Учёт времени и секретные вечеринки: организация графика, процессов и отдыха в Jami

Сотрудники агентства — об офисе, совещаниях и работе по выходным.

В конце 2018 года агентство Jami стало группой и разделило свою экспертизу на пять направлений:

Каждое агентство управляется одним из партнёров Jami Group.

В основном лофте на Тверской остались команды Jami, «Энергия», ISTO, а laconic и «Простор» решили расположиться в отдельных офисах.

Лофт, который расположен между Саввинским подворьем и музыкальным магазином «Трансильвания», зонирован переходами и этажами. Благодаря ярусной планировке у каждого отдела есть обособленный опенспейс, но в то же время возможность спокойно общаться с другими коллегами.

Команды креатива, дизайна и продакшна Jami занимают большую часть первого этажа. Рабочие столы объединены в большое пространство, чтобы ничто не мешало полёту мысли. На том же этаже расположились команды «Энергии» и ISTO.

Второй этаж отдан отделам медиа, стратегии и клиентского сервиса Jami, а также команде бэк-офиса.

Быстрые проектные встречи, планёрки и прочие модные Scrum-стэндапы мы проводим на балконе второго этажа — он зонирован таким образом, что там могут одновременно встречаться несколько команд общей численностью до 20 человек и почти не мешать друг другу.

Сейчас думаем, как сделать звукоизоляцию лучше. Также там часто можно встретить тех, кто любит поработать в полумраке и тишине. Поскольку рабочие места закреплены за сотрудниками условно, каждый может находиться там, где ему удобно.

Более масштабные встречи проходят в переговорных, которые мы не сговариваясь, окрестили «Dungeon» и «Castle».

Dungeon — самая большая переговорная в офисе — расположена на нулевом этаже, вмещает до 60 человек и полностью звукоизолирована. Поэтому там иногда работают и спят те, кому на балконе недостаточно темно и тихо.

Castle — переговорная на третьем этаже, куда ведёт крутая лестница. Обычно используется для партнёрских встреч и презентаций.

Для контроля исполнения задач и проверки статуса мы используем стандартную внутреннюю документацию и программу, понятную для внешних партнёров. Например, Basecamp или Trello (в зависимости от типа проекта) мы используем как основные проектные инструменты. Пробовали Asana, Slack и Jira, но не зашло. Возможно, попробуем в будущем снова.

Dropbox, «Google Диск» — для хранения всех файлов, Telegram для быстрой коммуникации и календарь для встреч.

Таймтрекинг ведём с помощью Harvest.

Рабочий день начинается в 10–11 утра — кому как удобнее. Мы внимательно относимся к дисциплине, но никто не стоит с секундомером в дверях, нам важен результат.

Каждый сотрудник начинает день с планирования приоритетных задач и отражает это в календаре, что сильно упрощает координацию. Далее — утренние планёрки, внутренние совещания, разработка проектов, звонки и встречи с клиентами.

В среднем в офисе сотрудники проводят по восемь–девять часов в будни. Мы с пониманием относимся к тем, кто хочет поработать допоздна — иногда трудно себе отказать.

Что касается выходных — всё зависит от тендеров и срочности проектов: в целом все, кто выбрал рекламную индустрию своим призванием, понимают, что следующий понедельник может начаться уже в субботу. Мы стараемся компенсировать такие переработки, перенося выходные дни.

Основной офис находится в плотном окружении из кафе и ресторанов, но собственная кухня — центр притяжения в обеденное время. Многие приносят еду с собой или заказывают обед через сервисы доставки. Те, кто хочет проветриться, обычно идут обедать в Камергерский переулок, который в двух минутах ходьбы.

Примерно раз в две недели мы устраиваем «вкусные дни», где наши сотрудники по собственному желанию готовят блюда на близкую им тематику. Уже были масленичная неделя, Яблочный спас и дни корейской еды. В остальное время на кухне всегда можно перехватить орехов или сухофруктов.

Ещё в офисе есть турник для любителей спорта, небольшая студия для любителей музыки и мощные колонки для танцев в «подземелье». Также проводим пятничные турниры PS4.

Мы сформировали критерии, по которым можем оценить, подойдёт нам кандидат или нет. Они зафиксированы в HR-документе, где есть отдельные вопросы для каждой позиции (аккаунт-менеджера, стратега, менеджера по клиентскому сервису, менеджера проекта и другие).

Компетенции учитывают не только навыки и опыт, но и то, без чего работать в команде невозможно: коммуникабельность, адекватность, реакцию на критику, дружелюбность по отношению к коллегам, которая не переходит в панибратство. На этапе первичных интервью мы понимаем, сможет ли человек вписаться в наш ритм и ценности: нам важно, чтобы сотрудничество было надолго и по любви.

В январе 2019 года мы запустили программу «Выпускники Jami Group», где от первого лица наши бывшие сотрудники делятся впечатлениями и опытом, который получили, работая в компании.

Цель проекта — показать историю Jami, выпускников и рассказать людям, которые хотят к нам попасть, что они могут приобрести в качестве карьерного лифта.

Приятный факт — большая часть из тех, с кем мы до конца прошли возможный совместный путь, переходят не в другие агентства, а в технологические компании — «Яндекс», Google, Mail.ru Group и «Сбербанк».

Пятница в офисе — почти всегда весёлая, и особенно приятно, что никто не стремится поскорее покинуть рабочее место. Иногда сотрудники приводят на работу детей или домашних питомцев. Чтобы добавить огня в конце рабочей недели, мы проводим Secret Party, когда команда получает приглашение на встречу, а тему и повод узнают только в её начале.

К сезонным и календарным праздникам мы тоже готовимся основательно. HR-отдел планирует такие события заранее, на подготовку уходит много сил и времени. У каждого мероприятия есть тема и конкурс за лучший костюм.

В ближайший квартал мы планируем мероприятие по благотворительности, образовательные проекты и несколько внутренних вечеринок.

Каждый год выбираем общую тематику поздравлений с днём рождения: подбираем цветовую гамму, производим открытки и онлайн-шаблоны. Поздравляем именинника букетами и воздушными шарами, открыткой, сообщением во внутреннем канале агентства в Facebook и подарком.

#офисагентства