5 способов, которые помогут ставить задачи так, чтобы их понимали и выполняли в срок

Когда задачи не выполняются, виноват часто не только тот, кто их делал, но и тот, кто ставил. Ведь от правильной постановки напрямую зависит качество и эффективность выполнения. Не приложили инструкций, не объяснили целей и ожидаемых результатов, не дали инструментов – вот у сотрудника или подрядчика и не получилось сделать все, как нужно.

Сложность еще и в том, что часто с позиции постановщика сложно оценить, какая именно информация, данные и инструменты нужны исполнителю. Первому кажется, что все очевидно, а для второго это не так. Чтобы этого избежать, можно использовать методы постановки задач, которые помогают разложить все по полочкам, не упустить ничего важного и повысить шансы на успех. В статье рассмотрим 5 таких методов с примерами.

Один из самых популярных подходов, который позволяет собрать воедино всю необходимую информацию и сформулировать задачу максимально четко и понятно. Изначально использовался для постановки целей, но подходит и для задач.

Буквы аббревиатуры обозначают критерии правильно поставленной задачи:

• Specific – конкретная;
• Measurable – измеримая;
• Achievable – достижимая;
• Relevant – значимая;
• Time bound – ограниченная во времени.

Пример. Допустим, заказчику нужно получить больше трафика из контекстной рекламы в высокий сезон – новогодние праздники. Для этого он ставит задачу исполнителю – подрядчику по контекстной рекламе. Чтобы она соответствовала SMART-критериям, ее можно сформулировать так:

Увеличить трафик с рекламы на 20% к 31.12.22 за счет запуска РСЯ и рекламы в Telegram Ad Platform.

В такой формулировке задача:

• конкретная – показывает, какой нужно получить результат и каким способом;
• измеримая – указан процент, на который нужно увеличить трафик;
• достижимая – учитывая, что РСЯ и Telegram Ad Platform еще даже не запускали;
• значимая – компании важно получить больше трафика в сезон, чтобы максимизировать прибыль;
• ограниченная во времени – указан срок.

Модель ориентирована на постановку задач программистам, так как работает по принципам алгоритма, но и для взаимодействия с сотрудниками и подрядчиками других специальностей тоже подойдет. Особенно полезна для работы с новичками, так как раскладывает задачу и процесс работы над ней по полочкам.

В отличие от метода SMART, здесь буквы аббревиатуры обозначают не критерии, а главы ТЗ и отчасти этапы работы над задачей:

• Test1 – какой результат нужно получить или что конкретно сделать;
• Operation – какие действия нужно выполнить, чтобы получить результат;
• Test2 – как мы поймем, что двигаемся к результату;
• Exit – как мы поймем, что достигли результата.

Такой подход помогает исполнителю лучше понять задачу, потому что показывает, как достигнуть результата и убедиться, что получили именно то, что нужно.

Пример. Специалист по контекстной рекламе взял в помощники новичка и решил начать практику с самого простого, например с составления объявлений. Такая задача, поставленная по TOTE, может выглядеть так:

Подготовить объявления для рекламной кампании Ателье.

T1: Нужно составить объявления в соответствии с согласованной с клиентом концепцией (в файле) по шаблону (прилагаю) и нашим правилам (в чек-листе). Объявления должны содержать по два заголовка, тексты, быстрые и отображаемые ссылки.

O: Чек-лист задачи:

• Изучить концепцию и чек-лист по созданию объявлений;
• Скопировать в шаблон ключевые фразы и заполнить все поля для каждой;
• Проверить объявление по чек-листу и на соответствие ограничениям Директа;
• Согласовать результат.

T2: Чтобы не переделывать, делай все в этой последовательности.

E: Результатом будет заполненный и согласованный шаблон, готовый к загрузке в Яндекс Директ.

Способ позволяет дать исполнителю всю необходимую информацию, не забыв ничего важного. Отчасти пересекается со SMART, но учитывает не критерии, а информационные блоки ТЗ.

Буквы аббревиатуры обозначают разделы шаблона, по которому удобно заполнять задачу:

• Header – заголовок, отвечает на вопрос «Что нужно сделать»;
• Description – описание, погружает в контекст задачи и детали;
• Result – результат, описывает критерии, по которым будем определять, что задача выполнена;
• Way – путь, может показывать, с чего начать, или содержать четкий алгоритм с точками контроля;
• Redline – время и приоритет, выставляет сроки и показывает, насколько задача важна;
• Motivation – мотивация, объясняет, зачем результат нужен поставщику, исполнителю и другим заинтересованным сотрудникам.

Главное отличие от других методов – в блоке «Мотивация». Понимая, зачем это нужно, исполнитель может более ответственно подойти к выполнению задачи.

Пример. Небольшая команда специалистов по контекстной рекламе растет, и, чтобы масштабироваться безболезненно и поддерживать уровень качества на каждом проекте, нужно стандартизировать процессы. Руководитель ставит одному из самых опытных членов команды задачу описать процесс настройки кампании в Яндекс Директе. Важно учесть все нюансы, ведь от четкости процессов может зависеть доход всей команды в целом и каждого специалиста в отдельности.

