажется на удовлетворенности сотрудников и качестве выполнения рабочих обязанностей.

Ведь времена, когда мы работали только на стационарных компьютерах и общались по электронной почте, уже давно прошли. Сегодня мы пользуемся ноутбуками, смартфонами, планшетами, смарт-часами и так далее — технологиями, которые задали высокую планку доступности и комфорта.

Хотите, чтобы информация была доставлена и прочитана вашими сотрудниками вовремя? Так почему бы не дать им общаться привычным для них способом?

Для миллениалов, которые по данным Ernst & Young 2025 году составят 75% всей рабочей силы, самый удобный вариант общения — чат.

Поэтому сегодня многие приложения, ориентированные на B2B-сегмент, успешно переняли культуру чата, что позволило им настроить гибкую коммуникацию даже вдали от компьютеров.

Использование WhatsApp для внутренней коммуникации не создаст препятствий в адаптации сотрудников, так как мессенджер уже им знаком. Причём в этом мессенджере сообщения просматриваются/прочитываются гораздо быстрее и чаще. Ну просто вот прямо сейчас посмотрите количество непрочитанных у себя в Telegram и WhatsApp😉.

С момента выхода WhatsApp Business API многие компании стали использовать это решение для наладки корпоративного общения, а не только для предоставления услуг своим клиентам. А до этого тенденция использования WhatsApp была на взаимодействии с клиентами в таких сферах как электронная коммерция, путешествия, гостиничный бизнес и недвижимость.

Мы считаем, что интеграция WhatsApp Business API в вашу компанию может:

• Ускорить обмен информацией между сотрудниками.
• Наладить взаимодействие в команде.
• Оптимизировать сложные HR-процессы.
• Способствовать формированию позитивной культуры в коллективе.

Типы внутренних коммуникаций могут отличаться, это зависит от типа бизнеса и конкретных бизнес-целей. Ниже мы выделили 10 самых распространенных вариантов, которые помогут существенно улучшить общение внутри компании.

Практически любой современный бизнес подразумевает быстрый ритм работы, развития, принятия решений и так далее. Из-за этого новичкам бывает трудно адаптироваться. Поэтому важно приложить все возможные усилия для адаптации, так как именно в первый месяц работы у новых сотрудников формируется большинство привычек и отношений.

Адаптация должна обучать, вовлекать и демонстрировать правильное выполнение обязанностей. Даже если вы найдёте время на то, чтобы объяснить каждый аспект работы, рассказать историю о компании и её деятельности, так или иначе большинство информации не запомнится, и новичку попросту негде будет ее взять.

Помимо этого, новые работники часто стесняются задавать «глупые» или «неуместные» вопросы, или переспрашивать то, что они забыли.

Создайте чат-бота в WhatsApp, который будет помогать новым сотрудникам в процессе адаптации. Бот сможет мгновенно:

• Давать советы по кадровой документации (например, помогать заполнять документы, объяснять пункты договора и так далее).
• Предоставлять информацию об истории компании/команды, ценностях, миссии и текущих целях.
• Рассказывать о корпоративной культуре, политиках, правилах поведения в офисе.
• Делиться руководствами и процессами по использованию цифровых инструментов и отвечать на связанные с ними вопросы.

Новостная рассылка не является чем-то новым. Много лет она используется для информирования сотрудников о том, что происходит внутри компании. К примеру, туда может входить:

• Новые цели компании.
• Обзор бизнес-стратегий.
• Имена и должности новых сотрудников.
• Изменения в продуктах/услугах.
• Успехи, результаты и прогресс компании за определенный период.

Но информирование по электронной почте стало очень неэффективным инструментом с приходом быстрых и интерактивных мессенджеров.

WhatsApp позволяет обеспечить более высокий показатель открываемости и предоставляет возможность для обратной связи. Например, в чате сотрудник может запросить дополнительную информацию по определенному вопросу, на который быстро ответит чат-бот.

Или новостную рассылку можно отправлять в групповой чат, где каждый член команды может поделиться своим мнением и задать вопросы по теме.

Обратная связь — важная часть обеспечения удовлетворенности сотрудников. Она помогает выявлять и решать проблемы до того, как они перерастут в более серьезные. Сбор актуальных отзывов может помочь улучшить внутреннее взаимодействие и повысить работоспособность каждого члена команды.

Но, наверняка, вы отлично знаете, что получить обратную связь не всегда просто.

Так что WhatsApp будет отличным решением — каждый сотрудник сможет быстро и удобно оставить отзыв.

Если ваша компания организует семинары, тренинги и стажировки, или предлагает новые вакансии среди сотрудников, то WhatsApp станет идеальным каналом для продвижения подобных мероприятий, а также для сбора регистраций или заявок.

Электронные письма зачастую теряются в ящике, игнорируются или быстро становятся неактуальными. Но в WhatsApp большинство людей проверяет сообщения в течение нескольких минут после их получения.

