Выбор площадки для мероприятия: инновации или, на что обращают внимание заказчики в 2023 году
Я Марьяна Гвоздовская, основательница Сервиса событий С4. Моя компания работает на рынке ивентов с 2011 года, создаёт вдохновляющие проекты по всему миру: красивые, полезные и современные, мы получили два гран-при “Событие года” в 2022 году, а ещё нам доверили проводить свои проекты такие требовательные клиенты, как Porsche, TOYOTA, KIA, М.Видео-Эльдорадо и многие другие.
Последние три года для рынка ивентов были непростые. В 2023 году интерес клиентов к деловым и корпоративным мероприятиям возвращается, некоторые даже “достают” бюджеты из Интернет-рекламы (площадок для рекламы в Интернете ведь стало меньше) и отправляют их на участие в выставках или организацию мероприятий для дилеров, например. Мы обратили внимание, что компании с одной стороны соскучились по очным встречам, с другой — требования к эффективности и пользе проектов выросли. В частности, это касается площадок. Мы собрали список новых пожеланий компаний к месту проведения мероприятий — пусть это пригодится владельцам площадок, организатором мероприятий и ивент-любителям.
- Главный критерий — новизна. Хотим что-то новое, где не проводили аналогичных мероприятий или никаких вообще не проводили. Не обязательно инновационное, это может быть не оборудованное пространство, даже пентхауз в строящемся доме. Главное — новая площадка, подходящая по прочим техническим критериям (вместимость, дата и проч.). Поэтому, если у вас новая интересная локация — расскажите о ней организаторам мероприятий.
- Клиенты по-прежнему любят колорит и площадки с собственным стилем. Но с ними уже серьезно соперничает эргономичность и лаконичность пространства. Не хочется хлопотать и убирать всё лишнее или тратить деньги на застройку, чтобы создать на площадке свою индивидуальность и показать бренд лицом. В топ выходят такие пространства, где добавишь свет, аккуратный брендинг, и атмосфера передаст настроение проекта.
- Если у вас большое пространство, то нужны современные решения по шумоизоляции залов, чтобы в разных залах можно было проводить параллельные сессии. Мы глобально прошлись по граблям шумоизоляции. В 2021 на проекте в “Экспоцентре” у нас работали одновременно 11 залов панельных сессий. Какие-то из них стояли вплотную, чтобы оптимизировать количество стен для застройки. Так как стены строили не до потолка (высота потолка в “Экспоцентре” около 13 метров), то качество шумоизоляции под вопросом. Пришлось брать наушники с приёмниками и “добивать” для тех, у кого есть запрос на улучшение звука. В 2022 году проводили 15-ти дневный проект в шатре площадью 400 кв.м., где были 3 рабочих пространства, а стена стационарная внутри — только одна. Чтобы решить задачу по комфортной работе групп пришлось подключить шатровиков, инженера-конструктора, арт-директора, декораторов, и решение вылилось в “круглую” сумму. Поэтому пристальное внимание, что с шумоизоляцией залов, если среди наших задач — параллельная работа групп.
- Все больше значения придают wi-fi. Требования к нему зависит от количества человек и активностей, которые завязаны на интернете. Например, если нужно провести онлайн голосование. Или другой пример — когда какая-то активность на мероприятии проходит в метавселенной. Должна быть возможность усиливать интернет.
- Участники мероприятия очень ценят возможность в любой момент зарядить свой ноутбук или телефон. И если USB-входы в креслах есть далеко не во всех залах, то наличие таких кресел и стоек с розетками и проводами в зонах отдыха уже очень приветствуется. Также увеличилось число запросов на установку аппаратов с пауэрбанками, таких как “Бери заряд! ”.
- Клиенты ценят, когда площадка предоставляют дополнительные инновационные опции. Например, тач-панели, плазменные панели для навигации, проекции на потолок, плазменные панели около залов, большой LED-экран (главное и самое важное) , интерактивны с использованием технологий (VR-аттракцион, кинетическая комната, проч) и другое.
- Наличие склада и/или штаба на площадке. Команда агентства не будет ютиться за ширмой или в комнате для кота директора площадки. Штаб должен располагаться недалеко от пультовой без прямого выхода в зону сцены, оборудованный стульями, зеркалами, столами, микроволновкой, чайником, удлинителями, электричеством хотя бы 30 кВт. Склад тоже большой плюс, чтобы не увозить кофры на время проекта. А после проекта склад позволит оставить на площадке брендинг и прочие материалы после демонтажа, чтобы увезти это в течение пары дней после проекта, когда решатся все вопросы с утилизацией и логистикой.
- Экологические требования к кейтерингу — для sustainability есть время всегда! В Сервисе событий С4 есть чек-лист, какой максимум может сделать кейтеринг для устойчивого развития. Например, перерабатываемая упаковка, таблички про экослед, веганский и вегетарианский выбор меню, натуральные продукты, покупка продуктов у локальных компаний, порционная подача блюд, объемная посуда, посуда из переработки, отсутствие пластика, фудшеринг, продажа излишне приготовленных блюд. Чем больше плюсов получает кейтеринг по чек-листу, тем выше его оценка агентством и желание сотрудничать с площадкой.
- Продолжение предыдущего пункта — разделение мусора, сбор батареек, вендинговые автоматы для средств гигиены в туалетах, шеринг одежды, сбор батареек, QR-коды на полезные сайты, промо-коды на такси — это набор опций, который у себя должна иметь каждая уважающая своих клиентов площадка для мероприятий.
Конечно, найти всё это в одном месте на площадке в Москве скорее не реально, чем просто. Если владельцы площадок прислушаются к каким-то идеям и добавят их у себя (начиная с 4-го пункта всё вполне доступное в реализации), то мы, профессионалы, будем намного счастливее. А ведь все знают: счастливое агентство — довольный клиент. Круг удачного мероприятия замкнулся!
Спасибо коллегам за помощь в подготовке материала.