Руководить проекта нужен, когда:
- есть проект (или будет проект)
- и/или к работе над задачей планируется привлечь более 3 человек
- и/или длительность работ превышает несколько месяцев
- и/или необходима строгая отчетность по этапам работ

Руководитель проекта - это в первую очередь роль, а не должность. Но желательно чтобы это был отдельный человек.

В большинстве случаев отсутствия выделенной роли или человека в проектах эта роль в любом случае выполняется, даже если вы об этом не знаете. Иначе проект - не проект))