Зачем компании заводить собственную базу знаний?

Понятие “база знаний” не ограничивается одной лишь Википедией. Такие площадки позволяют специалистам обмениваться ценной информацией друг с другом или клиентами, организовывать совместную работу над сложными проектами и даже обучать новых сотрудников.

Практически каждая компания на определенном этапе развития сталкивается с необходимостью внедрения базы знаний, где будут описываться сильные стороны, планы и стратегии развития, составленные по итогам SWOT-анализа.

Но база знаний это, прежде всего, эффективный инструмент для оптимизации менеджмента и повышения продуктивности. Преимущества такой базы очевидны:

Причем не имеет значения, в какой именно сфере задействована ваша организация: бизнес, IT, телефония или техподдержка. Наличие базы знаний актуально как для сотрудников организации, так и для их клиентов.

Согласно исследованию Destination CRM порядка 70% клиентов задают один и тот же вопрос касательно работы определенного сервиса или продукта. При этом они могли бы легко получить ответ на сайте компании или в отдельной f.a.q. секции.

Требования к корпоративной базе знаний несколько выше, нежели к пользовательской. Фактически, сегодня сформировались определенные стандарты, которых должны придерживаться подобные площадки.

Если посмотреть на запросы сотрудников и владельцев частных компаний, то они предъявляются следующие запросы к платформам для баз знаний:

1. Стабильность работы и отказоустойчивость.

Большие компании используют базы знаний для клиентской поддержки. И если вся система остановится хотя бы на час, то фирма будет нести огромные убытки из-за бесконечных звонков в техподдержку и потерянных клиентов, которые так и не смогли получить ответ на свой вопрос.

Очевидно, чтобы этого избежать необходима система, которая выдерживала бы высокие нагрузки и стабильно работала 24/7.

2. Безопасность хранения данных и настройки доступа.

Пользовательская база знаний может быть открытой и ей не нужны строгие настройки доступа. Но в большой корпорации, где хранится внушительное количество конфиденциальных данных, безопасность стоит чуть ли ни на первом месте.

3. Структуризация и сильный поиск.

Служащие крупных компаний утверждают, что их продуктивность существенно падает из-за того, что они не могут найти необходимый файл или страницу в общем объеме данных. Harris Interactive сообщили, что 83% сотрудников компаний США теряют время из-за этой проблемы. Поэтому от мощного поиска и структуризации напрямую зависит эффективность работы персонала.

4. Функциональность и поддержка совместной работы.

Чем больше вы будете использовать базу знаний, тем более разнообразными функциями она будет обрастать. Если в начале компании будет достаточно небольшого сайта с текстовой информацией, то впоследствии в вашу базу будет необходимо вносить медиафайлы, специальные таблицы, документы и т.д.

Кроме того, со временем возникнет необходимость изменять структуру, работать с содержимым нескольких страниц одновременно, добавлять форму комментарий, и строить диаграммы.

Немаловажным является возможность совместной работы с документами и настройка прав доступа для редактирования или просмотра страниц.

И чтобы обеспечить отлаженную и бесперебойную работу ваша платформа для базы знаний должна предусматривать высокую функциональность.

5. Приемлемая стоимость.

В сети существует достаточно большое количество платформ для построения баз знаний. Но большинство из них предлагают исключительно платные решения.

Исходя из усредненных данных, средняя стоимость внедрения корпоративной базы знаний составляет около $50 на сотрудника ежемесячно. Позволить такие расходы может себе далеко не каждая компания, особенно если речь идет о стартапе.

В 2014 году оргкомитет “Зимних Олимпийских игр Сочи” разработал базу знаний с помощью MS Sharepoint. Этот продукт именитой корпорации предназначен для организации совместной работы между персоналом компании и простыми пользователями.

Базу знаний Сочи-2014 назвали “Обозреватель” и разместили на внутреннем сайте. В основе структуры лежала простая схема, которая включала названия функциональных направлений.

Разделы носили понятные наименования, которые кратко характеризовали суть страницы: “Питание”, “Работа с прессой”, “Медицинское обслуживание” и т.д. Также база знаний включала удобное дерево тегов со всеми ключевыми словами.

Преимущества:

Недостатки:

Среди всех остальных платформ Asana выделяется за счет большого поля с поиском прямо по центру страницы, приятным интерфейсом и всем необходимым функционалом.

Базы знаний, созданные при помощи Asana являются одним из лучших решений, которое может позволить небольшая компания. При этом сервис отлично подходит для внедрения как внутренней, так и клиентской базы знаний. Однако базовых функций будет недостаточно, поэтому придется оформлять подписку, которая с учетом налогов обходится в $12/месяц.

Преимущества:

Недостатки:

ntile это сервис для менеджмента информационных потоков, в котором реализована возможность совместной работы с документами, связывание данных между собой, а также работа с таблицами. Кроме того, сервис предлагает удобную структуризацию и наличие простой административной панели.

Данная платформа подходит для небольших закрытых или открытых баз знаний, которые необходимо масштабировать в краткие сроки и без наличия специальных навыков. Единственный недостаток таких сервисов заключается в том, что он является несколько непривычным для обычных пользователей.

Преимущества:

Недостатки:

Многие компании реализуют простую базу знаний при помощи связки “Drive+Docs+Sheets”. На первый взгляд такой подход должен быть эффективным из-за простоты настройки и доступности решения. Но на практике такая база знаний очень быстро превращается в информационную свалку.

Когда в вашей компании задействованы 25 сотрудников, то в вашей базе знаний будет 25 разных методов организации файловой работы. Кроме того, если одному человеку удобно делать древовидную структуру из 5 вложений, то другой видит такую схему попросту неэффективной.

При добавлении новых публикаций картина становится еще более плачевной. Поэтому для создания эффективной базы знаний на Drive, требуется вводить детальные разграничения и даже инструкции по работе с базой знаний.

Тем не менее, Google Drive сегодня остается одним из самых эффективных и доступных решений, как для обычных пользователей, так и для компаний.

Преимущества:

Недостатки:

Это лишь несколько методов реализации баз знаний. Существует масса других сервисов, таких как Confluence, Nuclino, DocuWiki и др. Описывать все платформы попросту не имеет смысла, так как их слишком много.

Но для всех заинтересованных, в Wikipedia есть интересное сравнение популярных систем, которые помогут успешно внедрить базу знаний на вашем предприятии.