Почему ваше событие не должно увидеть свет?

В последнее время мы всё чаще сталкиваемся с ивентами бессмысленными и беспощадными. Порой всё в мероприятии прекрасно — а толку от него для бизнеса ноль. Или наоборот — очень хорошая идея партнерских или клиентских ивентов рушится о печальную организацию. Рассуждать на эту тему можно бесконечно, поэтому мы пойдем от обратного и рассмотрим 11 случаев, когда мероприятие явно НЕ должно состояться.

1. Вы не знаете, зачем

Это совершенно очевидный пункт, однако зачастую компании не могут ответить на простой вопрос «Зачем?». Если это ваш случай, то лучше откажитесь от идеи реализации мероприятия или отложите его до определения цели. В данной ситуации вы не создадите цельной концепции, более того — вы не получите никаких результатов и только зря потратите деньги.

2. Вы не знаете, для кого

Понимание для кого вы делаете событие, позволит вам продумать правильный тайминг, подобрать оптимальное время и место проведения, позволит гостям комфортно чувствовать себя друг с другом. Нельзя делать одно мероприятие для всех: топ-менеджер нефтегазовой компании явно не будет рад встретить редактора желтой прессы на вашей конференции. Да и вы не обрадуетесь конфликтам и недопониманиям на ивенте. Ориентируйтесь на ваши цели. Логика проста: если у вас крутой инфоповод, то ваши гости это СМИ и блогеры, если ваша цель — привлечь дополнительный капитал — то это партнеры и потенциальные инвесторы. И не стоит их смешивать.

3. Вам не о чем рассказать

Если вы думаете, что вашим клиентам, журналистам и даже коллегам интересно просто прийти к вам потусоваться, то вы глубоко ошибаетесь. Не забывайте, что у людей есть личное время и далеко не всегда вы и ваша компания в него входите. Всегда обозначайте повод своего события, так гости будут понимать куда и зачем их позвали.

4. Вы не можете придумать ничего нового и интересного

Если у вас промелькнула мысль: «Да как в том году сделаю!» или того хуже «Сделаю, как у копании Х в том году!» (об этом чуть позже), то явно не стоит даже приступать к реализации. Ваши гости отлично помнят, прошлогоднее мероприятие и явка будет ниже ваших ожиданий. Тем более, если исполнение было не на высшем уровне. Ваши идеи иссякли — вы всегда можете привлечь агентство для организации ивента «под ключ».

5. У вас 5000 рублей на кейтеринг

Ограниченный бюджет — это не всегда проблема. Но помните, что кейтеринг — не то, на чем стоит экономить. Вода, горячие напитки и легкие закуски — минимум того, что нужно заказать. Ваши гости не скажут ничего лестного о вашей компании и точно больше не придут, если вы оставите их без воды и еды на 4-5 часов.

6. Ваше руководство хочет сделать «как у конкурента», скопировав его концепт полностью

Как уже говорилось, отсутствие идеи — это плохо, а идея конкурента — еще хуже. У вашей компании свои ценности, свои цели и задачи, зачем копировать чужие и, как правило, не самые удачные ивенты?

7. Вы один, и вам некому помочь с организацией события

Организация мероприятия занимает не только много времени, но и сил. Не беритесь за это в одиночку, ничего хорошего точно не выйдет. Мы в PR Partner работаем над подготовкой каждого ивента командой минимум из двух человек, а в реализации принимают участие не менее трех специалистов. Это позволяет распределять задачи и работать эффективнее, минимизирует ошибки и проблемы до и во время события.

8. Чтобы получить публикации в СМИ, вы делаете мероприятие на 200 партнеров

Ивент для партнеров не заинтересует журналистов. Даже если вы их позовете, вряд ли они напишут об этом. Пресс-релиз по его итогам также не сработает. Разве что на мероприятии вы подписали важный договор на 100500 млн у.е. При наличии инфоповода лучше организовать пресс-конференцию или пресс-завтрак, а событие для партнеров провести отдельно, если это необходимо.

9. Вам нужно «освоить» бюджет

Если у вас есть бюджет, но нет ответа на вопрос из первого пункта, то лучше его распределить на более полезные задачи. Зачем тратить силы и время на то, что не принесет результат? Предложите разбить бюджет на другие маркетинговые задачи или же оставьте его на будущее.

10. У вас просто нет денег, но надо

Объясните вашему руководству, что любая идея требует качественной реализации и не всегда можно заменить одно решение другим, более дешевым. Если вы экономите на всем, то будьте готовы к соответствующему результату. Верно говорил Эдмунд Берк, публицист эпохи Просвещения: «Экономия состоит не в сбережении, а в отборе».

11. У вас нет опыта, но вы хотите ивент на 500 человек

Вы вряд ли представляете, что такое крупное мероприятие изнутри, если участвовали в нем только в роли гостя. Вам понадобятся проверенные подрядчики, которых у вас нет, опыт проведения, которого тоже нет, понимание основных принципов подбора площадки и работы на ней и так далее. В 90% случаев вы либо примете решение все отменить, либо за пару недель обратитесь к профессионалам, потратив время, силы и деньги.

Команда event-практики PR Partner за 12 лет организовала множество мероприятий, и мы надеемся, что наш опыт позволит вам пересмотреть спорные ивенты и подойти к их реализации более осознанно.

Анна Загумённая, Event-директор PR Partner