Как минимум, при таком использовании WhatsApp в качестве основного канала связи повысит осведомленность о карьерных и образовательных возможностях, которые предлагает ваша компания.

Чат стал привычным способом обсуждения важных вопросов и принятия решений, в отличие от устных переговоров, которые обычно требуют ответов здесь и сейчас. Запись разговора в письменном формате делает процесс и результат понятным как для сотрудников, так и для руководителей.

Через групповые или личные чаты в WhatsApp команда сможет принимать взвешенные решения и быстро получать всю необходимую информацию.

Кроме того, WhatsApp экономит время на рассылку одного и того же сообщения нескольким контактам и время на ответ.

Предоставьте вашим сотрудникам возможность использовать удобный для них канал связи, особенно, если они работают удаленно или личное общение невозможно.

Не обязательно использовать WhatsApp только для решения бизнес-вопросов. Он может стать отличным инструментом, способным заложить основы позитивной корпоративной культуры. Помимо сбора отзывов, вы также можете использовать этот канал связи для:

• Рассылки позитивных/мотивационных сообщений, направленных на сплочение команды.
• Выражения благодарности за хорошо выполненную работу.
• Поощрения и продвижения вне рабочих мероприятий (благотворительные распродажи, спортивные мероприятия, дружеских соревнования, тимбилдинг и так далее).
• Проведения викторин и конкурсов с целью повышения вовлеченности сотрудников.

Например, у нас есть давний зарубежный клиент с офисами в Испании и Швейцарии. Руководители нескольких департаментов создали общий гастрономический чат в WhatsApp для сотрудников из обеих стран Tapas&Foundue (тапас — традиционные сеты закусок в Испании, фондю — традиционное блюдо в Швейцарии).

В обеих странах богатые кулинарные и гастрономические традиции, все разговоры в нерабочее время там по сути только о еде🙂. В чате сотрудники делятся рецептами, всякими вкусными штуками, обсуждают гастрономическую культуру из других стран и делятся своими путешествиями. В общем, у ребят получился отличный нетворкинг, который помогает сплотить удалённые команды из разных стран.

Когда дело доходит до бумажной волокиты, WhatsApp поможет упростить и ускорить этот процесс. Например, можно создать чат-бота, который будет отвечать на часто задаваемые вопросы по HR-отделу, либо чат-канал, где на вопросы ответят компетентные сотрудники. Вот как может выглядеть бот по запросу оставшихся дней для отпуска и бронированию дат:

Или, например, если сотрудникам необходимо предоставить документы в отдел кадров, чат-бот может отправить копию этих документов или напомнить о сроках сдачи.

Если бесперебойная работа вашего бизнеса зависит от эффективного планирования и постоянно меняющихся графиков смен, WhatsApp облегчит задачу с информированием всех сотрудников.

Мессенджер не только позволит оперативно делиться расписанием смен с командой, но и будет гарантировать, что все ознакомятся с изменениями в кратчайшие сроки.

Вам нужно организовать мероприятие и найти сотрудников, которые помогут вам его провести? Нужны волонтеры для нового проекта?

WhatsApp — идеальная платформа для этого!

Ну а самый очевидный вариант использования мы оставили напоследок🙂. Независимо от целей любой компании необходимо, чтобы их сотрудники получали оповещения о:

• Потенциальных клиентах.
• Поставках.
• Отчетах.
• Инвентаризации.
• Продажах.
• Онлайн-трафике.
• Проверке безопасности.

Список можно продолжать бесконечно.

Уведомления в WhatsApp гарантируют, что ваши сотрудники будут получать оповещения в реальном времени, вне зависимости от того, где они сейчас находятся. Это делает WhatsApp Business API невероятно полезным для бизнеса и сотрудников. Вот как работают такие напоминания для риэлтора:

Это сэкономит время и деньги компании, так как вам не нужно будет разрабатывать собственную внутреннюю систему для связи и обучать сотрудников, как ей пользоваться.

Чтобы определить, будет ли WhatsApp Business API подходящим способом корпоративной коммуникации для вашего бизнеса, в первую очередь — определите задачи, которые можно/нужно решить.

А затем подумайте о необходимой функциональности. WhatsApp, конечно же, быстрый и вездесущий, но если вам требуется более сложное решение, которое, к примеру, дает возможность еще и проводить групповые конференц-звонки — возможно, тогда стоит обратить внимание на Slack или другой аналогичный продукт.

WhatsApp Business API предоставляет целый ряд возможностей для внутренней коммуникации в вашей компании. Если у вас ещё нет интеграции с API, или вы совсем не знаете, как это сделать, рекомендуем прочитать другие наши статьи:

• Статистика по WhatsApp Business API.
• Создание чат-бота для бизнеса: выбираем решение и показываем процесс.
• WhatsApp Business API: полное руководство по использованию на март 2022.

Редакция IntellectDialog.