Поставленная по методу HD-RW-RM, задача может выглядеть так:

Стандартизировать настройку кампаний в Яндекс Директе.

Задача важная, поскольку влияет на репутацию и прибыль, но сотрудник опытный, поэтому ему можно не расписывать весь процесс по шагам.

Кстати, получать больше прибыли от ведения контекстной рекламы можно не только за счет роста клиентской базы, но и с помощью партнерских программ. Например, участники партнерской программы click.ru получают до 15% от рекламного оборота клиентов.

Методику разработал канадский бизнес-тренер и гребец Адам Крик в качестве альтернативы модели SMART. В отличие от нее, CLEAR позволяет ставить более гибкие задачи, которые могут изменяться в зависимости от обстоятельств.

Буквы аббревиатуры обозначают критерии, которым должна соответствовать правильно поставленная задача:

• Collaborative – командная, мотивирует сотрудников работать вместе;
• Limited – ограниченная, по аналогии со SMART – достижимая и ограниченная во времени;
• Emotional – эмоциональная, интересна исполнителям;
• Approachable – доступная, можно разбить на мелкие подзадачи;
• Refinable – гибкая, может изменяться в процессе выполнения.

Первый критерий подразумевает, что метод лучше использовать, когда нужно поставить задачу нескольким сотрудникам или группе исполнителей, иначе в нем теряется смысл.

Пример. Системы контекстной рекламы регулярно выпускают обновления и новые инструменты. Чтобы оставаться в тренде и не растерять клиентов, в отделе контекстной рекламы решили поставить регулярную задачу для всех специалистов: ежемесячно изучать обновления, проверять, на каких проектах они могут быть полезны, и направлять предложения по оптимизации клиентам.

Вот как можно сформулировать эту задачу по CLEAR:

Направлять клиентам предложения по подключению новых инструментов рекламных систем до 10 числа каждого месяца.

Так она соответствует методике:

• командная – задачу поставили всему отделу, сотрудники могут помочь друг другу разобраться в обновлениях и составить предложения;
• ограниченная – она достижима и имеет сроки (до 10 числа);
• эмоциональная – выходит за рамки стандартных процессов и позволяет проявить свои навыки и знания в маркетинге;
• доступная – можно разбить на подзадачи: изучить обновления, проанализировать проекты в работе и т. д.;
• гибкая – в один месяц Яндекс Директ выпускает обновления одно за другим, в другой – едва меняет что-то по мелочи.

Еще одна альтернатива методу SMART, разработанная Массачусетским технологическим институтом. Эта методика также ориентирована на командную работу и амбиции исполнителей, поэтому вряд ли подойдет для рядовых задач вроде сбора семантики или анализа площадок в РСЯ.

Так же как в SMART и CLEAR, буквы аббревиатуры обозначают критерии задачи:

• Frequently discussed – часто обсуждаемая, о задаче в команде постоянно говорят, чтобы не упустить ее из виду;
• Ambitious – амбициозная, выполнимая, но не слишком легкая, чтобы могла вдохновить исполнителей на достижение большего;
• Specific – конкретная, по аналогии со SMART;
• Transparent – прозрачная, сама задача и цель, для достижения которой ее нужно сделать, видны всей команде.

Методика помогает ставить и работать с важными для компании или проекта задачами так, чтобы они оставались в фокусе и выполнялись качественно.

Пример. В агентстве решили повысить уровень клиентского сервиса за счет более прозрачных и понятных отчетов по контекстной рекламе. Перед отделом стоит глобальная задача: подобрать подходящий инструмент и перенести в него всю клиентскую отчетность.

По FAST задачу можно сформулировать так:

Подобрать и внедрить до 1 декабря систему визуализации данных с возможностью строить динамические отчеты по контекстной рекламе, чтобы сделать отчетность быстрее для специалистов и понятнее для клиентов.

Пройдемся по критериям:

• часто обсуждаемая – задача затрагивает всех сотрудников отдела, поэтому ее будут обсуждать;
• амбициозная – она непростая, потому что глобальная, но выполнима;
• конкретная – показывает, какой нужно получить результат (динамические отчеты в системе визуализации данных);
• прозрачная – всем сотрудникам понятно, что сделать (подобрать и внедрить) и зачем это нужно (ускорить процессы и сделать отчеты понятнее).

Выбрать какой-то один метод и оттачивать его или использовать разные способы для постановки задач разной сложности сотрудникам разного уровня – решать вам. В любом случае все задачи нужно где-то фиксировать. Поэтому делимся подборкой таск-менеджеров, в которых можно ставить задачи по любой из этих методологий. Выбирайте, исходя из потребностей и размеров вашей команды:

1. Trello
2. Wrike
3. Asana
4. ActiveCollab
5. Todoist
6. Битрикс24
7. ПланФикс