Как организовать конференцию, если не проводишь их постоянно. И не сойти с ума

В сентябре мы в пятый раз провели CDI Conf — конференцию HFLabs, посвященную клиентским данным в энтерпрайзе. Последний раз наше мероприятие проходило еще до пандемии, так что в этом году многое пришлось начинать с нуля. Поделюсь нашими лайфхаками и промахами.

На CDI Conf собираем наших клиентов и тех, кто только собирается ими стать, рассказываем про наши IT-продукты и тренды в работе с данными. Выступают и наши специалисты, и эксперты из других компаний. Основная задача — не столько рассказать что-то аудитории, сколько пообщаться с ней. Поэтому докладов обычно немного. На конференцию приходит 150-200 человек, участие в ней бесплатное.

Из-за того, что в проведении CDI Conf возникла пауза, да и в целом мы организуем не так много мероприятий, трудности были неизбежны.

Как вишенка на торте трудностей — в этому году мы решились на проведение конференции только в конце июля. CDI Conf прошел 22 сентября 2022 года, поэтому на подготовку у нас было буквально полтора месяца.

Так как не сойти с ума?

Во-первых, найти хорошего event-менеджера. Сами мы бы тоже справились, но все точно прошло бы не столь гладко. Опытный ивент-менеджер (его нашли по рекомендации) взял на себя общую координацию, общение с площадкой, поставщиками мебели и оборудования.

Во-вторых, собрать внутри компании команду организаторов. У нас в нее вошли:

При сборе команды главное — не звать туда слишком много людей, иначе на споры и обсуждения будут затягиваться. На эти грабли мы тоже наступили и даже не раз: хоть нас было всего шестеро, но состав подарков для гостей мы утверждали две недели. Примерно та же участь постигла и вывеску с логотипом компании. Из-за того, что насмотренности не хватало, от первого дизайна до согласования финального варианта прошло не меньше двух недель. За это время мы прошли девять (!) итераций внешнего вида вывески.

Расскажу, на какие моменты мы обращали особое внимание, исходя из опыта прошедших CDI Conf. Вот основные из них.

Дата конференции. Выбирая дату конференции, посмотрите, чтобы в тот же день не было других мероприятий для вашей аудитории. Мы так и сделали, но все равно немного пострадали. Буквально через неделю конкуренты анонсировали свою онлайн-конференцию по качеству данных.

Площадка. Поделюсь нашими критериями: площадка в пределах Садового кольца, в шаговой (желательно не более, чем 5 минут) доступности от метро. Обязательно отдельное помещение для кофе-брейков. Мы особенно внимательно смотрели на общую опрятность помещений. В них не должно было быть потертых углов, грязных дверей и окон, неприятного запаха. Оценивали удобство входной зоны, чтобы не возникло столпотворения на входе и было достаточно лифтов. А уж такая штука, как нехватка туалетных комнат, может вконец испортить впечатление о мероприятии.

Бейджи. Тут у нас принципиальная позиция: на бейдже должны быть крупно написаны имя и фамилия, а также компания и должность. Все эти данные обязательно должны быть с двух сторон – на случай, если бейдж перевернется. Для сотрудников мы сделали ленты для бейджей другого цвета, чтобы гости могли без труда найти организаторов. Кроме того, многие коллеги пришли на мероприятие в корпоративных свитшотах (нет, мы никого не заставляли).

Обычно на бейджах мы еще писали программу мероприятия. И это крутая практика. Но в этот раз у нас сделать этого не получилось — за неделю до конференции, когда бейджи с программой уже были в печати, у нас поменялся докладчик. Дилемма — выдавать гостям неактуальные бейджи, заклеивать спикера наклейками на другого спикера, останавливать тираж и срочно искать замену спикеру или отказаться от программы на бейдже? Путем долгих раздумий мы выбрали заменить программу на бейдже на QR, который ведет на нее. И дополнительно транслировали программу на экранах.

Программа. Для нас принципиально не перегружать программу выступлениями. Лучше три-четыре ярких доклада, чем восемь нудных. Мы для себя выбрали такой формат: один-два доклада – перерыв на чай/кофе примерно на 20-25 минут – еще доклад и так далее. Как видите, паузы между выступлениями достаточно длинные. Это сделано для того, чтобы гости успели все обсудить и пообщаться друг с другом. Иначе следующий спикер может не досчитаться трети зала.

Конференция сознательно была рассчитана на полдня, чтобы после обеда гости могли вернуться к работе. Финальным аккордом перед обедом стала дискуссионная сессия. Получилось неплохо: гости уже раскачались, не стеснялись задавать вопросы и дискутировать со спикерами. К слову, для дискуссии важна и такая мелочь как достаточное количество микрофонов.

План Б. Лучше подстраховаться и иметь про запас один-два доклада. У спикера могут экстренно поменяться планы, кто-то может банально заболеть. Чтобы не бегать в огне, лучше заранее продумать, кто и с какой темой может заменить выбывшего.

Интерактив. Для удобства гостей мы воскресили канал конференции в Телеграме, где собирали все новости по конференции. В день мероприятия там же можно было задать вопросы спикерам. Самые активные гости получили от нас подарки.

Еще мы сделали в зале для кофе-брейка трансляцию из основного зала. Это оказалось удобно и для сотрудников, которые не хотели занимать места в зале, и для гостей, которые не закончили общение.

Непрерывный доступ к чаю, кофе и воде. Гости приходят в разное время, поэтому напитки и легкие закуски должны быть в постоянном доступе. На наших конференциях это уже традиция. И, безусловно, не должно быть никаких очередей за кофе. Поэтому на аренде кофемашин лучше не экономить. Неприятно наблюдать очередь из 20 человек, когда у машины включился режим очистки или, что еще хуже, кофе вообще закончился.

Кстати, если вы хотите провести конференцию на высоком уровне, не только согласуйте «граммовки» продуктов, но и заранее продегустируйте то, чем будете кормить гостей.

Подарки. Мы долго думали, нужны ли подарки для гостей, но в итоге решили от них не отказываться. HFLabs поддерживает некоммерческие проекты и помогает тем, кто оказался в трудной ситуации. Поэтому в качестве подарка мы выбрали бокс BuySocial с угощениями. И не просто подарили подарки, но и поддержали малый бизнес с социальной миссией.

Обратная связь. Собирать ее лучше сразу после конференции, чтобы получить как можно больше ценной инфы, пока еще не улеглись эмоции и впечатления.

Настрой. Что бы ни происходило вокруг в новостном плане (напомню, что наша конференция была 22.09) — не опускать руки и просто делать, что должно. Переживать можно и потом.

У нас ребята ответственные: мы сделали короткий созвон, где рассказали, что каждый будет делать на конференции. Дополнительно написали небольшую памятку.

В ней расписали, кому и во сколько нужно прийти на площадку. Напомнили, что «больше двух не собираться». Конференцию проводим для того, чтобы пообщаться с клиентами, а не друг с другом:)

Договорились, к кому нужно подходить, если клиент просит познакомить с представителем другой компании. Решили, как фиксируем вопросы клиентов.

P. S. Поделитесь вашими best practices по корпоративным мероприятиям в комментариях.